ในวิชา Agile Way of Working ของ TUXSA มีบทเรียนที่แนะนำ Kanban ระบบการทำงานซึ่งคิดค้นโดยวิศวกรของบริษัท Toyota ในช่วงปี 1940 มาปรับใช้กับการทำงานยุคนี้ เพื่อให้ทุกคนในทีมมองเห็นภาพรวมของงานร่วมกัน และบริหารงานในแต่ละขั้นตอนได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
มาลองทำความรู้จักระบบนี้ไปด้วยกัน! และคลิกเรียน Agile Way of Working ได้ที่นี่
กฏของ Kanban
1.Visualize the Workflow
ทำ Workflow ให้เห็นเป็นภาพ
2.Limit Work in Progress (WIP)
จำกัดจำนวนงานในแต่ละขั้นตอน สิ่งนี้ถือว่าเป็นองค์ประกอบสำคัญของ Kanban Board ที่ช่วยให้ผู้ใช้มองเห็นปัญหาคอขวด (Bottlenecks) ในขั้นตอนการทำงานได้ชัดเจน ทำให้แก้ไขได้เร็ว
3.Measure the Lead Time
วัดผลจาก Lead Time โดยพยายามทำให้สั้นที่สุดหรือใช้เวลาน้อยที่สุดนั่นเอง
Kanban Board คืออะไร
Kanban Board คือ เครื่องมือบริหารจัดการงานที่มีลักษณะเป็นกระดานและการ์ด ซึ่งออกแบบมาเพื่อช่วยให้เห็นภาพรวมและขั้นตอนของงานทั้งหมด ทำให้สามารถควบคุม Workflow และจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
วิธีทำ Kanban Board
แบ่งบอร์ดตามขั้นตอนของงาน เช่น แบ่งเป็น 3 ช่องคือ To Do ที่เอาไว้แปะงานที่พร้อมทำ Doing แปะงานที่กำลังทำ โดยมี Limit Work in Progress เช่น ไม่เกิน 5 งาน และ Done สำหรับงานที่ทำเสร็จ
หรือหากงานมีความซับซ้อนมากขึ้น ทีมงานสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสมกับประเภทของงาน เช่น
- Backlog: งานที่เข้ามาใหม่
- On Deck: งานที่วางแผนไว้ว่าจะทำ เช่น จะทำด้วยวิธีไหน และกำหนดว่าจะต้องเสร็จเมื่อไร
- On Progress: งานที่กำลังทำ
- Testing: งานที่กำลังตรวจสอบความเรียบร้อยก่อนส่งให้ลูกค้า
- Done: งานที่ทำเสร็จแล้ว
จากนั้น แปะการ์ดหรือ Post-it ที่ใช้เป็นตัวแทนของงานที่จะต้องทำ โดยผู้ใช้จะต้องเขียนงานที่ต้องทำ 1 ชิ้นต่อการ์ด 1 ใบ
ประเภทของ Kanban Board
1.Physical Kanban Board
- เหมาะกับทีมที่ทำงานในออฟฟิศเดียวกัน
- ข้อดี: ใช้งานง่าย เพียงวาดตารางลงบนกระดาน แล้วแปะกระดาษ Post-it ลงไป
- จับต้องได้ ให้ความรู้สึกที่ดีเวลาได้หยิบจับกระดาษไปตามคอลัมน์ต่างๆ
- ทำให้เกิดบทสนทนาระหว่างคนทำงาน
2.Digital Kanban Board
- เหมาะกับทีมที่ทำงานจากบ้าน หรือไม่ได้อยู่ในตึกเดียวกัน
- ข้อดี: ทีมงานทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลจากที่ไหนก็ได้
- นอกจากนี้ Kanban Board แบบดิจิทัลมักจะมีฟีเจอร์ที่ช่วยในการสรุปสถิติและวิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงานของทีม ซึ่งช่วยให้ระบุปัญหาและหาทางแก้ไขได้ดีขึ้นด้วย เช่น เวลาเฉลี่ยที่ใช้ตั้งแต่เริ่มงานจนงานเสร็จ, ขั้นตอนที่มักเกิดปัญหางานล้นเกิน WIP Limits เป็นต้น
เคล็ดลับ
สำหรับทีมเล็กๆ ที่ทำงานด้วยกันในออฟฟิศ แนะนำให้ลองเซ็ทอัพ Kanban Board บนกระดานดูก่อน เพราะกระดานที่สามารถหยิบจับได้จะทำให้เกิดบทสนทนาในทีม เป็นการสร้างความคุ้นเคยและช่วยสร้างระบบในการทำงานด้วย Kanban แล้วจึงค่อยขยับมาใช้กระดานแบบดิจิทัล เพื่อให้สะดวกมากขึ้นหากต้องทำงานนอกสถานที่
สำหรับผู้ที่สนใจ คลิกไปเรียนคอร์ส Agile Way of Working ของ TUXSA ได้ที่นี่
อ้างอิง:
https://www.atlassian.com/agile/kanban/boards
