ในยุคที่การทำงานสามารถทำได้แบบออนไลน์ คนทำงานจึงสามารถคุยงาน เปิดคอมได้ตลอดเวลาเช่นกัน ยิ่งมีการ Work from Home กว่าหลายคนจะรู้ตัวว่าควรเลิกงานก็อาจจะมืดแล้ว แถมปิดคอมเสร็จก็อาจมีแชทคุยงานเด้งเข้ามือถือมาอีก
การ connect กับงานแทบทั้งวัน อาจทำให้คนทำงานหมดไฟได้ เพราะฉะนั้น หากอยากรักษาไฟคนในทีม เราควรสนับสนุนให้คนทำงาน disconnect จากงานอย่างเหมาะสม
จะช่วยให้ทีม disconnect ได้ยังไง? มาดูกันเลย!
เพราะ Connect อยู่กับงานตลอดเวลาจึงหมดไฟได้ง่าย
จากผลสำรวจพบว่ากว่า 52% ของพนักงานมีความรู้สึกเดียวกันคือหมดไฟในการทำงาน (Burned Out) แรงจูงใจในการทำงานหล่นหาย และกว่า 62% ก็เห็นด้วยว่า ความรู้สึกที่ว่านี้เลวร้ายยิ่งกว่าตอนเกิดโรคระบาดโควิดเสียอีก ซึ่งงานวิจัยจาก Deloitte ที่ได้ทำการวิเคราะห์และคาดการณ์แนวโน้มจากสาเหตุดังกล่าว พบว่าบริษัทที่ว่าจ้างต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มถึง 56 พันล้านดอลลาร์เลยทีเดียว เพื่อแก้ปัญหาการหมดไฟของพนักงาน ที่มักจะมาในรูปแบบของการลากิจ ลาป่วยบ่อยๆ หรือการทำงานอย่างไร้จุดหมายและแรงจูงใจ คุณภาพการทำงานก็ลดลง ตามมาด้วยการลาออกจำนวนมาก
แต่ยังมีวิธีแก้ปัญหาที่คุ้มค่ากว่านั้น และทำให้พนักงานกลับมามีพลังในการทำงานโดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายมากเกินความจำเป็น วิธีที่ว่านั้นก็คือ การให้พนักงานได้ Disconnect จากงาน โดยให้พนักงานได้ Turn Off จากงานหลังจากชั่วโมงทำงานทันที โดยไม่ต้องกังวลถึงผลที่จะตามมา หรือก็คือ การให้สิทธิ์และอิสระพนักงานอย่างเต็มที่ที่จะไม่ต้องคิดถึงเรื่องงานอีกเลย หลังจากที่หมดชั่วโมงทำงานแล้ว ซึ่งพอจะมีวิธีให้พนักงาน Disconnect จากงานอย่างไรบ้าง มาดูไปทีละข้อกันเลย!
5 วิธีส่งเสริมให้พนักงานได้ Disconnect จากงานและกลับมามีไฟอีกครั้ง
1.ให้ความสำคัญกับสิทธิ์ในการ Disconnect
หากอยากให้การ Disconnect จากงานเกิดขึ้นได้จริง อันดับแรกต้องเริ่มจาก Mindset ของผู้บริหารหรือนายจ้างก่อนว่าการหยุดคิดเรื่องงานหลังเลิกงานแล้วนั้นเป็นเรื่องปกติ เป็นสิทธิ์ของพนักงานไม่ใช่แค่เพื่อให้กำลังใจในการทำงานต่อ แต่เป็นเรื่องขั้นพื้นฐานในการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดี ที่ไม่จำเป็นต้องให้พนักงานหมกมุ่นอยู่กับงานตลอดเวลา ซึ่งพอจะมี 3 วิธีที่นำไปปรับใช้กับการ Disconnect งานได้ก็คือ
- ทำให้การไม่ต้องโต้ตอบกันทันทีเป็นเรื่องปกติ
เพราะการรู้สึกว่าต้องโต้ตอบทันทีเมื่อมีการแจ้งเตือนอะไรดังขึ้นจากหัวหน้าหรือเพื่อนร่วมงานนั้นทำให้พนักงานเสียสมาธิและเวลาไปค่อนข้างมาก ทำให้ทำงานได้อย่างไม่จดจ่อเพราะคอยพะวงว่าจะมีแจ้งเตือนอะไรเด้งมาหรือไม่ วิธีที่แนะนำคือ ให้กำหนดเวลาหรือเดดไลน์สำหรับการทำโปรเจกต์แต่ละชิ้น แจ้งบอกเพื่อนร่วมทีมว่าจะตอบกลับภายในเวลาเท่าไหร่ เพื่อให้งานเดินหน้าต่ออย่างเต็มที่โดยไม่ต้องหลุดโฟกัสระหว่างนั้น
- ตั้งและแบ่งปันตารางเวลาของแต่ละคน
สำหรับคนที่ต้องทำงานทางไกล อยู่กันคนละ Time zones หรือมีเวลาทำงานที่ยืดหยุ่น อาจพบปัญหาตารางเวลาที่ชนกันจนยุ่งเหยิงและกระทบกับงานและสุขภาพได้ แนะนำให้ใช้ตัวช่วยอย่าง Google Calendar หรือ Outlook Calendar ที่สามารถแชร์ตารางเวลางานของเรากับเพื่อนร่วมงานได้ทุกคน จะทำให้ทราบว่าใครติดประชุมช่วงไหนและว่างช่วงไหนกันบ้าง เพื่อนัดจัดประชุมกันได้ในเวลาที่ทุกคนสะดวกและไม่ต้องฝืนตารางงานของตัวเอง
- ใช้นโยบาย “ตั้งเวลาข้อความ แต่ยังไม่ส่ง”
การตอบกลับอีเมลหรือตอบแชททันทีนั้นใช้เวลามากกว่าที่คิด เพราะเราอาจเข้าใจว่าอีกฝ่ายกำลังรอคำตอบอยู่จึงต้องรีบตอบกลับอย่างรวดเร็ว แต่ก็ทำให้เราไม่ได้ Disconnect จากงานหากช่วงเวลานั้นเลยเวลาทำงานไปแล้ว วิธีที่แนะนำก็คือให้ตั้งกำหนดส่งเวลาไว้ล่วงหน้าเพื่อจะได้ไม่เป็นการรบกวนเวลาหลังเลิกงาน หรือตั้งสถานะข้อความบอกก่อนว่า ไม่ใช่เรื่องด่วน หรือ ไว้ค่อยตอบกลับภายในสัปดาห์นี้ก็ได้ เพื่อให้เพื่อนร่วมงานและตัวคุณเองไม่ต้องคอยพะวงถึงเรื่องงานตลอดเวลานั่นเอง
2.ช่วยให้ทีมมี Work-Life Balance
การสร้าง “Work-Life Balance” ขึ้นในทีม อาจไม่ใช่แค่การให้พนักงานลาได้อย่างไม่จำกัดแต่ต้องแลกมากับความรู้สึกว่าไม่อยากลา ถ้าลาแล้วอาจได้รับการประเมินผลงานที่ไม่ดีในอนาคตหรือไม่ได้รับพิจารณาเลื่อนขั้น สุดท้ายก็กลายเป็นความรู้สึกหมดไฟที่มากกว่าเดิม ซึ่งจริงๆ แล้ว การทำงานอย่างยืดหยุ่นนั้นส่งผลดีต่อทีมเวิร์คมากทีเดียว หากทุกคนคิดเห็นตรงกันและสนับสนุนให้ใช้สิทธิ์ลาได้โดยไม่กระทบกับการประเมินผลงาน พนักงานใช้เวลาพักผ่อนได้อย่างเต็มที่โดยไม่ต้องรู้สึกผิด ซึ่งหัวหน้าอาจเริ่มทำให้เป็นตัวอย่างก่อน มีวิธีแนะนำเพิ่มเติมก็คือ
- ให้ทีมเลือกทำงานที่อื่นได้
หากสภาพแวดล้อมที่ทำงานนั้นดีตั้งแต่การสื่อสารไปจนถึงการร่วมมือระหว่างแผนกแล้ว ไม่ว่าจะทำงานที่ไหน ออฟฟิศหรือที่บ้านก็ไม่ค่อยมีความแตกต่างกันนัก เพราะสิ่งสำคัญกว่านั้นคือการที่พนักงานรู้สึกว่าตัวเองสามารถเลือกได้ว่าจะทำงานที่ไหน สามารถออกแบบชีวิตและการทำงานของตัวเองได้อย่างลงตัว และไม่รู้สึกว่าถูกบังคับให้ต้องมาทำงาน
- ลิสต์งาน บอกความคาดหวัง และระบุเป้าหมายให้ทีม
การทำงานอย่างยืดหยุ่นนั้นดี แต่จะยิ่งดีและมีประสิทธิภาพมากขึ้นหากมีตัวชี้วัดจากการทำงาน ที่ไม่ใช่แค่ให้ทุกคนในทีมนั่งอยู่หน้าจอในเวลาที่กำหนดจนกว่าจะเลิกงานเท่านั้น แต่มีตัวชี้วัด มีเป้าหมาย และกรอบเวลาในการทำงานที่ชัดเจน ว่าเป็นโปรเจกต์สำหรับกี่สัปดาห์ กี่เดือน หรือกี่ไตรมาส รวมถึงคำแนะนำหรือคู่มือสำหรับพนักงานให้เข้าใจเป้าหมายของงานอย่างแท้จริง จะยิ่งช่วยให้การทำงานยืดหยุ่นนั้นมีประสิทธิภาพมากขึ้น และพนักงานก็ไม่ต้องรู้สึกหมดไฟได้ง่ายอีกด้วย
- เตือนให้ทีมใช้สวัสดิการของบริษัท
แนะนำและส่งเสริมให้พนักงานทุกคนใช้สวัสดิการของบริษัทได้โดยไม่ต้องรู้สึกผิด ไม่ว่าจะเป็นการดูแลสุขภาพกายและใจของพนักงาน รวมถึงบริการต่างๆที่ช่วยให้รู้สึกรักตัวเองมากขึ้น เช่น ฟิตเนส สปา คลาสโยคะ ฯลฯ โดยผู้บริหารหรือฝ่ายบุคคลควรใช้คำพูดเชิงบวกที่สนับสนุนให้พนักงานใช้สิทธิ์ของบริษัทได้ ก็จะกระตุ้นให้พนักงานมีเวลาพักจากงานและมาดูแลตัวเอง รักตัวเองมากยิ่งขึ้น
3.เคารพการลาและสิทธิ์ในการ Disconnect
จากผลสำรวจพบว่า มากกว่าหนึ่งในสามของนายจ้างคาดหวังว่าพนักงานที่ลาพักร้อนยังสามารถตอบหรือคุยเรื่องงานกับนายจ้างได้อยู่ และ 49% ของพนักงานก็รู้สึกเบื่อหน่ายและหมดไฟขึ้นมากทีเดียวหากนายจ้างคาดหวังให้พวกเขาทำเช่นนั้น เพราะต่อให้ลาพักร้อนแต่พวกเขาก็ยังไม่ได้ Disconnect จากงานอยู่ดี ซึ่งพอจะมีวิธีสนับสนุนให้พนักงาน Disconnect ได้ดีขึ้นคือ
- ให้คนลางานลิสต์และแจกจ่ายงานล่วงหน้า
ก่อนจะลาพักร้อน แนะนำให้พนักงานทำลิสต์หรือ Guidline ไว้ล่วงหน้าในกรณีที่ตัวพนักงานไม่อยู่ ก็ยังสามารถส่งต่องานและคู่มือสำคัญที่จำเป็นต่อคนในทีมหากมีเรื่องฉุกเฉินเกิดขึ้นได้ และเพื่อให้คนในทีมเตรียมความพร้อมได้ถูกว่าต้องทำหน้าที่อะไรบ้าง
- เตือนให้คนลางานปิดการแจ้งเตือน และสร้างปฏิทินที่ทีมเห็นวันลาของกันและกัน
เมื่อคนในทีมลาพักร้อนก็ควรได้พักร้อนแบบ Disconnect จากงานจริงๆ เพราะฉะนั้นอย่าลืมปิดการแจ้งเตือนอีเมลหรือแชทคุยงาน เพื่อเตือนตัวเองให้ไม่ต้องคิดเรื่องงานและเป็นการแจ้งบอกคนอื่นด้วยว่าเรากำลังพักร้อนอยู่ รวมถึงทำปฏิทินออนไลน์อย่าง Google Calendar หรือตารางงานของทีมอย่าง Trello หรือ Notion เพื่อแชร์ให้คนในทีมเห็นพร้อมกันว่าเราทำอะไรเสร็จไปแล้วบ้าง อะไรที่ส่งต่อให้ใคร และอะไรที่ยังค้างไว้อยู่เพื่อกลับมาทำต่อ
- รวมการอัพเดตงานไว้ในที่เดียว ให้คนที่กลับมาทำงานเริ่มงานต่อได้ง่าย
ปัญหาที่พบบ่อยของคนที่เพิ่งกลับมาจากลาพักร้อนก็คือ กลับมาทำงานแล้วต่อไม่ติด ตามงานไม่ทัน เพราะเต็มไปด้วยอีเมลที่ต้องตอบกลับกองเป็นภูเขา และอ่านแชทคุยงานเป็นร้อยไม่ไหว วิธีที่แนะนำก็คือ รวมอัพเดทงานต่างๆ ในโปรเจกต์ของเราไว้ในที่เดียว เพื่อให้ตามงานต่อได้ง่ายและเป็นระบบ รู้ว่าต้องตามงานจากใครต่อ รวมถึงไฟล์งาน ข้อมูลสำคัญ หรืออัพเดทรายการใหม่ ก็ควรจัดไว้รวมกันให้อยู่ที่เดียว วิธีนี้จะช่วยประหยัดเวลา และคนที่ลาพักร้อนก็ไม่ต้องปวดหัวเมื่อกลับมาทำงานด้วย
4.สร้างฐานความรู้ขององค์กร เพื่อให้คนเข้าถึงข้อมูลได้ไม่ว่าใครลา
ผลสำรวจบอกว่ากว่า 60% ของผู้บริหารรู้สึกเสียเวลาไปอย่างมากกับการต้องหาไฟล์ เอกสารหรือคู่มือสำหรับการเทรนพนักงาน แม้แต่พนักงานเองก็รู้สึกว่าข้อมูลที่อยู่กระจัดกระจาย ไม่เป็นระบบนั้นกระทบกับคุณภาพการทำงานที่แย่ลงได้ ซึ่งวิธีที่ช่วยประหยัดเวลาและช่วยจัดระเบียบการทำงานก็คือนำฐานข้อมูลขององค์กรมารวมไว้ให้อยู่ในที่เดียวกันและให้พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นได้ง่ายๆ นอกจากประหยัดเวลาแล้วก็ช่วยให้ทำงานเสร็จได้มากขึ้นด้วย
โปรแกรมที่สามารถรวมข้อมูลพนักงานทุกคนไว้ในที่เดียวและแชร์ให้ทุกคนเห็น Process การทำงานได้ทั้งหมด อย่างเช่น Trello ก็ช่วยจัดระเบียบการทำงานให้ง่ายขึ้น รวดเร็วขึ้น และร่วมมือกับเพื่อนร่วมงานได้ดีขึ้น ซึ่งไม่ว่าจะเป็นเครื่องมือหรือโปรแกรมใดก็ควรมีคีย์สำคัญร่วมกันคือ
- ฐานข้อมูลที่ทำให้พนักงานทำงานได้อย่างต่อเนื่อง
- ฐานข้อมูลที่ช่วยให้พนักงานสามารถหาข้อมูลการทำงานได้ด้วยตัวเอง
- เป็นองค์ความรู้ขององค์กรที่ได้มาตรฐาน ช่วยให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
5.ทำให้สิทธิ์ในการ Disconnect เป็นเรื่องง่ายสำหรับทุกคนในองค์กร
และสุดท้ายคือการส่งเสริมและทำให้สิทธิ์ในการ Disconnect จากงานเป็นเรื่องพื้นฐานที่ทุกคนสามารถทำได้ สนับสนุนให้ทุกคนมี work-life balance ให้ความสำคัญกับการพัก และเลิกคิดเรื่องงานบ้างเมื่อเลิกงานโดยไม่ต้องรู้สึกผิด ก็ถือเป็นวิธีแก้ปัญหาภาวะหมดไฟของพนักงานจากสาเหตุที่แท้จริง
อ้างอิง:
