คุณคิดว่าตัวเองใส่ใจการทำงานของทีม แต่ระวังให้ดี การใส่ใจทุกรายละเอียดอาจทำให้คุณกลายเป็นหัวหน้าที่จู้จี้ชอบจับผิดในสายตาลูกน้องได้
เราจะรู้ได้อย่างไรว่าตัวเองกำลัง micromanage? ลองรีเช็กตัวเองอีกทีจาก 5 คำถามข้างล่างนี้กัน
คำถามที่ 1 คุณมีงานที่รออนุมัติและตัดสินใจยาวเหยียด?
หนึ่งสิ่งที่หัวหน้าทุกคนต้องทำเหมือนกันคือรับผิดชอบและคอยให้คำแนะนำลูกน้องในทีม ไม่ว่าจะเป็นการตรวจสอบรีวิวผลงาน อนุมัติค่าใช้จ่ายและตัดสินใจในข้อเสนอต่างๆ ซึ่งความรวดเร็วในการดำเนินการนั้นขึ้นอยู่กับแต่ละบุคคล แต่หัวหน้าแบบ Micromanager มักมีแนวโน้มตรวจสอบทุกรายละเอียดในเชิงลึก ทำให้ใช้เวลามาก กว่าจะอนุมัติโปรเจกต์สักชิ้นหนึ่ง และทำให้งานที่รออนุมัติอยู่นั้นค้างจนกลายเป็นคอขวด คือมีแต่งานที่รออนุมัติแต่ยังไม่มีโปรเจกต์ที่เสร็จสักชิ้น ทำให้ทุกคนต้องเสียเวลามากมายไปกับการรอคอย
ในขณะที่หัวหน้าที่บริหารลูกน้องอย่างเหมาะสมมักจะ “สื่อสาร” กับลูกน้องในทีมอยู่บ่อยๆ ให้ทุกๆการทำงานนั้นชัดเจนและเข้าใจตรงกัน รวมถึงบอกให้คนในทีมรับรู้ว่ามาตรฐานของงานที่ต้องการเป็นแบบไหน คุณอาจมีรายการที่รออนุมัติอยู่ แต่ก็ให้ถามตัวเองก่อนว่า คุณต้องการตรวจสอบงานอย่างละเอียดก่อนหรือเป็นเพราะคุณรู้สึกว่างานล้นมือจนทำไม่ทันกันแน่ เพราะหากว่างานล้นมือเกินไปแล้ว คุณสามารถทำงานที่สำคัญเร่งด่วนก่อนหรือกระจายงานให้ลูกน้องได้ ซึ่งเป็นการแสดงความไว้ใจในความรับผิดชอบของพวกเขา แต่หากคุณกองงานไว้นานเกินไป ลูกน้องในทีมจะรู้สึกเบื่อหน่ายและหมดไฟในการทำงาน เพราะพวกเขารู้สึกว่าถูก Micromanaged อยู่นั่นเอง
คำถามที่ 2 คุณแก้ปัญหาผลการทำงานที่แย่ด้วยการตั้งนโยบายใหม่?
เป็นเรื่องปกติที่ทุกๆ ทีมในที่ทำงานจะประกอบไปด้วยพนักงานที่มีผลงานดีบ้างแย่บ้างปะปนกันไป แม้แต่ทีมที่ทำงานได้ดีเลิศก็อาจมีสมาชิกบางคนที่ผลงานยังไม่ดีเท่าไหร่ ซึ่งหัวหน้าแบบ Micromanager จะมองว่าแม้มีส่วนเล็กๆ ที่ไม่ดีในทีมอยู่ ก็จำเป็นต้องแก้ไขให้หมดยกทีม ด้วยการตั้งกฎกติกาใหม่ให้ทุกคนต้องปฏิบัติตาม ยกตัวอย่างเช่น หากมีพนักงานคนหนึ่งในทีมที่ตอบอีเมลกลับช้ามาก ในขณะที่พนักงานคนอื่นตอบอีเมลกลับในระดับปกติ หัวหน้า Micromanager จะรู้สึกว่านี่เป็นการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ เพราะฉะนั้นต้องแก้ยกทีม จึงตั้งกฎใหม่ให้ทุกคนในทีมตอบอีเมลกลับภายใน 24 ชั่วโมง เพราะไม่อยากให้เหตุการณ์แบบนี้เกิดขึ้นซ้ำอีก
ในขณะที่หัวหน้าที่บริหารลูกน้องอย่างเหมาะสมจะดูที่ผลงานของพนักงานแต่ละคนและประเมินว่าพวกเขาควรต้องเรียนรู้อะไรเพิ่มเติม หรือมีอะไรที่ควรเปลี่ยนเพื่อให้การทำงานนั้นดีขึ้นบ้าง หัวหน้าแบบนี้จะไม่ใช้วิธีเปลี่ยนกฎใหม่ทั้งทีมเพราะรู้ดีว่าการทำแบบนั้นยิ่งเป็นการทำลายทีม สิ่งที่พวกเขาทำคือพยายามทำให้คนที่ผลงานไม่ค่อยดีหรือทำงานช้าได้ปรับตัวทีละขั้นจนค่อยๆ ดีขึ้น มากกว่าไปเร่งคนทั้งทีม ซึ่งทำให้คนที่คนทำงานไวก็จะยิ่งทำงานไวขึ้น ส่วนคนที่ทำงานช้าจะรู้สึกกดดัน ยิ่งตามเพื่อนไม่ทันและไม่อยากจะทำงานต่อเพราะรู้สึกถูก Micromanaged มากเกินไป
คำถามที่ 3 คุณยืนยันจะร่วมประชุมกับลูกน้องเวลามีประชุมกับคนสำคัญ?
หากมีพนักงานเพิ่งเข้าทีมมาทำงานวันแรก แน่นอนว่าในฐานะหัวหน้าทีม คุณจำเป็นต้องเข้าร่วมประชุมกับพนักงานใหม่เพื่อให้คำแนะนำและความรู้ที่จำเป็นต่างๆ และพนักงานใหม่เองก็ต้องการคำปรึกษาและฟีดแบ็กจากคุณซึ่งเป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน แต่เมื่อพนักงานคนนั้นเริ่มเข้าใจหน้าที่ของตัวเองและทำงานได้ดีพอแล้ว หากคุณยังคงไม่ปล่อยให้พนักงานรับผิดชอบจัดการงานด้วยตัวเอง พวกเขาอาจรู้สึกว่าคุณไม่ไว้วางใจ และมองว่ากำลังถูก Micromanaged อยู่
แต่หัวหน้าที่บริหารลูกน้องเป็นจะรู้ว่าเมื่อไหร่ที่พนักงานต้องการคำปรึกษา และจะแนะนำแนวทางพนักงานคนนั้นอย่างไรให้สามารถบริหารงานและรับผิดชอบด้วยตัวเองได้อย่างดีที่สุด ซึ่งเมื่อพวกเขาสามารถทำได้สำเร็จ พวกเขาจะรู้สึกว่าคุณให้ความไว้วางใจมากๆ และอยากจะพัฒนาผลงานตัวเองให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่อง
คำถามที่ 4 คุณใช้เวลาเยอะเกินไปในการอธิบายว่างานนี้ต้องทำยังไงและงานไหนต้องทำให้เสร็จ?
หัวหน้าแบบ Micromanager ส่วนใหญ่แล้วมักชอบควบคุมการทำงานทุกอย่างให้เป็นไปตามแผนเพราะต้องการให้งานออกมาดีไม่มีข้อผิดพลาดมากที่สุด เพราะฉะนั้นเวลาพวกเขาแบ่งงานให้พนักงานในทีม พวกเขาจะอธิบายสิ่งที่ต้องทำที่รวมไปถึงรายละเอียดเล็กๆน้อยๆ และอยากให้ทุกคนทำตามกระบวนการที่วางไว้ทุกขั้นตอน
แต่มนุษย์เราไม่ใช่หุ่นยนต์ พนักงานในหนึ่งทีมล้วนเต็มไปด้วยความคิดที่แตกต่าง แต่ละคนย่อมมีจุดแข็งจุดอ่อนที่ไม่เหมือนกัน และระบบความคิดและวิธีการทำงานก็เป็นเรื่องที่เฉพาะบุคคลมาก พนักงานบางคนอาจมีวิธีทำงานที่เร็วกว่าก็เป็นได้ ถ้าหากหัวหน้าคนนั้นเชื่อใจพวกเขามากพอจะลองให้พวกเขาหาวิธีคิดและสไตล์การทำงานของตัวเอง
หัวหน้าที่บริหารลูกน้องเป็นจะโฟกัสที่ผลลัพธ์มากกว่ากระบวนการ หมายความว่า ไม่ว่าพนักงานคนนั้นจะทำงานด้วยวิธีไหน ถ้าหากผลลัพธ์ออกมาดีและตรงตามมาตรฐานที่วางไว้ ก็ถือว่าพวกเขาทำงานได้สำเร็จแล้ว เพราะฉะนั้นหัวหน้าแบบนี้จะไม่ถามพนักงานว่าพวกเขาต้องทำอะไรบ้าง แต่จะบอกพนักงานว่ามีอะไรบ้างที่ต้องทำให้เสร็จและเราจะช่วยเหลือพนักงานได้อย่างไรบ้าง
คำถามที่ 5 คุณต้องการรายงานการทำงานรายสัปดาห์หรือรายเดือนจากลูกน้อง?
การทำตารางงานรายวันหรือรายสัปดาห์จริงๆ แล้วเป็นเรื่องที่ดีมากเพื่อให้พนักงานในทีมได้รับรู้ร่วมกันว่าแต่ละคนกำลังทำหน้าที่อะไรอยู่ เพื่อช่วยเหลือและร่วมมือกันได้ง่ายขึ้น หากตารางงานนั้นทุกคนสามารถเข้าถึงได้ แต่หัวหน้าแบบ Micromanager มักต้องการให้พนักงานทำตารางงานส่งเพื่อรายงานให้ตัวเองรับรู้คนเดียวเท่านั้น ทำให้พนักงานรู้สึกเหมือนถูกจับผิดตลอดเวลา
หรือแม้แต่การระบุเดดไลน์กำหนดวันส่งงาน ซึ่งเป็นเรื่องที่ดีให้พนักงานได้รับผิดชอบ จัดการงานได้ทันเวลา แต่หัวหน้าแบบ Micromanager มักจะคอยทวงถามว่างานดำเนินการไปถึงไหนแล้ว ที่แสดงให้เห็นว่าพวกเขากำลังจับตาดูพนักงานอยู่
ในขณะที่หัวหน้าที่บริหารลูกน้องเป็นจะสังเกตเพื่อถามพนักงานว่าพวกเขามีติดขัดที่ตรงไหนบ้าง เพื่อช่วยเหลือให้พนักงานสามารถทำงานได้ราบรื่นที่สุด นั่นเป็นเพราะหัวหน้าแบบนี้โฟกัสที่ผลลัพธ์และรับรู้ว่าแต่ละคนมีแนวทางการทำงานของตัวเอง สิ่งที่หัวหน้าทำคือการให้ความไว้วางใจและให้พนักงานได้รับผิดชอบผลงานของตัวเองให้ดีที่สุดเท่านั้น
และสำหรับใครที่อยากพัฒนาตัวเองเพื่อเป็นหัวหน้าที่ดีกว่าเมื่อวาน ดูรายละเอียดหลักสูตร M.B.A. (Business Innovation) ของ TUXSA ได้ที่นี่
อ้างอิง : https://ideas.ted.com/5-signs-you-are-a-micromanager
