อยากสร้างทักษะการปรับตัวในองค์กร ต้องทำอย่างไร?

how-to-build-an-adaptive-culture-in-your-organization

คุณทราบมั้ยว่า บริษัทในกลุ่ม Fortune 500 ที่สามารถ ‘อยู่รอด’ มาตั้งแต่ปี 1955 จนถึงปี 2016 มีเพียง 12% เท่านั้น!

ความล้มเหลวของบริษัทอีก 88% ที่เหลือ ทำให้เราเห็นว่าไม่ว่าบริษัทของเราจะเป็นที่รักหรือเป็นที่นิยมมากแค่ไหน แต่หากเราไม่มีความสามารถในการ ‘ปรับตัว’ ก็เจ๊งได้เหมือนกัน

คำถามคือ…แล้วคุณและองค์กรของคุณรับมือกับการเปลี่ยนแปลงกันอย่างไร?

เราจึงขอนำเสนอเทคนิคต่างๆ ที่จะมาช่วยเตรียมคุณและทุกคนในองค์กร ให้มีความพร้อม สามารถยืดหยุ่น และปรับตัวรับกับทุกสภาพการณ์ที่อาจเกิดขึ้นได้

เตรียมรับการเปลี่ยนแปลงด้วยแบบฝึกหัด ‘Kill Our Company’

แบบฝึกหัด Kill Our Company คือหนึ่งในเทคนิคที่ถูกนำมาใช้ฝึกคนในองค์กรให้มีทักษะการรับมือกับความเสี่ยงและการเปลี่ยนแปลงมากขึ้น ผ่านการรวบรวมคนจากหลายแผนกในองค์กร (หรือบางทีอาจจะเชิญลูกค้า หรือคู่ค้า มาร่วมด้วยก็ได้) แบ่งพวกเขาออกเป็นกลุ่มย่อย และให้แต่ละกลุ่มเริ่มระดมสมองหาวิธีที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่สุดในการ ‘ฆ่า’ หรือทำให้บริษัทของเรา ‘เจ๊ง’ ลงในกระดาษ Post-it

ไอเดียที่ได้อาจจะมีตั้งแต่ “ทำให้ข้อมูลส่วนตัวของลูกค้ารั่วไหลไปสู่สาธารณะ” “คู่แข่ง A ขายสินค้าเดียวกันในราคาที่ถูกกว่า 50%” ไปจนถึง “คู่แข่ง B มีบริการจัดส่งสินค้าในวันเดียว”

เมื่อทุกคนระดมสมองเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้จัดระเบียบ Post-it เหล่านั้น โดยเรียงจากไอเดียที่ดูเป็นภัยคุกคามต่ำไปยังไอเดียที่ดูเป็นภัยคุกคามรุนแรงต่อบริษัท และให้ทุกคนลองตั้งคำถามและพูดคุยกันว่า ไอเดียที่เป็นภัยคุกคาม 3 อันดับแรกที่ทุกคนเห็นตรงกันคืออะไร? ความเป็นไปได้ของการเกิดภัยคุกคามที่รุนแรงที่สุดน่าจะเกิดขึ้นจากจุดไหน อย่างไร? หรือเราสามารถทำอะไรในตอนนี้เพื่อป้องกันหรือชะลอภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้นได้บ้าง?

เทคนิคนี้ถูกนำไปใช้อย่างแพร่หลายในองค์กรหลากหลายรูปแบบทั่วโลก ตั้งแต่สภาเทศบาลเมืองแห่งรัฐเท็กซัสที่นำเทคนิคนี้ไปใช้ในการวิเคราะห์และเตรียมพร้อมรับความเสี่ยงหรือภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้นต่อเมือง ไปจนถึงบริษัท HBO ที่สุดท้ายสามารถลิสต์กลวิธีที่คู่แข่งอาจใช้ทำลายพวกเขาได้ถึง 3 หน้ากระดาษในครั้งแรกที่นำเทคนิคไปใช้!

และถึงแม้ว่าเทคนิคนี้อาจจะฟังดูเพี้ยนๆ ในตอนแรก แต่โจทย์สุดประหลาดนี้แหละที่ชวนให้คนในองค์กรคิดและเห็นภาพเดียวกันเกี่ยวกับความเป็นไปได้ของความล้มเหลว จุดแข็ง จุดด้อย และภาพรวมของธุรกิจในแง่มุมต่างๆ ที่อาจถูกมองข้ามไปได้มากขึ้น

เฟ้นหาคนที่มีทักษะการปรับตัวเข้ามาในองค์กรด้วยคำถาม ‘What if…’

เพราะความสามารถในการปรับตัวของธุรกิจ เกิดมาจากความสามารถในการปรับตัวของคนในองค์กร ฉะนั้น หนึ่งในวิธีที่ช่วยสร้างสังคมที่พร้อมรับการเปลี่ยนแปลง คือการมีบุคลากรที่มี Mindset พร้อมยืดหยุ่น มาช่วยขับเคลื่อนวัฒนธรรมในองค์กร

ในการสัมภาษณ์งานเพื่อรับคนใหม่ๆ เข้ามาร่วมทีม การถามคำถามประเภท ‘What if…’ หรือ ‘ถ้าหาก…เกิดขึ้น คุณจะทำอย่างไร’ ช่วยให้คุณมองเห็นความสามารถในการปรับตัวของพวกเขามากขึ้น ผ่านการกระตุ้นให้พวกเขานึกภาพและตัดสินใจบนความเป็นไปได้ของอนาคตในหลากหลายเวอร์ชัน 

ตัวอย่างคำถาม ‘What if…’

  • ถ้าหากรายได้หลักของบริษัทหายวับไปในชั่วข้ามคืน คุณจะทำอย่างไร
  • ถ้าหากเกิดภัยพิบัติทางธรรมชาติที่ทำให้ลูกค้าไม่สามารถเดินทางมาซื้อของที่ร้านได้ คุณจะทำอย่างไร
  • ถ้าหากซัพพลายเออร์ไม่มีสินค้ามาส่งให้คุณทันเวลาในการจัดจำหน่าย คุณจะทำอย่างไร

คำถามเหล่านี้จะช่วยให้คุณพอสัมผัสได้ในระดับหนึ่งว่าบุคคลนั้น มีความสามารถในการปรับตัวแค่ไหน ผ่านการฟังพวกเขาอธิบายสถานการณ์ที่อาจเกิดขึ้น รวมไปถึงทางออกต่างๆ ที่อาจเป็นไปได้จากโจทย์ที่ได้รับ

ทั้งนี้ เพื่อให้คุณได้ทราบแนวคิดและประสบการณ์ด้านการปรับตัวของบุคคลนั้นมากขึ้น คุณอาจจะลองให้เขาช่วยเล่าประสบการณ์ที่ท้าทาย การเปลี่ยนแปลงที่ยาก หรือช่วงเวลาที่ตัดสินใจผิดพลาดที่พบเจอในการทำงานให้ฟัง  

แล้วค่อยๆ เจาะลึกด้วยคำถามแนว ‘What if..’ ต่อ เช่น ‘ถ้าหาก (สถานการณ์บางอย่างที่แตกต่างจากความเป็นจริง) เกิดขึ้นแทน คุณคิดว่าสถานการณ์ต่อไปจะเป็นอย่างไร’ 

การถามแบบนี้ นอกจากจะช่วยให้ผู้ตอบเชื่อมโยงสถานการณ์ได้ง่ายขึ้น กระตุ้นให้เขาพิจารณาตัวเลือกที่อาจเป็นไปได้ทั้งในมุมอดีตและอนาคตแล้ว มันยังช่วยให้เราสัมผัสได้ว่าเขามีความเต็มใจหรือพร้อมที่จะ ‘เปลี่ยนความคิด’ ให้ยืดหยุ่นต่อสถานการณ์มากน้อยแค่ไหนอีกด้วย

มองความล้มเหลวใหม่ด้วย Failure log

การมีมุมมองว่าความล้มเหลวคือสิ่งที่น่าอับอายและควรหลีกเลี่ยง เป็นหนึ่งในแนวคิดที่ ‘จำกัด’ ความกล้าที่จะขยับตัวเพื่อสำรวจ ทดลอง และเปลี่ยนแปลงสิ่งใหม่ๆ ในองค์กรอย่างมาก

Failure log หรือ บันทึกแห่งความล้มเหลว เป็นเครื่องมือที่ช่วยเปิดโอกาสให้ทุกคนจดบันทึกความผิดพลาด หรือความผิดหวังที่เกิดขึ้นจากการทำงานในแต่ละครั้ง โดยแทนที่จะโฟกัสไปที่ความรู้สึกเศร้า หรือความรู้สึกหดหู่ที่มาจากความล้มเหลว ให้โฟกัสไปที่ตรรกะและเหตุผลเบื้องหลังการเกิดความล้มเหลวเหล่านั้นแทน

ซึ่งการทำเช่นนี้นอกจากจะเป็นการให้ทุกคนได้มีพื้นที่ในการ ‘ยอมรับ’ ความผิดพลาดที่เกิดขึ้น ยังช่วยกระตุ้นให้พวกเขามองความผิดพลาดในมุมใหม่ว่าจริงๆ แล้ว มันก็เป็นบทเรียนมีค่า ที่มีส่วนช่วยให้พวกเขาเรียนรู้ เติบโต และประสบความสำเร็จได้เช่นกัน

ทั้งนี้ การปฏิบัติต่อความล้มเหลวด้วยรูปแบบใหม่ๆ ไม่ได้จำกัดไว้เพียงการจดบันทึกไว้ในสมุดของแต่ละคนเท่านั้น บางบริษัทอย่าง Dun & Bradstreet หรือบริษัทที่ให้บริการข้อมูลเชิงพาณิชย์การวิเคราะห์และข้อมูลเชิงลึกสำหรับธุรกิจในสหรัฐอเมริกาก็ได้นำแนวคิดนี้ไปประยุกต์เป็น Failure Wall ที่ชวนให้ทุกคนมาแชร์ความล้มเหลวของตัวเองผ่านการเขียนมันลงบน Post-it และแปะไว้บนกำแพงที่ทุกคนสามารถมองเห็นได้ เพื่อสร้างมุมมองใหม่ต่อคนในองค์กรว่าความล้มเหลวเป็นเรื่องธรรมดาที่เกิดขึ้นได้กับทุกคน และเราสามารถนำมาแชร์และพูดคุยกันได้

สุดท้าย ไม่ว่าจะด้วยแบบฝึกหัดที่ชวนให้คุณคิดถึงความเป็นไปได้ของความล้มเหลวที่อาจเกิดขึ้น การเฟ้นหาคนที่มีทักษะการปรับตัวด้วยคำถามต่างๆ การเปลี่ยนมุมมองเกี่ยวกับความล้มเหลวใหม่ หรือเทคนิควิธีอื่นๆ คุณและองค์กรของคุณก็ควรจะทำให้ ‘การปรับตัว’ เป็นส่วนหนึ่งของชีวิตประจำวันอยู่เสมอ