การทำงานแบบทางไกลอาจทำให้ทุกคนใช้ชีวิตสะดวกขึ้น แต่ขณะเดียวกันเมื่อพูดถึง culture ขององค์กร หลายคนอาจไม่แน่ใจว่าสิ่งนี้จะยังอยู่ได้เมื่อเราไม่ได้เจอกันแบบตัวเป็นๆ
วันนี้ TUXSA มีกฎ 5 ข้อเพื่อให้เราทำงานทางไกลกันได้โดยไม่เสีย culture ไปมาแชร์กัน มาเรียนรู้ไปพร้อมกันได้เลย!
กฎ 5 ข้อให้เราทำงานทางไกลกันได้แบบมี culture
1.มี empathy เสมอ
เมื่อต้องทำงานทางไกล เวลาพูดคุยสื่อสารกันส่วนใหญ่นั้นต้องเป็นไปผ่านการแชทหรือในรูปของข้อความ ทำให้บางคนอาจตีความโทนเสียงของข้อความนั้นผิดไป ซึ่งก็เป็นเรื่องที่เกิดขึ้นได้ แต่สิ่งหนึ่งที่สำคัญและช่วยให้ทุกคนทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น คือการมี Empathy หรือความใส่ใจเพื่อนร่วมงาน โดยคำนึงถึงความปรารถนาดีและเจตนาดีของคนอื่นไว้ก่อน เพราะสิ่งนี้จะช่วยลดความเข้าใจผิดในทีมที่อาจเกิดขึ้นได้
2.ทำงานกับคนอื่นแบบโปร่งใส
วิธีง่ายๆ ที่สามารถช่วยให้ทุกคนในทีมทำงานได้ง่ายขึ้นก็คือการช่วยเหลือกันด้วยความจริงใจ แบ่งปันข้อมูลที่จำเป็นต่อการทำงานสำหรับทุกคน ไม่ว่าจะเป็นไฟล์บันทึกการประชุม, โน้ตสรุป หรือรายละเอียดสำคัญที่อาจตกหล่น ที่แชร์เป็นสาธารณะให้ทุกคนในทีมสามารถเข้าถึงได้ ย่อมช่วยให้การทำงานทางไกลง่ายและรวดเร็วขึ้น
3.ยอมรับช่วงเวลาทำงานที่ต่างกัน
แน่นอนว่าทุกการประชุมทางไกล ย่อมมีเรื่องความแตกต่างของเวลาและสถานที่ของแต่ละคน แต่ทำให้มั่นใจว่าทุกคนจะไม่ตกหล่นและได้รับรู้เรื่องการประชุมนั้นอย่างครบถ้วน โดยการวางแผนก่อนล่วงหน้า หรือจัดประชุมในเวลาที่ทุกคนสะดวกพร้อมกันให้ได้ เพราะทุกๆ การตัดสินใจนั้นไม่ควรเกิดขึ้นในนาทีสุดท้าย แต่ควรผ่านการับรู้และจากความคิดเห็นของทุกคน
4.ทำงานให้เป็นระบบ
อัพเดทข้อมูลการทำงาน หัวข้อการประชุม หรือรายละเอียดสำคัญอื่นๆ ในการทำงานให้เป็นระบบ และทำให้ทุกคนสามารถติดตามข้อมูลเหล่านี้ได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน โดยอาจมอบหมายให้มีหัวหน้านำประชุมและผู้ทำรายการสรุปประชุมไว้ล่วงหน้าก่อนทุกครั้ง เพื่อให้แน่ใจว่าทุกรายละเอียดสำคัญของประชุมนั้นมีบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร กลับมาดูย้อนหลังได้เมื่อมีการตัดสินใจเรื่องสำคัญ
5. ดูแลคนทำงานทางไกลแบบเท่าเทียม
สิ่งที่เป็นเรื่องพื้นฐานในทุกๆ การทำงานทางไกลระหว่างทีมก็คือ ทุกคนในทีมเท่าเทียมกัน แต่ประสบการณ์ของพวกเขาย่อมแตกต่างกันเป็นเรื่องปกติ หัวใจสำคัญของการทำงานทางไกลคือ การมีน้ำใจ และช่วยเหลือกันในทีมอย่างเท่าเทียมกัน และหากมีกิจกรรมที่จัดขึ้นในบริษัท อย่าลืมมอบโอกาสนั้นให้กับพนักงานที่ต้องทำงานทางไกลด้วยเช่นกัน
มองหากิจกรรมที่ทำให้ทุกคนมีส่วนร่วมกันมากที่สุด
เพราะทุกทีมล้วนเต็มไปด้วยสมาชิกทีมที่แตกต่างกัน แต่หน้าที่ของหัวหน้าทีมคือการเปิดโอกาสให้ทุกคนได้มีส่วนร่วมที่เท่าเทียมในทุกการสนทนา ผ่านการประชุมที่มีความหมายและความเข้าใจที่ตรงกัน มี 2 วิธีที่อาจช่วยให้ทีมทำงานทางไกลร่วมกันได้เหมือนอยู่ใกล้
- จัดประชุม Town Hall ที่รวมพนักงานทุกระดับ
Town Hall Meeting คือประชุมที่เป็นการพบปะระหว่าง CEO ผู้บริหารระดับสูงและพนักงานทุกคนในบริษัทไว้ด้วยกัน ประชุมแบบนี้มักจะจัดขึ้นเพื่ออัพเดทสถานการณ์ต่างๆ ในบริษัท แชร์ความเห็นถึงทิศทางและความเป็นไปต่างๆ ข้อดีของ Town Hall Meeting คือทุกคนมีโอกาสได้เจอกัน แบ่งปันไอเดียของตัวเอง แชร์สไลด์ ตั้งคำถาม และรีวิวภาพรวมของบริษัทได้ นอกจากนี้ก็ยังมีความเป็นประชาธิปไตยมากๆ เพราะทุกคนมีโอกาสได้พูด แสดงความคิดเห็น ได้รับการรับฟังอย่างทั่วถึงและเท่าเทียมกัน
- หากิจกรรมให้แต่ละคน Choose-Your-Own event
เป็นเรื่องสำคัญที่ทุกคนในบริษัทได้มีส่วนร่วมและรู้สึกใกล้ชิดกัน แม้ว่าพวกเขาจะทำงานทางไกลกันก็ตาม และสิ่งที่ทำให้ทุกคนได้เชื่อมโยงกันมากขึ้นก็คือการได้ทำกิจกรรมร่วมกับเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ ซึ่งบริษัทหลายๆ ที่ก็มักจัดกิจกรรมอย่าง Outing หรือ Company Trip ที่ให้พนักงานแต่ละคนได้พักผ่อน ร่วมกิจกรรมสนุกๆกัน แต่หลายครั้งกิจกรรมเหล่านี้ผ่านการเลือกมาจากหัวหน้าทีมหรือ HR ที่ทำหน้าที่นี้อยู่แล้ว ทำให้บางกิจกรรมอาจเป็นกิจกรรมที่เหมาะกับบางคนแต่ไม่เหมาะกับบางคนก็ได้
ลองให้พนักงานแต่ละคนได้เลือกกิจกรรมที่อยากทำด้วยตัวเองแบบ Choose-Your-Own event แล้วแชร์ให้เพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ ได้มาร่วมสนุกกัน สลับสับเปลี่ยนไปเรื่อยๆ ก็ทำให้ทุกคนได้มีส่วนร่วมในกิจกรรมที่ตัวเองถนัดได้อย่างเท่าเทียมกัน นอกจากเปิดโอกาสให้พนักงานได้มีช่วงเวลาสร้างสรรค์และผ่อนคลายแล้ว ก็ทำให้รู้สึกผูกพันกับที่ทำงานมากขึ้น แม้จะต้องกลับไป Remote work อีกก็ตาม
ทั้งหมดนี้คือวิธีให้เราทำงานทางไกลกันได้แบบยังมี culture อยู่ และสำหรับใครที่อยากพัฒนาตัวเองให้ก้าวทันโลกการทำงานยุคใหม่ ลองดูรายละเอียด TUXSA ป.โทออนไลน์โดยมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์และ SkillLane ได้ที่นี่
อ้างอิง: trello.com
