พรุ่งนี้ต้องกลับไปเริ่มทำงานหลังหยุดยาวแล้ว เชื่อว่าใน calendar ของหลายคนคงมีการประชุมทีมอยู่แน่ๆ
ทำยังไงให้การประชุมเหล่านี้ราบรื่นไม่เสียเวลา? วันนี้ TUXSA มีวิธีตั้ง agenda ให้การประชุมทีมมีประสิทธิภาพมาแชร์กัน มาเรียนรู้ไปพร้อมกันได้เลย!
10 เทคนิคตั้ง agenda การประชุมทีมให้มีประสิทธิภาพ
1. ใส่ input จากคนในทีม
ส่วนใหญ่ agenda การประชุมมักเป็นหัวข้อกว้างๆ ให้สมาชิกในทีมรู้ว่านัดนี้จะคุยเรื่องอะไร ถ้าอยากให้ทุกคนมีส่วนร่วม ควรให้พวกเขาใส่ประเด็นที่อยากสื่อสารมาด้วย เช่น ปัญหาด่วน ฟีดแบ็ก วิธีแก้ หากหัวหน้าจะตัดบางประเด็นออก ก็ต้องอธิบายเหตุผลให้ทุกคนเข้าใจ
2.เลือกหัวข้อที่ส่งผลกับทีมทั้งหมด
ใครๆ ก็หวงเวลาตัวเอง ดังนั้นควรเลือกหัวข้อที่ส่งผลกับทีมทั้งหมด เช่น เรื่องที่ทีมต้องแก้ไขและตัดสินใจร่วมกัน ไปจนถึงเรื่องใหญ่อย่างการจัดสรรงบประมาณที่ควรประสานงานทั้งองค์กร ในมีตติงใหญ่ๆ พยายามเลี่ยงการพูดถึงแต่ปัญหาตัวเองที่คนอื่นไม่สามารถมีส่วนร่วมหรือช่วยเหลือได้ และอาจไม่เข้าประชุมอีกเลย
3. เซ็ต agenda ให้เป็นคำถามที่ทีมต้องช่วยหาคำตอบ
ลองลิสต์ agenda เป็นคำถามให้ทีมไปหาคำตอบ คำถามเหล่านี้จะทำให้รู้ว่าคนหาคำตอบและสมาชิกทีมกำลังแสดงความคิดเห็นในเรื่องเดียวกัน หรือหลุดประเด็นไปรึเปล่า
4. ระบุว่าแต่ละหัวข้อต้องการ action อะไรจากที่ประชุม
บางคนอาจเข้าประชุมไปนั่งฟัง โดยไม่รู้ว่าควรทำอะไรบ้าง ทางออกคือระบุใน agenda ให้ชัดว่าแต่ละหัวข้อต้องการ action อะไรจากที่ประชุม เช่น เรื่อง A ต้องการให้ทีมแชร์ข้อมูล เรื่อง B ขอ input จากทีมมาประกอบการตัดสินใจ เรื่อง C ให้ทุกคนช่วยกันตัดสินใจ
5.ประเมินเวลาที่ใช้สำหรับแต่ละหัวข้อ
คำนวณว่าทีมน่าจะใช้เวลากับแต่ละหัวข้อประมาณเท่าไร ตั้งแต่เปิดประเด็น ตอบคำถาม รับฟังมุมมองที่แตกต่าง เสนอโซลูชันที่เป็นไปได้ และหาข้อสรุป การประเมินเวลาจะช่วยให้ทีมรู้ว่าควรแชร์ข้อมูล/คอมเมนต์อย่างไรในเวลาจำกัด และอาจขอเวลาเพิ่มเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดี
6. หากระบวนการทำงานสำหรับ agenda
การหากระบวนการทำงานที่เหมาะกับแต่ละ agenda เพื่อให้ทีมทำงานตามขั้นตอนไปพร้อมกันได้อย่างราบรื่น จนพบข้อสรุปหรือตัดสินใจได้ในที่สุด เช่น 10 นาทีแรก ทุกคนแชร์ข้อมูลกัน 10 นาทีต่อมาให้ระดมไอเดียที่สนใจ และเลือกแนวทางที่น่าจะตอบโจทย์ปัญหา ส่วน 15 นาทีที่เหลือ ทีมจะช่วยกันคราฟต์โซลูชั่นที่มาจากความสนใจของแต่ละคน มีข้อมูลครอบคลุม และเปิดพื้นที่สำหรับข้อเสนอแนะ
7.ระบุว่าทีมควรเตรียมตัวยังไงก่อนประชุม
ส่ง agenda การประชุมให้สมาชิกแต่เนิ่นๆ ทุกคนจะได้รู้ว่าควรเตรียมตัวยังไง และมีเวลาทำการบ้านเต็มที่ก่อนประชุม
8.ระบุว่าใครนำประชุมในหัวข้อไหน
หัวหน้าไม่จำเป็นต้องนำประชุมทุกหัวข้อ ระบุไปเลยว่าใครจะนำประชุมหัวข้อไหน โดยพิจารณาจากงานที่รับผิดชอบ ความถนัดเชี่ยวชาญ และความเหมาะสม
9. เริ่มประชุมด้วยการรีวิว agenda และปรับได้ ถ้าจำเป็น
อาจฟังดูแปลกนิดๆ แต่การเริ่มประชุมด้วยการนั่งอ่านทวน agenda กันก่อน นอกจากจะช่วยให้เราตรวจสอบความถูกต้อง ไม่ตกหล่นเรื่องไหนแล้ว ยังทำให้เห็นภาพรวม และถือโอกาสปรับเปลี่ยน agenda ตามความเหมาะสมได้อีกด้วย
10. ถ้าประชุมเป็นประจำ ให้จบด้วยข้อเสนอเพื่อปรับปรุงการประชุม
สำหรับการประชุมเป็นประจำ เช่น รายสัปดาห์หรือรายเดือน ควรทิ้งท้ายการประชุมด้วย 2 คำถามเบสิก นั่นคือ สิ่งที่เราทำได้ดีคืออะไร กับ สิ่งที่เราอยากทำให้ต่างออกไปในการประชุมครั้งหน้าคืออะไร นี่คือช่วงที่ทีมจะได้พัฒนาตัวเอง ทำความเข้าใจกัน และสร้างความพึงพอใจกัน รวมถึงกล้าคิดกล้าทำสิ่งที่ต่างไปจากเดิมบ้าง
และนี่คือเหล่าเทคนิคที่จะช่วยให้คุณและทีมไม่ออกทะเลเมื่ออยู่ในห้องประชุม และสำหรับใครที่อยากนำทีมให้ดีในทุกเรื่อง ลองเข้าไปดูคอร์สต่างๆ ในหลักสูตร M.B.A (Business Innovation) ของ TUXSA ได้ที่นี่
อ้างอิง:
https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting
