ขณะที่ปัจจุบันเรามีวิธี มีเครื่องมือ และเทคโนโลยีต่างๆ ในการช่วยบริหารเวลามากมาย แต่ทำไมในหลายๆ ครั้งเรายังรู้สึกว่า ‘ไม่มีเวลา’ อยู่ดี?
บางทีการบริหารเวลาแบบเดิมที่พิจารณาเพียงการลำดับความด่วนและความสำคัญของงานที่ต้องทำอาจยังไม่เพียงพอสำหรับการเพิ่มเวลาให้กับชีวิตก็เป็นได้
Rory Vaden สปีกเกอร์ผู้เชี่ยวชาญด้าน Self Discipline หรือการมีวินัยในตัวเอง เคยพูดถึง 4 คำถามสำคัญนี้บนเวที TED x Douglasville ซึ่งหากคุณลองนำคำถามเหล่านี้มาพิจารณาร่วมด้วยเวลาจัดการภาระหน้าที่ต่างๆ ในชีวิต มันจะช่วยบริหารประสิทธิภาพของงานและเวลาของคุณได้ดีกว่าเดิมแน่นอน
1. เราไม่ทำสิ่งนี้ได้ไหม?
หลายๆ ครั้งที่เรา Say yes ตอบตกลงทำอะไรบางอย่าง โดยเฉพาะสิ่งที่ไม่จำเป็นกับชีวิต หรือไม่ได้อยากทำจริงๆ อาจทำให้เราพลาดโอกาสในการเอาเวลานั้นไปทำในสิ่งที่อยากทำหรือสิ่งที่มีความหมายกับชีวิตได้
หนึ่งคนที่เพิ่มเวลาชีวิตได้อย่างมหาศาลที่ Vaden เคยมีโอกาสสัมภาษณ์ได้กล่าวไว้ว่า “การที่ต้องพยายามไม่ปฏิเสธทุกโอกาสที่เข้ามาในชีวิตนั้นไม่มีความหมายหรือประโยชน์อะไรเลย สิ่งที่เราควรจะตระหนักคือ ในทุกๆ ขณะที่เรา ‘ตอบรับ’ สิ่งหนึ่ง เราก็กำลัง ‘ปฏิเสธ’ อีกสิ่งหนึ่งอยู่เช่นกัน”
2. ถ้าเรากำจัดมันออกไปไม่ได้จริงๆ เรา Automate หรือเปลี่ยนให้ดำเนินการอัตโนมัติได้ไหม?
หากงานงานนั้นเป็นสิ่งที่คุณจำเป็นต้องจัดการจริงๆ ลองถามตัวเองว่าคุณสามารถ Automate หรือทำให้งานนั้นเสร็จอัตโนมัติแทนได้ไหม
ตัวอย่างเช่น การใช้ระบบตัดยอดเงินอัตโนมัติเวลาจ่ายบิลออนไลน์ต่างๆ แม้ว่าการจ่ายบิลจะดูเป็นสิ่งที่ทำได้ง่าย และใช้เวลาไม่กี่นาที แต่หากลองคำนวณเวลาทั้งหมดที่ใช้ไปกับการจ่ายบิลต่างๆ ตลอดทั้งปี มันอาจจะรวมกันเป็นเวลาหลายชั่วโมงที่สามารถเอาไปทำสิ่งอื่นได้
ลองคิดดูว่ามีสิ่งไหนที่หากคุณจัดการให้เรียบร้อยในวันนี้แล้วคุณจะไม่ต้องทำมันอีกในวันรุ่งขึ้นบ้าง?
เช่น หากคุณต้องไปทำฟันทุกเดือนอยู่แล้ว ก็อาจลองนัดล่วงหน้าเลยทีเดียว เพื่อที่จะได้ไม่ต้องคอยโทรนัดหมอฟันใหม่ทุก เดือน หรือหากมีของบางอย่างที่ต้องซื้อเป็นประจำ คุณอาจจะลองหาวิธีที่ทำให้สินค้าเหล่านั้นส่งมาหาคุณอัตโนมัติโดยที่คุณไม่ต้องเสียเวลาเดินทางออกไปซื้อทุกครั้งที่ต้องใช้ก็ได้
3. เราให้คนอื่นทำงานนี้แทนเราได้ไหม?
บ่อยครั้งที่คุณอาจคิดว่า งานบางอย่างเป็นสิ่งที่คุณทำได้ และถ้าไม่เหลือบ่ากว่าแรงคุณก็มักจะพยายามทำมันด้วยตัวเอง แต่ความจริงแล้วงานนั้นอาจไม่ต้องเป็นคุณคนเดียวที่ทำก็ได้ เช่น การตัดต่อวิดีโอ การล้างรถ หรือการซ่อมเครื่องใช้ไฟฟ้าต่างๆ ภายในบ้าน
ซึ่งการพยายามทำทุกอย่างด้วยตัวเองนี่เอง ที่จะทำให้คุณเสียเวลาเหล่านั้นไปมากโดยไม่รู้ตัว นอกจากนี้ งานบางอย่างปล่อยให้คนที่มีความสามารถในด้านนั้นๆ ทำงานเแทนเราดีกว่า เพราะอาจมีประสิทธิภาพกว่าคุณอีกด้วย
4. เราควรทำงานนี้ตอนนี้เลยไหม?
Vaden เรียกกลยุทธ์เบื้องหลังคำถามนี้ว่า ‘Intentional Procrastination’ หรือการผัดวันประกันพรุ่งอย่างมีเจตนา ซึ่งต่างจากการผัดวันประกันพรุ่งแบบทั่วไปตรงที่เราไม่ได้เลื่อนการทำสิ่งใดสิ่งหนึ่งออกไปเพราะเราขี้เกียจทำมัน แต่เรา ‘ตั้งใจ’ เลื่อนมันออกไป เพราะเราได้วิเคราะห์และตัดสินใจแล้วว่าเวลานี้ ‘ไม่ใช่เวลาที่ดีที่สุด’ ในการทำสิ่งนั้น
สุดท้ายนี้ เราหวังว่า 4 คำถามชวนคิดที่ได้แบ่งปันไปนั้น จะมีส่วนช่วยให้ทุกคนสามารถจัดการเวลาอันมีค่าเพื่อไปทำในสิ่งที่รักและมีความหมายกับชีวิตได้มากขึ้น
