หลังเสร็จสิ้นการประชุม ในหลายบริษัทจะทำบันทึกการประชุมที่เรียกว่า Meeting Minutes เพื่อเป็นข้อมูล วันนี้ TUXSA มีวิธีจด Meeting Minutes ให้เวิร์กมาแชร์กัน จะมีอะไรบ้าง มาเรียนรู้ไปพร้อมกันได้เลย!
Meeting Minutes คืออะไร?
Minutes Meeting เปรียบเสมือนหลักฐานของการประชุมว่าเราได้พูดคุยอะไรกันไปบ้างเพื่อให้เข้าใจเรื่องดังกล่าวได้อย่างถูกต้องและเข้าใจตรงกัน หรือหากต้องกลับมาถกเถียงประเด็นเดิมอีกครั้งก็ยังย้อนกลับมาอ่านรายละเอียดการประชุมที่เคยพูดคุยกันได้อย่างต่อเนื่องไม่ตกหล่น
Minutes Meeting จึงต้องบันทึกถึงรายละเอียดของการประชุม แนวคิดสำคัญที่เกิดขึ้นในประชุมนั้นๆ บทสรุปจากการตัดสินใจร่วมกันของที่ประชุม รวมไปถึงหน้าที่ซึ่งมีการมอบหมายแก่บุคคลต่างๆ ให้รับผิดชอบภายหลังประชุม เพื่อให้ผู้ที่ไม่ได้เข้าประชุมสามารถเข้าใจได้พร้อมกับคนอื่นด้วย
Meeting Minutes ต้องบันทึกอย่างไร?
จริงๆ แล้วการจดบันทึกการประชุมก็แตกต่างกันไปตามแต่สไตล์การประชุมของแต่ละองค์กร แต่สิ่งสำคัญของการบันทึกการประชุมก็คือต้องครอบคลุมรายละเอียดที่ชัดเจน อย่างเช่น วัน เวลา สถานที่ และผู้ที่เข้าร่วมประชุม รวมถึงแนวทางปฏิบัติและผู้รับผิดชอบแผนการนั้นๆ โดยหลักๆ แล้วมี 8 สิ่งที่ควรมีใน Meeting Minutes คือ
- วันที่ประชุม
- เวลาในการประชุม
- สถานที่
- ผู้เข้าร่วมประชุม
- หัวข้อการประชุม
- ญัตติการประชุม
- ผลโหวตที่เกิดขึ้นจากการประชุม
- วันที่และสถานที่สำหรับการประชุมครั้งถัดไป
สิ่งที่ควรใส่เพิ่มเติมใน Meeting Minutes
องค์กรบางแห่งอาจมีการเพิ่มองค์ประกอบอื่นๆ ประกอบการประชุมตามความจำเป็น โดยให้บันทึกการประชุมนั้นเป็นไปตามรูปแบบหรือสไตล์ที่เหมาะสมและเป็นประโยชน์ต่อองค์กรของตัวเองมากที่สุด ซึ่งสิ่งที่ควรใส่เพิ่มเข้าไปอาจจะเป็น:
- เอกสารประกอบอื่นๆ
- รายการสิ่งที่ต้องทำ
- เป้าหมายของการประชุม
- สิ่งที่ต้องเตรียมสำหรับการประชุมครั้งถัดไป
- อัพเดทสถานการณ์โครงการและผลโหวตหลังการประชุม
- งานวิจัยอ้างอิงและการติดตามผลโครงการ
- ระบุผู้เข้าร่วมประชุมและผู้ดำเนินการประชุม
- ข้อมูลการแก้ไขรายงานการประชุมครั้งก่อน
5 เทคนิคสำหรับการบันทึกการประชุมแบบ Meeting Minutes
สำหรับผู้ที่ทำหน้าที่บันทึกการประชุม แน่นอนว่าต้องโฟกัสทุกเรื่องที่ผู้เข้าร่วมประชุมถกเถียงและอภิปรายรวมถึงประเด็นสำคัญที่เกิดขึ้นระหว่างประชุม คำแนะนำคือใช้บันทึกย่อๆ สรุปประเด็นที่เกิดขึ้นรวมถึงสิ่งที่ต้องเตรียมสำหรับการประชุมครั้งถัดไปหลังจากที่ประชุมนั้นๆ สิ้นสุดลงแล้ว เพื่อให้การประชุมครั้งต่อไปลื่นไหลและแน่ใจว่าคุณจะไม่พลาดอะไรจากประชุมครั้งนี้
โดยใช้ 5 เทคนิคสำหรับบันทึก Meeting Minutes;
- ทำ Template เอาไว้ให้ประชุมครั้งต่อไปต่อเนื่อง
เพราะทุกครั้งที่ประชุมส่วนใหญ่แล้วมักมีโครงสร้างและลำดับการประชุมที่คล้ายๆ กัน ไม่ว่าจะเป็น หัวข้อการประชุม, จำนวนผู้เข้าประชุม, สิ่งที่คาดหวัง, สถานการณ์ของโครงการในปัจจุบันและเรื่องที่สำคัญอื่นๆ เราสามารถประหยัดเวลามากขึ้นด้วยการสร้าง Template เอาไว้สำหรับใส่ข้อมูลเพิ่มเติมระหว่างประชุม ทำให้คุณไม่ต้องเสียเวลาในการเพิ่มหัวข้อใหม่หรือแสดงสัญลักษณ์สำหรับหัวข้อย่อย อื่นๆ วิธีนี้ยังเป็นประโยชน์สำหรับเพื่อนร่วมงานคนอื่นด้วยเช่นกันเพื่อใช้อ้างอิงสำหรับการประชุมในครั้งต่อไป
- บันทึกเสียงเพื่อให้ไม่พลาดเรื่องสำคัญ
สำหรับผู้ที่ต้องทำหน้าที่จดบันทึกการประชุมอาจประสบปัญหาจดไม่ทันแล้วทำให้ฟังประเด็นจากผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นได้ไม่ต่อเนื่อง ทำให้บันทึกนั้นอาจมีความคลาดเคลื่อนและสื่อความไม่ชัดเจนได้ แนะนำให้ใช้อุปกรณ์บันทึกเสียงเพื่อช่วยให้คุณสามารถนั่งฟังผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคนแสดงความคิดเห็นได้อย่างไม่ต้องกังวล และก็ยังจดสาระสำคัญหรือคำถามที่เกิดขึ้นได้อย่างต่อเนื่อง
โดยคุณสามารถใช้โปรแกรมอัดเสียงจากสมาร์ทโฟนหรือกล้อง แล้วใช้แอปพลิเคชันหรือโปรแกรมที่ช่วยถอดความจากบันทึกเสียงที่คุณมีก็ช่วยให้ประหยัดเวลาและจับสาระสำคัญของการประชุมได้มากขึ้น ที่สำคัญคืออย่าลืมว่าทุกครั้งที่คุณต้องการบันทึกเสียงจากการประชุมนั้นๆ ควรแจ้งให้ผู้เข้าร่วมทุกคนทราบก่อนเพื่อเคารพสิทธ์ความเป็นส่วนตัวในการแสดงความคิดเห็น
- จดบันทึกการประชุมแบบที่ทุกคนมองเห็นพร้อมกันได้
บางครั้งการจดบันทึกประชุมคนเดียวอาจทำให้ยากต่อการติดตามหรือสร้างความวุ่นวายในการสรุปประเด็นจากแต่ละคนที่เข้าร่วมประชุม แต่หากบันทึกประชุมในแต่ละครั้งนั้นฉายขึ้นอยู่บนจอโปรเจกเตอร์หรือมีการแชร์สกรีนบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ของแต่ละคนระหว่างที่ประชุม ก็ช่วยสร้างความร่วมมือขึ้นในทีม และทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคนมีส่วนร่วมในการบันทึกประชุมให้ครบถ้วนทุกประเด็นและไม่มีเรื่องตกหล่น
- บันทึกแบบสรุปดีกว่าจดทุกคำพูด
การบันทึกประชุมที่ดีที่สุดคือการสรุปสาระสำคัญที่เกิดขึ้นให้สามารถเข้าใจได้ง่ายๆ อย่าบันทึกแบบเขียนทุกอย่างทุกคำพูดลงไปแบบคำต่อคำ เพราะมันอาจสร้างความสับสนและเข้าใจยากหากคุณต้องติดตามบทสนทนาที่เกิดขึ้นระหว่างประชุมจากคำพูดของทุกคน จะทำให้สุดท้ายแล้วประเด็นสำคัญถูกเปลี่ยนไปเรื่อยๆ จนยากที่จะบันทึกได้อย่างต่อเนื่อง แนะนำให้บันทึกแบบยังคงไว้ซึ่งสาระของการประชุมอย่างครบถ้วนรวมถึงคำตอบของคำถามที่อาจเกิดขึ้นจากการประชุมด้วย พยายามทำให้บันทึกประชุมมีความซับซ้อนน้อยที่สุดและเข้าใจง่ายที่สุด
- ใส่ชื่อย่อเพื่อระบุเจ้าของความคิดเห็น
หากเป็นการประชุมที่มีผู้เข้าร่วมหลายคน ทำให้เกิดข้อถกเถียงหรือความเห็นที่แตกต่างมากยิ่งขึ้น และอาจสร้างความสับสนในการติดตามได้ว่าไอเดียที่เกิดขึ้นหรือความคิดเห็นแต่ละอย่างนั้นมาจากใคร วิธีที่แนะนำก็คือกำกับชื่อย่อเอาไว้ในการบันทึกประชุมว่าใครมีความคิดเห็นว่าอย่างไรบ้าง ใครเห็นด้วยหรือไม่เห็นด้วย และใครจะรับผิดชอบในขั้นตอนต่อไป
ทั้งหมดนี้คือเรื่องราวของการจด Meeting Minutes ให้เวิร์ก สำหรับใครที่อยากพัฒนาตัวเองให้เก่ง ก้าวให้ทันโลกการทำงานยุคใหม่ ลองดูรายละเอียดหลักสูตรของ TUXSA ปริญญาโทโดยมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์และ SkillLane ได้ที่นี่
อ้างอิง: grammarly.com
