มีงานเยอะเต็มมือแบบงานไม่ใหญ่ก็มี งานใหญ่ก็มา จะจัดการยังไงดี?
วันนี้ TUXSA มีวิธีจัดการงานทุกเลเวลให้เสร็จเรียบร้อยด้วยกฎ 1-3-5 กฎนี้คืออะไร? มีวิธีใช้แบบไหน มาเรียนรู้ไปพร้อมกันได้เลย
กฎ 1-3-5 คืออะไร?
กฎเพื่อความ productive ที่กำหนดให้เราเลือกทำ 1 งานใหญ่ 3 งานกลาง 5 งานเล็กให้เสร็จไปในแต่ละวัน เพราะถ้าเคลียร์งานทุกเลเวลได้เสร็จ เราก็มั่นใจได้ว่าเราทำให้ทั้งโปรเจกต์ใหญ่และงานชิ้นเล็กมีความคืบหน้าได้
วิธีใช้กฎ 1-3-5
1.ลิสต์ทุกงานที่ต้องทำให้เสร็จในสัปดาห์นั้น
ตอนเริ่มต้นสัปดาห์ ให้จดงานที่เราอยากทำให้เสร็จในสัปดาห์นั้นลงไป งานที่ว่านี้อาจหมายถึงงานที่ค้างมาจากสัปดาห์ก่อนหรืองานที่ต้องทำอยู่แล้วเป็นประจำ รวมถึงงานด่วนที่อาจโผล่มาในวันนั้นก็ได้ และระหว่างที่ลิสต์ พยายามทำให้งานเป็นรูปธรรมและลงมือทำได้จริงมากที่สุด
2.แบ่งกลุ่มงานเป็นงานขนาดใหญ่ งานขนาดกลาง และงานขนาดเล็ก
หลังจากลิสต์งานที่ต้องทำทั้งหมดแล้ว ขั้นตอนถัดมาคือการจัดประเภทงาน โดยงานใหญ่อาจหมายถึงงานที่ต้องใช้เวลาทำ 3-4 ชั่วโมง งานขนาดกลางอาจหมายถึงงานที่ต้องใช้เวลาทำ 1-2 ชั่วโมง และงานขนาดเล็กอาจหมายถึงงานที่ใช้เวลาน้อยกว่า 30 นาที-1 ชั่วโมง และนอกจากเวลา อย่าลืมคิดถึงแรงที่ต้องใช้ในการทำงานด้วย เช่นงานบางงานอาจใช้เวลาเยอะ แต่ใช้พลังสมองน้อย ในกรณีนี้ เราอาจจัดประเภทให้มันเป็นงานขนาดเล็กก็ได้ เพราะงานเหล่านี้อาจทำให้เสร็จได้เร็ซขึ้นถ้าคุณกันเวลาที่ปราศจากสิ่งรบกวนไว้ให้มัน
3.ทำ to-do list โดยใช้กฎ 1-3-5
หลังจากนั้น ให้ทำ to-do list โดยใช้กฎ 1-3-5 โดยคุณอาจจะวางแผนทุกวัน หรือวางแผนสำหรับทั้งอาทิตย์ก็ได้ และหลังจากเขียน to-do list นี้แล้ว ถ้ามีงานไหนโผล่ขึ้นมาแบบกะทันหัน ให้คุณลงมือทำมันหลังทำงานในลิสต์ตามกฎ 1-3-5 แทนแล้ว
4.เริ่มทำงานใหญ่ที่สุดก่อน
เมื่อมาถึงที่ทำงาน เราควรเริ่มจากทำงานใหญ่ที่สุดก่อน เพราะตอนนั้นเราจะมีพลังงานมากที่สุดและจะมีสิ่งมารบกวนน้อยที่สุด นอกจากนั้น การทำงานใหญ่ที่สุดเสร็จก่อนยังช่วงให้เรามีพลังใจในการทำงานที่เหลือให้เสร็จด้วย
5.ใช้เทคนิค pomodoro ด้วยเพื่อให้โฟกัสทำงานเสร็จได้ (ทำงาน 25 นาที พัก 5 นาที เมื่อทำแบบนี้ครบ 4 รอบให้พัก 15-20 นาที)
ในการลงมือทำ เราควรลองใช้เทคนิค pomodoro เพื่อสู้กับการหันไปสนใจสิ่งรบกวนและอยู่กับงานหนึ่งงานจนลุล่วงได้
6.ฝึกทำงานแบบ deep work
ลองฝึกทำงานแบบ deep work หรือการทำงานที่เรามีโฟกัสสูงสุด เรียนรู้เรื่องยากและทำงานคุณภาพได้รวดเร็ว โดยหนึ่งในวิธีง่ายที่สุดเพื่อฝึกทำ deep work คือการปิดการแจ้งเตือนจากแอพพลิเคชันและสื่อสังคมออนไลน์ต่างๆ
ทั้งหมดนี้คือรายละเอียดของวิธีจัดการงานให้จบครบทุกเลเวลด้วยกฎ 1-3-5 สำหรับใครที่อยากพัฒนาตัวเองให้เก่ง ก้าวให้ทันโลกการทำงานยุคใหม่ ลองดูรายละเอียดหลักสูตรของ TUXSA ปริญญาโทโดยมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์และ SkillLane ได้ที่นี่
อ้างอิง: timedoctor.com
