หนึ่งวันมี 24 ชั่วโมง แต่เคยสงสัยไหมว่า ทำไมบางคนสามารถทำกิจกรรมได้มากกว่า ทำงานออกมาได้ดีกว่า แถมยังมีสุขภาพร่างกายและจิตใจที่ดีกว่าอีกด้วย
คนเหล่านี้ไม่ได้มีต้นทุนทางเวลามากกว่าคนอื่น แต่เพราะรู้วิธีบริหารเวลาเป็นอย่างดี
มาดู 7 เทคนิคบริหารเวลาให้ทั้งชีวิตและงานราบรื่นกัน!
7 เทคนิคบริหารเวลาเพื่องานดี ชีวิตปัง
ถ้าบริหารเวลาเป็นก็ส่งผลโดยรวมต่อชีวิตด้านอื่นๆไปด้วย มาดูวิธีบริหารเวลาให้ได้อย่างมืออาชีพ ด้วย 7 ขั้นตอนที่ทำได้ง่ายๆ
1.ตั้งเป้าหมายให้ถูก
ตั้งเป้าหมายอย่างชัดเจน ที่สามารถทำได้จริงและวัดผลได้ เพราะถ้าตั้งเป้าหมายที่ไกลเกินไปหรือยากเกินไป จะทำให้เกิดความรู้สึกท้อจนไม่อยากทำ โดยเป้าหมายที่ดีควรใช้หลัก SMART ที่หมายถึง
S : Specific – เฉพาะเจาะจง
M : Measurable – วัดผลได้
A : Achievable – บรรลุผลได้, สำเร็จได้
R : Realistic – สมเหตุสมผล สอดคล้องกับความเป็นจริง
T : Timely – กำหนดช่วงเวลาที่ชัดเจน
2.จัดลำดับความสำคัญอย่างฉลาด
เวลาจัดลำดับงานควรจะอิงตามความสำคัญและความเร่งด่วนของงาน เพื่อชั่งน้ำหนักว่าเราควรจะทำงานไหนก่อนหลัง ซึ่งสามารถอ้างอิงตามหลักกฎของไอเซนฮาวส์ (The Eisenhower Box) ก็คือ :
- Urgent and important : งานที่ทั้งด่วนและสำคัญ เป็นงานที่คุณต้องรีบตัดสินใจทำทันที
- Important, but not urgent : งานสำคัญแต่ไม่ด่วน งานที่สามารถเลื่อนไปทำหลังจากงานด่วนได้
- Urgent, but not important : งานด่วนแต่ไม่สำคัญ งานที่สามารถกระจายไปให้คนอื่นทำได้
- Neither urgent not important : งานที่ไม่ด่วนและไม่สำคัญ งานที่คุณไม่จำเป็นต้องเสียเวลาทำ
3.กำหนดระยะเวลาทำงาน
ข้อดีสำหรับการกำหนดเวลาในการทำงานคือ ช่วยให้โฟกัสงานได้ดีขึ้น ทำงานออกมาได้มีประสิทธิภาพ และมีพลังใจในการทำงานมากขึ้น เพราะเรารู้ว่าจะใช้เวลามากน้อยแค่ไหน ที่สำคัญอีกอย่างคือ ถ้าเราทำงานตามเวลาที่กำหนดไว้ หากเกิดปัญหาหรือเหตุฉุกเฉินขึ้น ก็ยังมีเวลาเผื่อสำหรับการแก้ปัญหาได้อย่างทันท่วงที โดยไม่ต้องแก้ปัญหาอย่างฉุกละหุกทำให้งานออกมาไม่ดีได้
4.พักเบรกระหว่างงาน
หากมีรายการสิ่งที่ต้องทำเยอะมาก สิ่งสำคัญอีกอย่างที่ควรมีก็คือการหาเวลาพักเบรก เพราะถ้าทำตามลิสต์ไปเรื่อยๆแบบไม่มีหยุดพักเลย จะยิ่งยากต่อการโฟกัสและหมดแรงใจในการทำงานต่อได้ง่าย แบ่งช่วงเวลาไว้พักเบรกบ้างก็ช่วยให้สมองปรอดโปร่ง เป็นการ Refresh ตัวเองสำหรับจัดการงานในลำดับต่อไป โดยอาจแบ่งช่วงเวลาไว้สำหรับการงีบหลับช่วงสั้นๆ ออกไปเดินเล่นสักพักหรือการทำสมาธิ
5.จัดระบบชีวิตตัวเองในภาพใหญ่
วิธีจัดระเบียบชีวิตให้ดีขึ้นก็คือการหมั่นอัพเดทปฏิทินหรือตารางงานอยู่เสมอ เพื่อเช็คว่ามีงานสำคัญไหนบ้างที่ต้องจัดการให้เสร็จ ประเมินงานของสัปดาห์ต่อไปและเดือนต่อๆไป โดยระบุ Deadlines ของแต่ละโปรเจกต์ แบ่งเป็น Tasks ย่อยๆเพื่อให้ง่ายต่อการทำให้เสร็จ และวางแผนในแต่ละวันว่าวันไหนเหมาะที่จะทำงานอะไร เพราะบางงานอาจต้องประสานงานกับคนอื่นๆ ที่อาจว่างไม่ตรงกับเรา จึงต้องวางแผนเอาไว้เพื่อไม่ให้กระทบกับงานอื่นๆที่ตามมา
6.ตัดงานที่ไม่จำเป็นทิ้ง
คนที่บริหารเวลาเป็นคือคนที่รู้ว่างานไหนควรทำและงานไหนควรตัดออก และสามารถแยกแยะได้ว่างานไหนควรค่าต่อเวลาของคุณ และงานไหนที่ไม่จำเป็นต้องเสียเวลาทำ หรือสามารถกระจายงานให้คนอื่นทำได้ โดยเราสามารถแบ่งงานออกเป็น 2 ประเภทใหญ่คือ
- งานด่วน คือ งานที่ต้องรีบตัดสินใจในเวลาอันสั้น แต่ไม่ได้สำคัญและไม่จำเป็นต้องใช้เวลาในการทำหรือในการคิดมากนัก มันก็คืองาน Daily task ที่มี deadline และต้องทำทุกวันนั่นเอง หากไม่รีบทำก็จะไฟลนก้น ซึ่งถ้านำไปคิดในเชิงเป้าหมายระยะยาวแล้ว งานด่วนมีนัยยะสำคัญค่อนข้างน้อย เพราะไม่ได้ส่งผลลัพธ์ที่ยิ่งใหญ่มากเท่าไหร่นัก
- งานสำคัญ คือ งานที่ไม่ต้องรีบทำก็ได้แต่เป็นงานที่ส่งผลต่อเป้าหมายของคุณมากที่สุด ซึ่งต้องใช้เวลาโฟกัสมากเป็นพิเศษ ไม่ใช่งานที่สามารถทำเสร็จภายในวันเดียว อาจเรียกได้ว่าเป็น “Deep Work” ที่ต้องอาศัย Systematic Thinking และต้องอาศัย Passion และความกระตือรือร้น เป็นงานที่คุณเป็นคนคิดและลงมือทำเอง และผลลัพธ์ของมันจะ Impact มาก
7.วางแผนล่วงหน้า
เริ่มต้นทุกๆวันด้วยโฟกัสที่ชัดเจนว่าวันนี้คุณต้องทำอะไรบ้าง มีงานไหนที่ต้องทำให้เสร็จ โดยทำให้มันกลายเป็นนิสัยและกิจวัตรประจำวัน โดยอาจจดเป็น To-do list เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับวันต่อไป ให้การบริหารเวลาและจัดระเบียบชีวิตดียิ่งขึ้นตามลำดับ
อ้างอิง:
