พรุ่งนี้คุณมีประชุมมั้ย?
เชื่อว่าตอนนี้หลายออฟฟิศคงปรับตัวมาทำงานกันแบบ hybrid ซึ่งแน่นอนว่าหนึ่งในเรื่องที่ต้องปรับตัวกันคือการจัดประชุมรูปแบบต่างๆ แล้วในวิถี hybrid แบบนี้ เราจะประชุมกันยังไงให้เวิร์กดี? วันนี้ TUXSA มีวิธีทำทุกประชุมให้ดีมาแชร์กัน มาเรียนรู้ไปพร้อมกันได้เลย
5 ประเภทของการประชุมสำหรับชีวิต hybrid และวิธีเพิ่มประสิทธิภาพ
01 Brainstorm
รูปแบบที่เหมาะสม
Offline
วิธีระดมสมองให้มีประสิทธิภาพ
- เลือกคนเข้าร่วมให้เหมาะสม
ลองทบทวนดูว่าใครที่สำคัญสำหรับการประชุมนี้ (ซึ่งอาจจะไม่ได้เจอกันถ้าไม่ได้ประชุมแบบ hybrid) และใครที่จะนำมุมมองหรือทักษะใหม่ๆ มาสู่การระดมสมอง
- ส่งข้อมูลให้ก่อน
ส่งข้อมูลที่ผู้เข้าร่วมประชุมต้องอ่าน หรือแบบฝึกหัดเพื่ออุ่นเครื่องให้กับคนที่ประชุมทางไกล
- สร้างบรรยากาศให้คนกล้าแสดงออก
ตั้งใจสร้างบรรยากาศที่มีพลังบวกและสนับสนุนให้คนกล้าแสดงความเห็นและคิดนอกกรอบ
- สรุปประชุม
recap การประชุมครั้งก่อน (ถ้ามี) เพื่อนำเสนอประเด็นสำคัญและแสดงให้ผู้เข้าร่วมประชุมเห็นว่าคุณเห็นความสำคัญของเวลาและพลังงานของพวกเขา อย่าลืมบันทึกและถอดเทปการประชุมด้วย
02 Discuss & Decide
รูปแบบที่เหมาะสม
Hybrid
วิธีถกเถียงและตัดสินใจให้มีประสิทธิภาพ
- มองหามุมมองที่หลากหลาย
ดูให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนเกี่ยวข้องมาครบ และลองพิจารณาชวนคนที่อาจไม่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจแต่สามารถให้มุมมองใหม่ๆ ได้
- กำหนดและเปิด agenda เอาไว้
กำหนดเวลา และเปิด agenda ไว้บนจอเมื่อไม่ได้ต้องพรีเซนต์อะไรเพื่อเตือนทุกคนไม่ให้หลุดประเด็น
- ส่ง proposal ให้ทุกคนดูก่อนประชุม
ส่งแผนให้ทุกคนก่อนการประชุมจริง เพื่อให้แสดงความเห็นและปรับปรุงได้
- เคลียร์ให้ชัดว่าใครเป็นคนตัดสินใจ
เคลียร์เรื่องวิธีและบทบาทการตัดสินใจให้ชัดเจน เช่น ทุกคนต้องเห็นตรงกันมั้ย ใครมีสิทธิ์ veto
- ให้เวลาตัดสินใจ
ให้เวลาผู้เข้าร่วมประชุมชั่งน้ำหนักเรื่องต่างๆ ก่อนฟันธง
- สรุปประชุม
ถ้า feedback เป็นเรื่องของบริษัท ให้บันทึกรายละเอียดเอาไว้
03 Design & Create
รูปแบบที่เหมาะสม
Hybrid
วิธีออกแบบและสร้างสรรค์ให้มีประสิทธิภาพ
- หาความถี่การประชุมที่เหมาะสม
การประชุมรูปแบบนี้จะเจอกันมากกว่า 1 ครั้ง เช่น standup meeting เพราะฉะนั้น ให้หาความถี่ที่เหมาะสม เพื่อให้คนมีเวลาโฟกัส แต่ยังทำงานประสานกันได้ดี
- ประชุมให้สั้น
ใช้เวลาประชุมให้น้อย เรื่องอื่นๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องให้ยกไปคุยในช่วงเวลาอื่น
- เคลียร์ให้ชัดว่า ใครรับผิดชอบอะไรต่อจากใคร
เคลียร์ความรับผิดชอบให้ชัดเจน
- ไม่ต้องประชุมถ้าไม่จำเป็น
ทบทวนว่าการประชุมนี้ยังจำเป็นมั้ย ถ้าไม่จำเป็นไม่ต้องประชุม
04 1:1 Connect
รูปแบบที่เหมาะสม
Offline
วิธี 1:1 ให้มีประสิทธิภาพ
- คุยกับทีมแบบ 1:1 ให้นานขึ้น บ่อยขึ้น
การคุยแบบตัวต่อตัวนี้จะช่วยให้พนักงานจัดการงานได้
- แสดงความใส่ใจ
มาประชุมตรงเวลาและพยายามไม่เลื่อนประชุม
- คุยเรื่องชีวิต ไม่ใช่คุยงาน
การคุยแบบนี้อาจกลายเป็นการคุยงานไปได้ง่ายมาก แต่มันไม่ควรเป็นอย่างนั้น เพราะนี่คือเวลาที่คุณต้องให้ความสำคัญกับพนักงานแต่ละคนก่อนงาน ลองถามว่าเขาเป็นอย่างไร ต้องการอะไร และอยากให้คุณช่วยอะไรเพื่อให้เขาบรรลุเป้าหมายของการทำงานบ้าง
- เลือกวิธีคุยให้เหมาะกับแต่ละคน
เลือกความถี่ วิธีคุย ความยาวของการคุย และสถานที่ให้เหมาะกับแต่ละคน
05 Team Building & Bonding
รูปแบบที่เหมาะสม
Offline
วิธีสร้างทีมอย่างมีประสิทธิภาพ
- คิดถึงผลลัพธ์ที่อยากได้
คิดว่าคุณอยากได้อะไรจากการทำ team building ครั้งนี้
- จัดกิจกรรมที่ทำให้ทีมได้แบ่งปันสิ่งที่ตัวเองเรียนรู้
กิจกรรมนี้ทำให้ทีมได้ความรู้ใหม่และฝึกทักษะการนำเสนอ
- ชวนทีมเข้าร่วมแต่ไม่บังคับ
จัดกิจกรรมที่ดึงดูดให้ทีมอยากเข้าร่วมแทนการบังคับ
- หาเวลาที่ทุกคนสะดวก
หาเวลาที่เหมาะสม เช่น ไม่จัดตอนเย็นเพราะพนักงานที่เป็นพ่อแม่อาจต้องใช้เวลากับลูกๆ
ทั้งหมดนี้คือรูปแบบการประชุมและวิธีทำให้มันเวิร์กแม้เราจะใช้ชีวิตกันแบบ hybrid ที่พร้อมให้คุณเอาไปปรับใช้ได้ทันที และถ้าใครอยากดูแลทีมในยุคดิจิทัลให้เวิร์ก ลองมาพัฒนาตัวเองกับหลักสูตร M.B.A. (Business Innovation) ของ TUXSA ปริญญาโทออนไลน์จากธรรมศาสตร์ได้ที่นี่
