คุณเป็นอีกคนหรือเปล่า ที่ทำงานหลายอย่างแบบสลับไปสลับมา เช่น ตั้งใจทำพรีเซนต์อยู่ แต่มีอีเมลใหม่เด้งมา เลยวกไปตอบอีเมลแล้วค่อยกลับมาจดจ่อกับพรีเซนต์ใหม่
มองเผินๆ สิ่งนี้อาจดู productive ดี แต่ที่จริงแล้ว การสลับทำงานหลายอย่างซึ่งเนื้อหาต่างกันหรือ context-switching กลับเป็นการทำลาย productivity ที่เราต้องการ
เพราะอะไรสิ่งนี้ถึงไม่เท่ากับ productivity? และทางแก้ปัญหาอยู่ที่ไหน? ลองมาอ่านบทความนี้กัน
รู้จัก Context-Switching ให้มากขึ้น
เริ่มแรก คำนี้มักถูกใช้ในวงการ Software ซึ่งหมายถึงการสลับ CPU สำหรับกระบวนการหนึ่งไปสู่อีกกระบวนการหนึ่ง โดยจะต้องมีกระบวนการใดกระบวนการหนึ่งที่ต้องหยุดไว้ก่อน เพื่อให้กระบวนการที่เหลือทำงาน หมายความว่าแต่ละกระบวนการจะไม่สามารถเสร็จได้พร้อมกัน
ทำให้คำนี้เริ่มแพร่หลายไปสู่แวดวงธุรกิจและการทำงานเช่นกัน โดยมีนิยามว่าหมายถึง การเปลี่ยนโฟกัสจากงานที่กำลังทำอยู่ไปโฟกัสงานอื่นที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานเดิม เพื่อให้ตัวเองรู้สึกว่า Productive มากขึ้นเพราะคิดว่าทำงานไปตั้งหลายอย่าง แม้ว่าผลลัพธ์ของงานจะมีประสิทธิภาพลดลงก็ตาม
Context-Switching กับภาษีที่ต้องจ่าย
ในความเป็นจริงแล้ว สมองของมนุษย์เราไม่ได้ออกแบบมาเพื่อให้สามารถทำงานได้พร้อมกัน หลายๆครั้งที่เรารู้สึกดีที่ทำงานทั้งสองอย่างเสร็จพร้อมกัน นั่นเป็นเพราะว่าเรากำลังทำงานหนึ่งอย่างสลับกับทำงานอีกหนึ่งอย่าง (Switching from one task to another)
และในทุกๆครั้งที่เราสลับไปทำอย่างอื่น เราก็ต้องเสีย “ภาษี”หรือ “ค่าธรรมเนียม” ที่แพงมากซึ่งก็คือเวลาและผลงานที่แย่ลงเมื่อเราสลับไปทำอย่างอื่นกลับไปกลับมาทุกครั้ง และด้วยเหตุผลนี้วิธีที่ดีที่สุดสำหรับการทำงานให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีและ Productive ก็คือการโฟกัสที่งานเพียงอย่างเดียว (Monotask) เมื่อทำงานเสร็จหนึ่งอย่าง จึงค่อยขยับไปทำงานต่อมา วิธีนี้จะทำให้ได้งานที่เสร็จเรียบร้อย และไม่ต้องเสียภาษีเพิ่มซึ่งก็คืองานที่มีข้อผิดพลาดแล้วต้องกลับมาแก้ไขอีกรอบ
เพราะในการทำงานใดๆก็ตาม ให้มองว่าทุกงานนั้นคือต้นทุนของเรา และมันจะเป็นต้นทุนที่ก่อให้เกิดผลตอบแทนที่ดีในระยะยาวหากเราสามารถโฟกัสที่งานนั้นๆได้จนสำเร็จ ผลสำรวจวิจัยจากมหาวิทยาลัย Cornell ระบุว่า
- โดยเฉลี่ยแล้วคนเราใช้เวลาอยู่ที่ 9.5 นาทีเพื่อกลับมาทำงานอย่าง Productive และ Flow ได้อีกครั้ง หลังจากที่เพิ่งทำงานอื่นเสร็จไป
- โดย 45% ให้เหตุผลว่าการทำงานแบบ Context-Switching นั้นลดประสิทธิภาพในการทำงานจริง
- และ 43% บอกว่าการทำงานแบบ Context-Switching ยิ่งทำให้เหนื่อยและใช้พลังงานเพิ่มมากขึ้น
Productivity ที่ลดลงเมื่อทำ Context-Switching ไปเรื่อยๆ
จากหนังสือเรื่อง Quality Software Management โดยนักจิตวิทยา Gerald Weinberg บอกไว้ว่าการทำงานสลับไปมาแบบ Context-Switching นั้น ลดประสิทธิภาพของผลงานโดยรวมมากถึง 20-80 % เลยทีเดียว แต่การโฟกัสแค่งานเดียวแล้วทำไปตลอดจนเสร็จ จะช่วยประหยัดเวลาและรักษาคุณภาพผลงานเอาไว้ได้อย่าง 100% ขึ้นอยู่กับปริมาณงานที่ทำในขณะนั้น โดย
- Context-Switching สลับไปมาระหว่าง 2 งาน ลด Productivity ของแต่ละงานมากถึง 40% และเสียเวลาที่จะทำให้งานเสร็จไปกว่า 20%
- Context-Switching สลับไปมาระหว่าง 3 งาน ลด Productivity ของแต่ละงานมากถึง 20% และเสียเวลาที่จะทำให้งานเสร็จไปกว่า 40%
และอีกหนึ่งงานวิจัยจากมหาวิทยาลัย Carnegie Mellon โดย Human-Computer Interaction Institute พบว่าคนส่วนใหญ่มีสมาธิจดจ่อกับงานใดงานหนึ่งเฉลี่ยอยู่ที่ 3 นาทีเท่านั้น ก่อนจะสลับไปทำอย่างอื่นต่อ และใช้เวลาโฟกัสกับอุปกรณ์ดิจิทัลหรือแอปพลิเคชันออนไลน์ประมาณ 2 นาทีก่อนที่จะสลับไปแอปพลิเคชันอื่น หมายความว่าการมีสมาธิจดจ่อหรือโฟกัสที่งานใดงานหนึ่ง เป็นสิ่งที่ทำได้ยากมากเลยทีเดียว แต่ก็ใช่ว่าจะไม่มีวิธีแก้ เพียงแค่ต้องฝึกให้เป็นนิสัยเท่านั้น ซึ่งพอจะมีแนวทาง 5 วิธี ดังนี้
5 วิธีสร้างนิสัยให้การโฟกัสที่งานสำคัญเป็นเรื่องง่ายๆ
- แบ่งงานให้เป็นก้อน จัดตารางเวลาทำงานให้มีช่วงเวลาได้โฟกัส
การทำงานแบบ Context-Switching ไม่ใช่แค่ทำลายสมาธิระยะยาวเท่านั้น แต่เป็นการทำลายเวลาทั้งหมดสำหรับการทำงานที่มีคุณภาพเลยทีเดียว จากงานวิจัยหนึ่งทำการเก็บข้อมูล พบว่าคนทำงานส่วนใหญ่ใช้เวลาเพียงแค่ 41% เท่านั้นในการโฟกัสกับงาน แต่เวลาที่เหลือมักจะหมดไปกับการตรวจเช็คอีเมล, การประชุม, โทรศัพท์หาลูกค้า, และงานอื่นๆที่ไม่ใช่งานหลัก
การจัดตารางเวลาให้มีความชัดเจน หรือที่เรียกว่า Time Blocking คือการแบ่งงานให้เป็นก้อน เพื่อกำหนดช่วงระยะเวลาที่ชัดเจนสำหรับงานแต่ละอย่าง เช่น ต้องทำตั้งแต่กี่โมงถึงกี่โมง ที่สำคัญคือต้องเชื่อในปฏิทินและทำตามจริงๆด้วย เมื่อกำหนดงานและระยะเวลาที่ชัดเจนในปฏิทินแล้วก็ต้องทำตามที่ระบุไว้ เช่น หากกำหนดว่างานชิ้นนี้จะใช้เวลาทำ 1 ชั่วโมง ก็ทำ 1 ชั่วโมงจริงๆ เพราะยังมีงานอื่นที่ต้องทำต่อ อาจจะมีกำหนดเวลาพักเบรคสั้นๆบ้าง ซึ่งวิธีนี้จะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานหลายอย่างในเวลาเดียวกันได้เป็นอย่างดีและยังช่วยลดอาการย้ำคิดย้ำทำลงไป เพราะได้ทำงานเสร็จไปเป็นอย่างๆเรียบร้อยแล้ว
- กำหนดธีมวันในแต่ละสัปดาห์สำหรับวันที่โฟกัสและวันที่ยืดหยุ่น
การทำ Time Blocking นั้นดีสำหรับคนที่มีงานหลักไม่กี่อย่างให้โฟกัสในแต่ละวัน แต่สำหรับคนที่ทำหลายตำแหน่งหน้าที่ สวมหมวกหลายใบ คงทำแค่แบ่งงานเป็นก้อนอย่างเดียวไม่ได้ เพราะมีงานหลักและงานย่อยอีกมากมาย วิธีที่ดีคือ กำหนดธีมของแต่ละวันว่าวันนี้ตั้งใจจะทำอะไร ยกตัวอย่างการกำหนดธีมวัน เช่น วันจันทร์งานแอดมิน วันอังคารคำนวณงบ วันพุธวันวิเคราะห์ เป็นต้น หรืออีกวิธีที่ดีโดย Dan Sullivan ผู้เป็นโค้ชสอนธุรกิจชื่อดัง แนะนำว่าให้ใช้ 3 ธีมหลักๆสำหรับกำหนดวันหนึ่งๆในสัปดาห์ เช่น
- Free days : วันที่จะไม่ทำงานหรืออะไรที่เกี่ยวข้องกับงานอีกเลย
- Focus days : วันที่ตั้งใจจะโฟกัสที่งานเท่านั้น เป็นวันที่จะไม่เสียสมาธิไปกับงานอื่นๆ
- Buffer days : วันสำหรับการวางแพลน ทำงานแอดมิน และงานอื่นๆที่เกี่ยวข้อง
- โฟกัสแค่งานตรงหน้าเท่านั้น ไม่คิดถึงงานอื่น
หลายๆครั้งคนส่วนใหญ่เมื่อจบงานแล้ว แต่ในหัวยังคงคิดถึงงานนั้นอยู่ตลอดเวลา หรือที่เรียกว่ายังคงมีประเด็นที่ค้างคา ไม่จบไปจากสมองเสียที (Attention Residue) สิ่งนี้จะขัดขวางการทำงานของงานต่อไปที่เราพยายามจะทำ แต่ก็ใช่ว่าจะไม่มีวิธีแก้ สิ่งแรกที่ควรทำคือ จัดกลุ่มงานประเภทเดียวกันไว้ทำเมื่อจบงานใดงานหนึ่งไปแล้ว เพื่อลด Attention Residue เช่น หากมีอีเมลจำนวนมากที่ต้องตอบ และต้องทำรายงานสรุปส่งหัวหน้าด้วย ให้จัดกลุ่มงานประเภทนี้ไว้ด้วยกัน เพื่อปรับสมองให้เข้าใจว่า อยู่ในโหมดที่ต้องใช้การเขียน หรือการเรียบเรียง ทำสรุป
ขั้นต่อมา คือการสร้างนิสัยให้เป็นกิจวัตร ด้วยการทำกิจกรรมอื่นที่เป็นการพักสมองโดยไม่เกี่ยวข้องกับงานเลย เช่น ปิดคอมทันทีเมื่อเสร็จงาน ออกไปเดินเล่น หรือกินกาแฟสักพัก เพื่อไม่ต้องคิดถึงงานที่เราทำจบไปแล้ว
- หาช่วงเวลาพักเบรคโดยไม่ต้องคิดเรื่องงานบ้าง
เพราะในแต่ละวัน เราคงไม่มีทางมีสมาธิหรือพลังในการทำงานอย่างเต็มที่ได้ตลอดเวลาทั้งวัน แต่จะมีช่วงที่จะมีสมาธิสุดๆ กับช่วงที่สมาธิหลุดลอย แต่เราสามารถทำให้ตัวเองคงความสดชื่นมีพลังทำงานต่อไปได้หากมีการพักเบรคบ้างเป็นช่วงสั้นๆ
ยกตัวอย่างเช่น กฎ 20/20/20 วิธีนี้จะช่วยลดอาการตาล้าสำหรับผู้ที่ต้องจ้องจอนานๆได้ดี นั่นคือทุกๆ 20 นาที ให้มองออกไปไกลๆเพื่อพักสายตาประมาณ 20 ฟุต (240 นิ้ว) เป็นเวลา 20 วินาที หรือพักเบรคสั้นๆด้วยการยืดเหยียดตัว ผ่อนคลายร่างกาย หรือดูคลิปวีดีโอตลกสั้นๆก็ช่วยลดการพักจากเรื่องงานได้เช่นกัน
- จบวันทำงานด้วยการเลิกทำงานอย่างแท้จริง
การทำ Context-Switching ไม่ได้เกิดขึ้นแค่ระหว่างทำงานเท่านั้น ถ้าหากตัวเราเองไม่สามารถเลิกคิดเรื่องงานได้ ไม่ว่าจะไปทำกิจกรรมใดก็ไม่สามารถเต็มที่กับกิจกรรมนั้นๆได้เพราะในหัวยังคงคิดถึงเรื่องงานอยู่ตลอดเวลานั่นเอง จากหนังสือเรื่อง Deep Work โดยผู้เขียน Cal Newport ได้เสนอเทคนิคเพื่อเป็นแนวทางของการจบงานแต่ละวันอย่างแท้จริง เช่น
- บันทึกความคืบหน้าของตัวเองว่ามีงานไหนที่เสร็จไปเรียบร้อยแล้วบ้าง
- จัดระเบียบงานต่างๆที่ยังไม่เสร็จ จัดลำดับความสำคัญ ทำ To-do list
- วางแพลนการทำงานล่วงหน้า เผื่อแก้ปัญหาเมื่อมีสถานการณ์ฉุกเฉิน
- รับรู้เสมอว่าจบงานแล้วก็คือจบงาน เลิกคิดถึงงาน และเลิกทำงาน
ในโลกออนไลน์ที่หลายอย่างบีบบังคับให้เราสามารถทำงานได้ตลอดเวลา อาจทำให้เรารู้สึกว่ายิ่งทำงานเยอะยิ่งดี แม้การทำงานเพียงอย่างเดียวให้เสร็จอาจฟังดูง่าย แต่คนส่วนใหญ่ทุกวันนี้สามารถเสียสมาธิไปกับสิ่งรบกวนได้ตลอดเวลา การโฟกัสงานสำคัญเพียงหนึ่งงานจึงกลายเป็นเรื่องยาก แต่ถ้าเราสามารถทำได้ เราจะมองเห็นว่ายิ่งเราตั้งใจทำงานมากเท่าไหร่ งานยิ่งเสร็จเร็วขึ้น และเวลาที่เราเสียไปนั้น มีค่ามากกว่าเดิมมากทีเดียว
อ้างอิง :
