หากโลกการทำงานยุคปัจจุบันเปรียบดั่งมหาสมุทรแห่งความเปลี่ยนแปลง เราก็มี “ปลาใหญ่” อยู่จำนวนมากที่เติบโตขึ้นเรื่อยๆด้วยการกิน “ปลาเล็ก” แล้วอะไรจะสามารถเอาชนะปลาใหญ่เหล่านั้นได้ ? คำตอบก็คือ “ปลาที่เร็วที่สุด” ซึ่งในปัจจุบันที่เต็มไปด้วยการเติบโตของ Start-Up พร้อมๆกับการเกิดขึ้นของยูนิคอร์นจำนวนมาก ก็เป็นสิ่งที่พิสูจน์ได้ว่าความสำเร็จไม่ได้วัดกันที่ความสามารถเพียงอย่างเดียว แต่ยังมีเรื่องของแนวคิดการทำงาน การปรับตัว และความคล่องแคล่วว่องไวเป็นพื้นฐานสำคัญ
หากวิเคราะห์จากแนวคิดการทำงานขององค์กรและธุรกิจยุคใหม่ที่เติบโตอย่างรวดเร็ว ล้วนมี Concept ในการทำงานคล้ายคลึงกันนั่นคือ “Agile” ทำให้คำคำนี้เป็นที่พูดถึงอย่างแพร่หลายจนกลายเป็นคำสำคัญแห่งยุค ไม่เฉพาะแค่วงการไอที หรือธุรกิจเทคโนโลยีเท่านั้น แต่หลายๆองค์กรก็เริ่มนำแนวคิดนี้ไปปรับใช้มากขึ้น
ก่อนที่จะไปหาคำตอบว่า เราควรนำเอา Agile มาปรับใช้เหมือนอย่างองค์กรที่ประสบความสำเร็จหรือไม่ มาทำความรู้จัก Agile เพิ่มขึ้นอีกสักนิดกัน!
จุดเริ่มต้นของ Agile
Agile เกิดขึ้นครั้งแรกในปี 2001 โดยกลุ่มนักพัฒนาซอฟแวร์ที่มาประชุมหารือกันว่า จะพัฒนาซอฟแวร์ตัวใหม่ให้ออกสู่ตลาดอย่างรวดเร็วได้อย่างไร ภายใต้ระยะเวลาอันสั้นและให้เกิดข้อผิดพลาดที่น้อยที่สุด พวกเขาพบว่าสิ่งที่พวกเขาหารือกันนั้นสามารถเกิดขึ้นได้จริง หากอาศัยปัจจัย 2 อย่างคือ
- ลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นลง เช่น เอกสาร หรือแผนการที่ต้องรอการตัดสินใจของบุคคลที่สาม แต่ใช้วิธีส่ง Prototype ออกสู่ตลาดก่อน แม้งานชิ้นสุดท้ายจะยังไม่เสร็จสมบูรณ์
- รับ Feedback จากลูกค้าอย่างรวดเร็วเพื่อนำมาวิเคราะห์ถึงประโยชน์การใช้งานและข้อผิดพลาดที่พบเจอ เพื่อจะได้นำมาปรับปรุงแก้ไขให้ทันท่วงทีก่อนที่จะปล่อย Product ชิ้นสุดท้ายที่เสร็จสมบูรณ์จริงๆ
แต่นั่นก็ยังไม่ได้ถือเป็นข้อตกลงถึงหลักการที่แท้จริงของ Agile ที่เรียกกันว่า Agile Manifesto ที่จะทำให้ Agile แพร่หลายไปยังทุกวงการ แต่ก็ถือเป็น Milestone ที่สำคัญที่ทำให้วงการธุรกิจได้เริ่มใช้แนวคิดการทำงานแบบคล่องแคล่วว่องไว ลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นและประหยัดค่าใช้จ่ายได้มากยิ่งขึ้น
อยากให้องค์กร Agile ต้องทำอย่างไร ?
สิ่งแรกที่สำคัญสำหรับการสร้าง Agile ให้เกิดขึ้นในองค์กรก็คือ การถามตัวเองว่า ต้องการอะไรจาก Agile ? รวมถึงต้องเข้าใจก่อนด้วยว่า Agile คือ Mindset อย่างหนึ่ง ซึ่งหากวิธีการทำงานขององค์กรดีอยู่แล้ว ไม่ได้มีปัญหาอะไร ก็อาจไม่จำเป็นต้อง Agile ก็ได้ เพราะ Agile ไม่ได้เหมาะกับทุกองค์กรเสมอไป บางองค์กรที่เป็นขนาดใหญ่ ต้องมีการพูดคุยและตัดสินใจจากหลายๆฝ่ายก็อาจเหมาะกับวิธีทำงานอีกลักษณะหนึ่ง (เช่น การทำงานแบบ Waterfall) จริงๆแล้ว Agile เป็น Mindset หนึ่งที่ทำให้ทุกคนไม่ต้องเกี่ยงงาน แต่มาโฟกัสที่ความรับผิดชอบของตัวเองและทำให้งานเสร็จอย่างรวดเร็วและเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุด ซึ่งมีสิ่งที่ต้องโฟกัสคือ
- Create sense of Ownership and Urgency : ทำให้คนในทีมรู้สึกเป็นเจ้าของผลงานร่วมกัน มีอำนาจและอิสระในการตัดสินใจ และแยกแยะความสำคัญของงานได้
- สร้างทีมที่เป็น Cross-Functional : ทำงานแบบไม่มีลำดับขั้น ไม่จำเป็นต้องขออนุญาตจากคนที่ตำแหน่งสูงกว่า และแต่ละแผนกก็สามารถมาร่วมมือกันได้เพื่อให้งานเสร็จเร็วขึ้น
- Always Feedback : ให้ feedback กันบ่อยๆอย่างตรงไปตรงมา เพื่อตรวจสอบการทำงานของตัวเอง ปรับปรุงแก้ไขให้ดีขึ้นเพื่อผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพ
คีย์เวิร์ดสำคัญคือ Changes and Flexibility
สิ่งที่ควรรู้เกี่ยวกับ Agile คือ Agile เน้นการใช้งานได้จริง มากกว่าการยึดติดอยู่กับวิธีการ เพราะฉะนั้นคีย์เวิร์ดสำคัญเมื่ออยากทำ Agile ก็คือความสามารถในการปรับตัวและพลิกแพลงได้เสมอ สำหรับองค์กรที่ Agile การเปลี่ยนแปลงถือเป็นเรื่องปกติ จึงต้องให้ความสำคัญกับการวางแผน (Planning) มากกว่าวิธีการ (Plan) ข้อแตกต่างก็คือ Planning คือการวางแผนการทำงานควบคู่ไปกับการปฏิบัติจริงมากกว่าให้ความสำคัญกับแผนการหรือขั้นตอน หากพบว่าแผนเดิมไม่เวิร์คก็พร้อมปรับเปลี่ยน ซึ่งต้องมาพร้อมกับการรับฟัง Feedback อยู่เสมอเพื่อปรับปรุงเปลี่ยนแปลงจนกว่าจะดีที่สุดด้วยเช่นกัน
Agile จะไม่สำเร็จหากปราศจาก “ความรับผิดชอบ”
การทำ Agile นั้นอาศัยความรับผิดชอบสูงมาก เพราะไม่ได้กำหนดกระบวนการทำงานในทุกๆขั้นตอนเหมือนอย่างกระบวนการทำงานแบบ Traditional จึงต้องมีความสามารถในการตอบสนองอยู่เสมอ โดยคำว่า ความรับผิดชอบ หรือ Responsibility นี้ หากแยกออกมาเป็น 2 คำ คือ คือ Response (การตอบสนอง) + Ability (ความสามารถ) มันจะมีความหมายว่า ความสามารถในการตอบสนองไม่ว่าจะเกิดเหตุการณ์อะไรก็ตาม ไม่ได้แปลว่าความรับผิดชอบของใครคนใดคนหนึ่งโดยเฉพาะ
นิยามการทำงานเป็นทีมแบบ Agile จึงเป็นไปอย่าง “เร็วและง่าย” เพราะทุกคนมีความสามารถในการตอบสนองเหมือนกัน ก็จะไม่เกี่ยงงาน ไม่โยนความผิด และไม่ถามว่านี่เป็นความรับผิดชอบของใคร เพราะว่า “ทุกคน” รับผิดชอบร่วมกัน
องค์ประกอบหลักของ Agile คือ คน + ความรับผิดชอบ ทั้งสองสิ่งนี้ต้องไปด้วยกัน Agile ถึงจะเกิดผล เพราะวัตถุประสงค์หลักของ Agile ไม่ใช่การทำเพื่อบริษัทหรือองค์กร แต่จุดประสงค์ที่แท้จริงคือทำเพื่อ “คน” ในองค์กร เพื่อให้คนในองค์กรสามารถบริหารจัดการงานของตัวเองได้ดียิ่งขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดปัญหาการเกี่ยงงานหรือ Workload จนทำไม่ทัน การปัดความรับผิดชอบหรือโยนความผิดให้ผู้อื่น วัตถุประสงค์ของ Agile คือการลดปัญหาเหล่านี้ แล้วมาเน้นสร้างความพึงพอใจใหู้กค้า สร้างวิธีการทำงานที่ตอบโจทย์ ทำให้องค์กรคล่องแคล่วว่องไว ลื่นไหล และปรับตัวท่ามกลางความเปลี่ยนแปลงได้เสมอ
