รู้หรือไม่ว่า ในบรรดาหลายสิ่งที่เราต้องทำ อาจมีสิ่งสำคัญจริงๆ แค่ 20 เปอร์เซ็นต์เท่านั้น วันนี้ TUXSA ขอพาคุณมารู้จักกับ “กฏ 80/20” และวิธีประยุกต์ใช้กฏนี้กับการทำงาน
มาเรียนรู้ไปด้วยกันได้เลย!
ที่มาของกฎ 80/20 หรือ Pareto Principle
กฎ 80/20 หรือหลักการพาเรโตแรกเริ่มเดิมทีนั้นเป็นเครื่องมือทางสถิติที่ได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวาง โดยเป็นผลจากการสังเกตการณ์ของนักเศรษฐศาสตร์ชาวอิตาลี นามว่า Vilfredo Pareto เขาสังเกตว่า 80 % ของรายได้ในอิตาลีมาจากประชากรเพียงจำนวน 20 % เท่านั้น ซึ่งปรากฏว่าอัตราส่วน 80:20 นี้เป็นจริงในวงการอื่นๆ ด้วยเช่นกัน และสามารถนำไปปรับใช้กับชีวิตประจำวันอื่นๆ ได้เป็นอย่างดี
กฎ 80/20 จึงเป็นหลักการที่ช่วยให้มองเห็นและจดจ่อกับสิ่งที่สำคัญจริงๆ เพียงไม่กี่อย่าง ให้เราสามารถใช้เวลาไปอย่างคุ้มค่ากับการพัฒนาจุดแข็งและพัฒนาทักษะและความเชี่ยวชาญในเรื่องที่สำคัญมากกว่าทุ่มเทเวลาที่มีไปกับการพยายามแก้ไขจุดอ่อนทั้งหมด ซึ่งเป็นเรื่องที่ไม่จำเป็น
ทำไมต้อง 80/20?
หลักการนี้มักถูกเข้าใจผิดว่าหมายถึง การทำงานน้อยๆ ผลิตน้อยๆ และใช้เวลาน้อยๆ ซึ่งผลลัพธ์ที่ได้จากการทำน้อยๆ ไว้ก่อนโดยไม่ได้วางแผนการทำงาน ก็อาจจะได้งานออกมาที่มีข้อผิดพลาดมากขึ้น และสุดท้ายต้องเสียเวลามากกว่า 80 % ไปกับการแก้ไขมัน จริงๆ แล้วกฎ 80/20 หมายถึงการทำงานอย่างฉลาดเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพ เพื่อจะได้เหลือเวลาไว้ทำอย่างอื่นที่เพิ่มคุณค่าได้มากกว่า
บางครั้งเราอาจเรียกกฎ 80 /20 ว่าเป็น Law of the vital few หรือหมายถึง ส่วนเล็กๆน้อยๆ ที่สำคัญและส่งผลต่อส่วนอื่นๆ เป็นจำนวนมาก ซึ่งสามารถนำไปปรับใช้ได้กับทุกสถานการณ์จนอาจเรียกได้ว่าเป็น “กฎครอบจักรวาล” ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการบริหารจัดการงาน ความสัมพันธ์และการติดต่อกับผู้คน หรือแม้แต่ในเรื่องการดูแลตัวเอง เช่น การกิน การนอน การออกกำลังกาย เป็นต้น
และกฎนี้ก็ไม่ได้จำเป็นว่าคุณต้องทำ 80/20 เป๊ะๆ ตามสถิติหรืออัตราส่วนดังกล่าว แค่เข้าใจว่ามันเป็นเพียง Indicators หรือตัววัดตัวหนึ่งเท่านั้น เพราะแนวคิดหลักของกฏ 80/20 ก็คือ การหาส่วนเล็กๆ น้อยๆ ที่ทำให้ได้ผลลัพธ์มหาศาล
4 วิธีประยุกต์ใช้กฎ 80/20 กับการทำงาน
James clear ผู้เขียนหนังสือเรื่อง Atomic Habits ได้เสนอ 4 วิธีที่สามารถนำกฎ 80/20 นี้ไปประยุกต์กับการทำงานให้ได้ผลดียิ่งขึ้น โดยเริ่มจาก
- ลิสต์ 10 อย่างที่คุณใช้เวลาไปกับมันมากที่สุด
- วง 2 อย่างที่คุณรู้ว่าจะสร้างผลลัพธ์ได้มากที่สุด และใช้เวลากับ 2 สิ่งนี้
- ขีดฆ่า 8 อย่างที่เหลือและหยุดทำ โดยอาจใช้ระบบช่วยจัดการหรือให้คนอื่นทำแทน
- ทำข้อ 1-3 ซ้ำ
แนวทางนำกฎ 80/20 ไปปรับใช้กับทุกด้านในชีวิต
สิ่งที่สำคัญที่สุดของหลักการ 80/20 ก็คือ ความสามารถในการวางเป้าหมายและทำให้ได้ แต่ขั้นตอนในการทำนี่แหละคือสิ่งที่สำคัญ ว่าจะทำอย่างไรที่ไม่ต้องทำถึง 100% หรือ 80% แต่ผลลัพธ์ที่ได้นั้นได้มากถึง 80-100% มีแนวทางที่คุณสามารถนำไปปรับใช้กับทุกๆ ด้านของชีวิต ได้แก่
- การบริหารเวลา : ลิสต์งานสำคัญที่ไม่ต้องใช้เวลาทำเยอะแต่ได้ผลลัพธ์มาก
บางครั้งเราใช้เวลาทำงานเยอะแต่กลับไม่ได้งานที่ Productive เท่าที่ควร อาจเป็นเพราะงานนั้นคืองานด่วนงานแทรกแต่ไม่ใช่งานที่สำคัญ เช่น ใช้เวลามากกว่า 1 ชั่วโมงในการตอบทุกอีเมลแทนที่จะใช้เวลาเพียง 20 นาทีในการเจรจาหารือกับลูกค้าหรือที่ปรึกษาซึ่งเป็นเรื่องที่สำคัญกว่า ลองนำกฎ 80/20 มาแจกแจงรายการสิ่งที่ต้องทำ ว่าอะไรที่ส่งผลต่อเป้าหมายระยะยาวของเรา และสร้าง Productivity ได้มากกว่า ดูว่างานไหนที่ใช้เวลามากที่สุดและเกิดผลลัพธ์ที่สุด โดยอาจลองประเมินดูว่างานแต่ละอย่างใช้เวลาไปคิดเป็นกี่เปอร์เซ็นต์ เพื่อให้เห็นภาพรวมที่ชัดเจนในการตัดสินใจว่าควรทุ่มเทให้กับงานอะไรก่อน และงานอะไรที่ไม่ควรต้องเสียเวลาทำเลย
- การจัดการความสัมพันธ์ : รักษาความสัมพันธ์ที่ส่งผลดีในระยะยาว
นำหลักการ 80/20 มาประยุกต์ใช้และตัดสินใจว่ามีความสัมพันธ์ใดบ้างที่ดีต่อชีวิตของคุณ เช่น กลุ่มเพื่อนที่สนใจเรื่องที่คล้ายกัน ครอบครัวที่คอยส่งเสริม พาร์ทเนอร์ที่เป็นแรงผลักดันและกำลังใจให้แก่กัน หรือความสัมพันธ์แบบใดก็ตามที่ทำให้คุณกลายเป็นคนที่ดีขึ้น ซึ่งโดยมากแล้วรูปแบบความสัมพันธ์ในชีวิตเราส่วนใหญ่มักมีเพียงไม่กี่กลุ่มเท่านั้นที่เราใช้เวลาด้วยมากที่สุด หาให้เจอว่าใครคือส่วนสำคัญในชีวิตคุณ 20% นี้
นอกจากรักษาความสัมพันธ์ที่ดีแล้ว หากรู้สึกว่าความสัมพันธ์กำลังมีปัญหาก็สามารถนำกฎ 80/20 มาปรับใช้ด้วยการวิเคราะห์ว่าอะไรคือสาเหตุของปัญหาในความสัมพันธ์นี้ ซึ่งมักจะเป็นเรื่องเล็กๆน้อยๆเพียง 20% ของพฤติกรรมบางอย่างที่เราไม่ชอบแต่เก็บสะสมไว้จนกลายเป็นปัญหา ให้นำ 20% นี้มาพูดคุยกันเพื่อแก้ปัญหาอย่างตรงจุด ย่อมช่วยให้ความสัมพันธ์ดีขึ้นอย่างแน่นอน
- การตั้งเป้าหมาย : โฟกัสที่เป้าหมายไม่กี่อย่างและทำให้สำเร็จ
เพราะการมีเป้าหมายเยอะเกินไปทำให้ไม่สามารถแยกแยะได้ว่าอะไรคือเป้าหมายที่สำคัญจริงๆ เพราะทุกอย่างดูเหมือนจะสำคัญทั้งหมด และก็ไม่รู้ว่าจะต้องโฟกัสที่อะไรก่อนดี แบบนี้จะทำให้งานทุกงานไม่เสร็จและพอกพูนจนกลายเป็นงานค้างได้ ลองตั้งเป้าหมายโดยนำกฎ 80/20 มาใช้ หรือใช้หลัก SMART ในการตั้งเป้าหมาย ซึ่งประกอบด้วย Specific = มีความชัดเจน, Measurable = วัดผลได้, Achievable = ทำสำเร็จตามเป้าหมายได้, Realistic = สมเหตุสมผล และ Time Bound = มีกรอบเวลาที่แน่ชัด
เมื่อมีหลักการตั้งเป้าหมายแล้ว ก็ให้ลิสต์เป้าหมายที่ต้องการมา 10 ข้อ แล้วถามตัวเองว่าหากคุณต้องทำ 1 สิ่งให้เสร็จภายในวันนี้ อะไรคือสิ่งที่คุณอยากทำที่สามารถสร้างผลลัพธ์เชิงบวกให้คุณได้มากที่สุด และลิสต์อีกหนึ่งสิ่งที่คุณอยากทำในลำดับต่อมา และตั้งใจว่าในหนึ่งวันนี้จะทุ่มเทใช้เวลากับสองสิ่งนี้ เพราะมันคือ 20% ของสิ่งสำคัญที่ส่งผลลัพธ์ให้คุณได้มากที่สุดนั่นเอง
สรุป
การวางแผนเป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับกฎ 80/20 เพื่อให้คุณได้ทำทุกสิ่งได้อย่างคุ้มค่าและเกิดผลลัพธ์มากที่สุด โดยไม่จำเป็นต้องทุ่มเททั้งเวลาและพลังงานไปอย่างเปล่าประโยชน์ หลักการนี้อาจจะบอกเราว่า หากเราไม่สามารถทำอะไรให้ออกมาดีที่สุดก็อย่าทำเลยดีกว่า เพราะมันอาจมีค่าเท่ากับไม่ทำ เพราะฉะนั้นเลือกทำสิ่งที่สำคัญและใช้เวลาอย่างคุ้มค่า เพื่อสุดท้ายแล้วจะเหลือเพียงแก่นที่สำคัญจริงๆ ซึ่งเป็นเพียง 20% ที่ส่งผลมากที่สุด สำหรับผู้ที่สามารถพบ “ส่วนเล็กๆน้อยๆ ที่สำคัญที่สุดแต่ส่งผลต่อส่วนอื่นๆอีกเป็นจำนวนมาก” ย่อมมีเวลามากกว่า คุณภาพชีวิตที่ดีกว่า และมีความเครียดที่น้อยกว่าอย่างแน่นอน
อ้างอิง:
- medium.com
- investopedia.com
- jamesclear.com
- briantracy.com
