“ถ้าต้องการทำงานเล็กๆ ไม่กี่อย่างให้ถูกต้อง จงทำงานนั้นด้วยตนเอง ถ้าต้องการทำสิ่งยิ่งใหญ่และสร้างแรงกระเพื่อมสำคัญ จงเรียนรู้ที่จะแบ่งงาน”
— หนังสือ Developing the Leaders Around You เขียนโดย John C. Maxwell
ปฏิเสธไม่ได้ว่า หนึ่งในเรื่องท้าทายที่สุดของการเป็นหัวหน้าหรือผู้นำองค์กร คือการมอบหมายงานให้ลูกน้องรับผิดชอบแทน (Delegation) ในฐานะหัวหน้าซึ่งมีภาระงานมากมายต้องรับผิดชอบ เป็นเรื่องปกติที่ผู้นำองค์กรต้องบริหารการทำงานให้สำเร็จลุล่วงด้วยการแบ่งงานส่วนหนึ่งให้สมาชิกในทีม แต่ปัญหาคลาสสิกที่เกิดขึ้นบ่อยๆ ก็คือ แม้ว่าผู้นำจะรู้ว่าการแบ่งงานเป็นสิ่งที่ควรทำ แต่พวกเขากลับทำไม่ได้ หรือเลือกที่จะไม่ทำ
Eli Broad นักเขียนและซีอีโอมหาเศรษฐี กล่าวไว้ในหนังสือ The Art of Being Unreasonable ของเขาว่า “การขาดความสามารถในการมอบหมายงาน เป็นหนึ่งในปัญหาใหญ่ที่สุดที่ผมพบเห็นในผู้จัดการทุกระดับ” เพราะหากผู้นำระดับสูงขององค์กรแบ่งงานไม่เป็น หรือเลือกที่จะไม่แบ่งงาน วัฒนธรรมขององค์กรย่อมจะได้รับผลกระทบ
เช่นเดียวกับงานศึกษาของ Gallup ในปี 2015 ที่สำรวจทักษะผู้ประกอบการของซีอีโอจำนวน 143 คนของบริษัทเอกชนที่มีอัตราการเติบโตสูงที่สุด 500 อันดับแรกในสหรัฐอเมริกา (Inc. 500) และพบว่าบริษัทที่ผู้บริหารมอบอำนาจความรับผิดชอบให้ลูกน้องอย่างมีประสิทธิภาพ จะเติบโตเร็วกว่า สร้างรายได้มากกว่า และสร้างงานได้มากกว่า
ทำไมการแบ่งงานจึงเป็นเรื่องยาก
เหตุผลที่คนเป็นหัวหน้าไม่สามารถแบ่งงานให้คนอื่นดูแลแทนได้ ส่วนหนึ่งมีที่มาจากการที่พวกเขาไม่มีแบบอย่างในองค์กรที่แสดงให้เห็นวิธีการมอบหมายงานให้ประสบความสำเร็จ นอกจากนี้ หลายคนยังมีความกังวลว่าการมอบหมายงานจะส่งผลกระทบต่อชื่อเสียง เพราะอาจทำให้ดูเหมือนว่าพวกเขาไม่มีความสามารถที่จะเข้าใจงานของตนเอง หรือดูเหมือนกำลังอู้งานอยู่
ผู้นำจำนวนมากไม่แน่ใจว่าพวกเขาสามารถมอบหมายงานอะไรให้คนอื่นได้บ้าง ที่จะเป็นประโยชน์ต่อตนเองจริงๆ และนอกจาก “งาน” แล้ว การมอบหมาย “ความรับผิดชอบ” ที่จำเป็นสำหรับการทำงานนั้นๆ เพื่อให้ผู้ที่รับช่วงต่อสามารถทำภารกิจให้สำเร็จลุล่วงไปได้ก็สำคัญไม่แพ้กัน
การมอบหมายงานจึงมีเรื่องสำคัญ 2 เรื่องที่ต้องคำนึงถึง คือจะมอบหมาย “งานอะไร” (What) และมอบหมาย “อย่างไร” (How)
งานแบบไหนที่ควรมอบหมายให้ลูกน้อง
ผู้นำสามารถพิจารณาว่าควรมอบหมายงานไหนให้ลูกน้องทำแทนบ้าง ด้วยเกณฑ์ 6T ดังนี้
- Tiny งานเล็กๆ น้อยๆ
งานที่เล็กมาก ไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน แต่เมื่อนำมารวมกันแล้วมันทำให้คุณใช้เวลามากขึ้น และแม้ว่างานเหล่านี้จะใช้เวลาจัดการเพียงไม่กี่นาที แต่คุณพบว่ามันทำให้คุณเสียสมาธิการจดจ่อในการทำงานที่เป็นงานด้านกลยุทธ์ซึ่งสำคัญกว่า
เช่น การลงทะเบียนสำหรับงานกิจกรรม การเพิ่มกิจกรรมในตารางงาน การจองโรงแรมหรือเที่ยวบิน
- Tedious งานง่ายๆ
งานง่ายๆ ที่ไม่ว่าใครก็จัดการได้ และควรให้คนอื่นจัดการ เพราะเป็นงานที่ไม่คุ้มกับเวลาที่คุณต้องเสียไป
เช่น การป้อนข้อมูล 100 รายการลงในสเปรดชีต หรืออัปเดต KPI ในสไลด์
- Time-Consuming งานที่ใช้เวลา
งานที่แม้ว่าอาจจะสำคัญและซับซ้อนอยู่บ้าง แต่ก็ใช้เวลานานและไม่ได้มีความจำเป็นที่คุณจะต้องค้นหาข้อมูลด้วยตนเองตั้งแต่แรก คุณสามารถเข้ามาตรวจสอบเมื่องานสำเร็จไปแล้ว 80% แล้วเพียงแค่ทำหน้าที่อนุมัติ แนะนำ หรือปรับทิศทางในขั้นตอนต่อไปก็พอ
- Teachable งานที่สอนคนอื่นทำได้
งานที่แม้จะดูซับซ้อนในช่วงแรกและอาจประกอบด้วยงานย่อยอีกหลายชิ้น แต่ก็สามารถแปลให้เป็นระบบและส่งต่อให้คนอื่นได้ โดยที่คุณยังคงทำหน้าที่ตรวจสอบคุณภาพและอนุมัติในขั้นตอนสุดท้าย
เช่น การสอนงานให้ลูกน้องของคุณเข้าใจวิธีร่างสไลด์สำหรับการประชุมประจำเดือน
- Terrible At งานที่ไม่ถนัด
งานที่นอกจากจะไม่ใช่จุดแข็งของคุณแล้ว คุณยังรู้สึกว่าไม่มีความสามารถมากพอด้วย งานที่คุณใช้เวลาในการทำงานนี้นานกว่าคนที่มีทักษะในด้านนี้มาก และแม้ว่าจะทำสำเร็จแต่ก็ยังได้ผลลัพธ์ที่ต่ำกว่ามาตรฐาน
เช่น การออกแบบภาพสไลด์ PowerPoint สำหรับการประชุมทีม หรือการจ้างนักออกแบบมืออาชีพให้ทำพรีเซนเทชั่นเพื่อใช้ในการบรรยาย
- Time Sensitive งานที่แข่งกับเวลา
งานที่แข่งกับเวลา ในขณะที่คุณมีงานสำคัญอื่นๆ ที่ต้องรีบจัดการ หากคุณไม่มีเวลาพอที่จะทำงานทั้งหมด คุณควรมอบหมายงานที่สำคัญและต้องทำให้เสร็จโดยเร็วให้คนอื่น
เช่น การโทรหาสายการบินเพื่อเปลี่ยนที่นั่งสำหรับเที่ยวบินในวันถัดไปในขณะที่คุณติดอยู่ในประชุมทั้งวัน
เคล็ดลับ:
ควรหมั่นตรวจสอบงานต่างๆ ที่ต้องรับผิดชอบเป็นประจำ (หากทำทุกวันได้ยิ่งดี) โดยถามตัวเองว่างานไหนบ้างที่มีแค่คุณเท่านั้นที่ทำได้ และคุณจะมอบหมายงานที่เหลือให้คนอื่นอย่างไรได้บ้าง
แบ่งงานอย่างไรให้ประสบความสำเร็จ
เมื่อรู้แล้วว่างานไหนที่สามารถส่งต่อให้ลูกน้องช่วยทำแทนได้บ้าง สิ่งที่สำคัญไม่แพ้กันคือ “วิธีการ” Deborah Grayson Riegel วิทยากรด้านทักษะผู้นำ เจ้าของหนังสือขายดี Go To Help: 31 Strategies to Offer, Ask for, and Accept Help ระบุว่า ผู้นำที่ประสบความสำเร็จในการมอบหมายงานให้ผู้อื่น มีแนวทางทั้งหมด 8 ข้อ ดังนี้
- เลือกคนที่ใช่
“คนที่ใช่” ในที่นี้มีความหมายได้หลากหลาย คนที่ใช่ไม่จำเป็นต้องหมายถึงคนที่มีความสามารถเสมอไป แต่อาจหมายถึงคนที่จำเป็นต้องพัฒนาทักษะที่จำเป็นในการทำงานชิ้นนั้นๆ คนที่แสดงความสนใจจะรับผิดชอบงานนั้น คนที่พร้อมสำหรับความท้าทาย หรือคนที่จะเห็นว่าการมอบหมายงานนี้นัั้นถือเป็นการให้รางวัลก็ได้เช่นกัน
และสิ่งสำคัญที่ขาดไม่ได้ คือผู้นำที่ประสบความสำเร็จในการส่งต่องานจะอธิบายด้วยว่า เพราะเหตุใดจึงเลือกคนคนนั้นมารับหน้าที่นี้
- อธิบายผลลัพธ์ที่ต้องการอย่างละเอียด
ทุกครั้งที่มอบหมายงาน หัวหน้าต้องสื่อสารความคาดหวังของตนเองเพื่อให้ลูกน้องเห็นภาพตรงกัน โดยระบุ
- ผลลัพธ์ (ต้องการทำอะไร)
- จุดประสงค์ (ทำเพื่ออะไร)
- หลักเกณฑ์วัดผลสำเร็จ (ถ้าทำสำเร็จ ผลลัพธ์ควรจะออกมาหน้าตาอย่างไร)
- ระบุขอบเขตหน้าที่และอำนาจในการตัดสินใจให้ชัด
ในหนังสือ Drive: The Surprising Science About What Motivates Us ผู้เขียน Daniel Pink กล่าวว่า คนทำงานมักต้องการมีอิสระในการตัดสินใจด้วยตนเอง ทั้งในเรื่องเนื้องาน ทีมงาน เทคนิค และเวลา ผู้นำที่ประสบความสำเร็จในการมอบหมายงาน จะบอกขอบเขตที่ชัดเจนให้สมาชิกในทีมทราบว่าพวกเขาจะมีอำนาจในการตัดสินใจเองในเรื่องใดบ้าง และเรื่องใดที่พวกเขาจะยังไม่ได้รับสิทธิ์นั้น
- ดูแลให้ได้รับทรัพยากรที่จำเป็นในการทำงาน
ไม่ว่าจะเป็นการฝึกอบรม งบประมาณ อุปกรณ์ เวลา พื้นที่ส่วนตัว การปรับลำดับความสำคัญของงาน หรือความช่วยเหลือจากผู้อื่น
- กำหนดแผนและช่วงเวลาตรวจสอบงาน
แจกแจงรายการสิ่งที่ต้องตรวจสอบ ขั้นตอนที่ต้องให้ความสำคัญ และกำหนดช่วงเวลาสำหรับให้ข้อเสนอแนะ ทั้งหมดนี้ เพื่อป้องกันไม่ให้ลูกน้องรู้สึกว่าคุณจู้จี้ในรายละเอียดมากเกินไป (micromanage) แต่ก็ไม่ได้ปล่อยปละละเลย (under-lead)
- สนับสนุนให้คิดนอกกรอบ
เป็นเรื่องสำคัญที่หัวหน้าผู้มอบหมายงานจะต้องไม่ยึดติดกับวิธีทำงานแบบเดิมที่เคยทำในอดีต เพื่อเปิดโอกาส รับรู้ และให้รางวัลกับวิธีการทำงานใหม่ๆ ที่ได้ผล
- สร้างบรรยากาศที่ให้แรงบันดาลใจ
ผู้นำที่ประสบความสำเร็จจะรู้ว่าควรทำหน้าที่อะไรในแต่ช่วงเวลา เมื่อใดควรปลุกใจ ชี้แนะ กอบกู้สถานการณ์ ถอยห่างเพื่อตรึกตรอง ปรับความคาดหวัง ทำตัวเองให้ว่างสำหรับทีม และฉลองให้กับความสำเร็จ
- ยอมรับความเสี่ยงและข้อผิดพลาด
ข้อผิดพลาดเป็นเรื่องปกติที่เกิดขึ้นได้ โดยเฉพาะงานที่ลูกน้องไม่เคยทำมาก่อน ผู้นำที่มอบหมายงานจึงควรมองความผิดพลาดว่าเป็นโอกาสในการเรียนรู้ มากกว่าที่จะเป็นหลักฐานว่าไม่ควรมอบหมายงานตั้งแต่แรก
อ้างอิง:
https://hbr.org/2019/08/8-ways-leaders-delegate-successfully
https://hbr.org/2017/07/how-to-decide-which-tasks-to-delegate
