ข้อมูลเยอะเกินไปแล้ว ! วิธีลด Information overload ในองค์กร

ข้อมูลเยอะจนทำงานยากไปหมด ! 

“Information overload” ปัญหายอดฮิตของคนทำงานในองค์กรยุค Big data ที่ต้องรับข้อมูลที่หลากหลายและซับซ้อนสำหรับการทำงาน จนส่งผลให้ประสิทธิภาพในการทำงานลดลงไป และเป็นสาเหตุที่ทำให้พนักงานรู้สึกเหนื่อยมากเกินไป

ในการสำรวจของ Harvard Business Review พบว่าพนักงานกว่า 27% ของพนักงานทั้งหมดที่ทำการสำรวจ รู้สึกว่าได้รับข้อมูลที่มากมายจนเกินไปในองค์กร และข้อมูลส่วนใหญ่ไม่มีประโยชน์ ทำให้ต้องใช้เวลาทั้งวันไปกับการประชุม จนไม่มีแรงเหลือสำหรับงานจริง

วันนี้ TUXSA จึงจะมาพูดถึงสาเหตุและวิธีแก้ปัญหา Information overload สำหรับทุกองค์กร หากคุณกำลังมีปัญหาเหล่านี้ก็มาเรียนรู้ไปพร้อมกันได้เลย

สาเหตุหลักของ Information overload 

สาเหตุหลักที่ทำให้พนักงานรู้สึกเป็นภาระในการได้รับข้อมูลมากจนเกินไปนั้น มาจาก Information burden หรือข้อมูลที่เป็น “ภาระ” กับผู้รับสาร ซึ่งมีลักษณะดังนี้

• ซ้ำซ้อน – เป็นข้อมูลที่คล้ายกัน มีลักษณะเหมือนกัน แต่กลับไม่ได้ถูกสื่อสารออกมาในครั้งเดียว
• ไม่เกี่ยวกับเรา – เป็นข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานที่รับผิดชอบ ทำให้ต้องใช้เวลา และดึงสมาธิของพนักงานออกจากงานที่รับผิดชอบโดยไม่จำเป็น
• เยอะจนต้องพยายามตามให้ทัน – จำนวนข้อมูลที่มหาศาล ทำให้พนักงานต้องใช้แรงในการจดจำและตามให้ทัน
• ไม่ไปในทางเดียวกัน – ข้อมูลที่แต่ละฝ่ายขององค์กรสื่อสารออกมามีความขัดแย้ง ไม่ไปในทางเดียวกัน ทำให้พนักงานเกิดความสับสน

ซึ่งรู้หรือไม่ว่า Information burden 4 ข้อนี้ สามารถทำให้พนักงานเสียเวลาในการทำงานได้ถึง 3 ชั่วโมง 27 นาทีต่อสัปดาห์ เพื่อจัดการกับภาระข้อมูลเลยทีเดียว 

วิธีแก้ปัญหา

ปัญหาการจัดการข้อมูลที่เป็นภาระนั้น ถือว่าเป็นปัญหาที่ต้องได้รับการแก้ไขในระดับองค์กรมากกว่าในระดับบุคคล โดยมีอยู่ 2 วิธีหลักที่องค์กรควรทำเพื่อลด Information overload ลง

1.สร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ทำให้ข้อมูลเป็นภาระน้อยลง

“ยิ่งจำกัดช่องทางในการรับข้อมูลให้น้อยลง พนักงานยิ่งถูกจำกัดให้ส่งและรับข้อมูลได้เท่าที่จำเป็น”

บางครั้งพนักงานแต่ละคนอาจจะมีช่องทางในการรับส่งข้อมูลที่ตัวเองชอบใช้ ไม่ว่าจะเป็น Line, Email หรือ Slack แต่องค์กรควรกำหนดช่องทางและบรรทัดฐานในการสื่อสารข้อมูลให้ชัดเจน อย่างเช่น องค์กรอาจจะกำหนดให้ Slack เป็นช่องทางในการสื่อสารหลัก แต่ถ้าหากเป็นข้อมูลที่เป็นทางการ มีความสำคัญอย่างยิ่งก็ควรใช้ Email เพื่อให้พนักงานไม่ตกหล่นในข้อมูลที่สำคัญ 

2.สนับสนุนให้ความรับผิดชอบเกิดตั้งแต่ระดับบนขององค์กร

แน่นอนว่าในองค์กรนั้น ข้อมูลย่อมมาจากทุกที่ ทุกระดับ แต่ถ้าหากว่าเราต้องการจัดการองค์กรให้มีข้อมูลที่เป็นภาระน้อยลง ก็ควรปลูกฝังให้เกิดความรับผิดชอบตั้งแต่จากระดับบนขององค์กร ต้องมีการควบคุมข้อมูล และกำกับดูแลข้อมูลที่จะถูกส่งต่อในทุกระดับของพนักงาน เพื่อให้ข้อมูลนั้นถูกส่งต่อไปยังผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องเท่านั้น

ยิ่งโลกเรามีทางเลือกในการหาแหล่งข้อมูลมากขึ้น การรับข้อมูลที่มากเกินไปจึงเป็นปัญหาที่หลายองค์กรและพนักงานยากที่จะหลีกเลี่ยง 

การเข้าถึงข้อมูลได้เยอะ เป็นผลดีมากกว่าผลเสีย องค์กรสามารพัฒนาได้มากขึ้น แต่ในขณะเดียวกันก็สามารถส่งผลเสียต่อพนักงาน และทำให้การตัดสินใจมีประสิทธิภาพลดลงได้อีกด้วย 

หากคุณต้องการที่จะผลักดันองค์กรให้ไปข้างหน้าและลดภาระข้อมูลที่ไม่จำเป็น ก็สามารถเริ่มต้นได้ที่ 2 วิธีข้างต้นที่เราแนะนำได้เลย และสำหรับใครที่อยากพัฒนาตัวเองให้เก่ง ก้าวให้ทันโลกการทำงานยุคใหม่ ลองดูรายละเอียดหลักสูตรของ TUXSA ปริญญาโทโดยมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์และ SkillLane ได้ที่นี่

อ้างอิง: hbr.org