เคยเป็นไหม…เมื่ออ่านกราฟหรือชาร์ตหนึ่ง แล้วเห็นข้อมูลทุกอย่าง แต่ยังไม่เข้าใจว่าคนพรีเซนต์ต้องการจะบอกอะไรกับเรากันแน่
สกิลการพรีเซนต์ที่ใช้ข้อมูลสนับสนุน (Data-driven Presentation) เป็นสิ่งที่จำเป็นมากในยุคนี้ ไม่ว่าจะเป็นแบรนด์ที่ใช้จูงใจให้ลูกค้าเชื่อมั่นและซื้อผลิตภัณฑ์และบริการ จูงใจให้นายทุนลงทุนในโปรเจคใหม่ๆ หรือแม้แต่การพรีเซนต์ในองค์กร เพื่อเสนอให้ซีอีโอพิจารณาข้อเสนอของเรา
แม้ว่าคุณอาจเป็นคนที่ใช้กราฟต่างๆ ได้อย่างเชี่ยวชาญ และแม้จะมีเครื่องมือช่วยมากมายไม่ว่าจะเป็น PowerPoint, Prezi, Canva หรือ Visme แต่อย่าชะล่าใจไป เพราะการพรีเซนต์ที่จูงใจคนได้ ไม่ได้ขึ้นอยู่กับข้อมูลที่ดีหรือการใช้กราฟได้อย่างถูกต้องเพียงอย่างเดียว
และนี่คือ 7 เทคนิค สำหรับการใช้ข้อมูลในการพรีเซนต์ เพื่อให้สามารถจูงใจคนดูได้จริง
1. เน้นข้อมูลที่อยากบอกให้ ‘เห็น’ ชัดเจน
เมื่อทำงานบนหน้าจอแล็ปท็อปที่มีขนาดเล็ก อาจทำให้คุณลืมคำนึงถึงการนำเสนอข้อมูลบนจอโปรเจคเตอร์หรือทีวีขนาดใหญ่ มีหลายครั้งที่ผู้ร่วมฟังพรีเซนต์ไม่สามารถเห็นข้อมูลหรือตัวเลขเหล่านั้นได้อย่างชัดเจน การออกแบบและการเน้นข้อมูลสำคัญสำหรับการมองเห็น จึงเป็นเรื่องจำเป็นอย่างมาก
2. สปอยล์ความหมายของข้อมูลไปเลย
หลายครั้งที่กราฟ ชาร์ต หรือตัวเลข ทำให้คนดูสับสนและไม่สามารถแปลความหมายได้ในระยะเวลาสั้น หน้าที่ของคุณในฐานะคนพรีเซนต์ คือการบอกไปเลยว่าเราต้องการจะบอกอะไรเกี่ยวกับข้อมูลนี้ ชาร์ตนี้แสดงอะไรอยู่ และตัวเลขนี้พิสูจน์อะไรบ้าง เพื่อที่ผู้พูดและผู้ฟังจะได้เข้าใจตรงกันทั้งหมด
3. เน้นเพียงประเด็นเดียวที่สำคัญในแต่ละชาร์ต
แม้เราเห็นสิ่งที่น่าสนใจหลายอย่างในข้อมูลชุดเดียวกัน และพยายามแปลงมันออกเป็นชาร์ตเดียวที่บอกทุกอย่าง แต่ผู้ฟังพรีเซนต์ที่ไม่เคยเห็นข้อมูลมาก่อน อาจไม่สามารถรับสารได้ทั้งหมดในเวลาจำกัด คุณจำเป็นต้องจัดลำดับและเลือกประเด็นที่สำคัญที่สุดมานำเสนอ หากไม่สามารถตัดทิ้งได้จริง ๆ อาจใช้วิธีแบ่งข้อมูลออกมาแสลงเป็นหลายชาร์ตแทน
4. อธิบายสัญลักษณ์ที่อยู่ในชาร์ตให้ชัดเจน
คุณใช้เวลาอยู่กับข้อมูลมานานในฐานะคนทำ จึงอาจคิดว่าสัญลักษณ์ต่าง ๆ ในชาร์ตแสดงความหมายที่ชัดเจนอยู่แล้ว แต่ในฐานะคนดูที่พึ่งเคยเห็นชาร์ตนั้นเป็นครั้งแรก การมีคำอธิบายสัญลักษณ์และตัวเลขต่าง ๆ ที่ปรากฏในชาร์ตจึงเป็นองค์ประกอบที่ช่วยให้เข้าใจได้เป็นอย่างดี
5. ไฮไลต์ข้อมูลส่วนที่เป็นหัวใจของการนำเสนอ
ในชาร์ตแต่ละอัน ย่อมมีข้อมูลสำคัญหรือข้อค้นพบที่อธิบายใจความหลักของเรื่องอยู่ อย่าลืมใช้ดีไซน์ช่วยเน้นข้อมูลนั้นออกมาให้น่าสนใจและเห็นชัดเจน ประกอบกับการใช้คำพูดเพื่อย้ำให้คนดูทราบว่าสิ่งที่กำลังบอกนั้นสำคัญมากและพลาดไม่ได้
6. ตั้งชื่อทุกสไลด์ให้สนับสนุนสิ่งที่จะเล่า
โดยปกติแล้ว ชื่อเรื่องเป็นสิ่งที่จะดึงดูดใจความสนใจของคนอ่านได้ดีที่สุด ดังนั้นการตั้งชื่อเพื่อบอกผู้ฟังไปตรง ๆ เลยว่ากำลังจะเล่าอะไร จะช่วยให้คนดูสามารถโฟกัสได้ถูกจุดมากขึ้น เช่น เรามักใช้คำว่า ‘Campaign Awareness’ ก็ลองเกริ่นบทสรุปแทนการตั้งชื่อกลาง ๆ ว่า ‘Campaign Awareness is Increasing.’
7. อย่าลืมว่าเรากำลังคุยกับคนดู ไม่ใช่ข้อมูล
ฉะนั้นเวลาที่เราพรีเซนต์จริง พยายามสบตากับคนดูที่อยู่ตรงหน้า หลีกเลี่ยงการเพ่งข้อมูลหน้าจอเพียงอย่างเดียว เพื่อที่ผู้นำเสนอจะได้ทราบว่าคนอื่น ๆ กำลังสนใจ เข้าใจ หรือถูกจูงใจจริงหรือไม่
