ล้วงลึกวัฒนธรรมการประชุมสุดเเปลก (เเต่ได้ผล) ของ Amazon

how-amazon-runs-a-meeting

HIGHLIGHTS

  • Amazon กำหนดให้ผู้นำการประชุมทุกคนเขียน Memo (บันทึก) ยาวประมาณ 4-6 หน้า บรรยายสิ่งที่จะคุยในที่ประชุม เพื่อแจกให้ทุกคนอ่านและทำความเข้าใจเนื้อหาเงียบ ๆ ด้วยตัวเองก่อนเริ่มการประชุม
  • ซึ่งแสดงให้เห็นถึงความเชื่อมโยงของเหตุการณ์ต่าง ๆ ช่วยให้ผู้เขียนสื่อสารความเป็นเหตุเป็นผลของสิ่งที่เกิดขึ้น และกำลังจะเกิดขึ้น กับผู้อ่านได้ดีกว่าการเขียนเป็น Bullet Point

หลายคนอาจสงสัยว่าองค์กรที่ทำธุรกิจมากมายอย่าง Amazon ยักษ์ใหญ่แห่งอีคอมเมิร์ซ สามารถโฟกัสหลายสิ่งพร้อมกันและประสบความสำเร็จได้อย่างไร

คำตอบคือ พวกเขาสามารถสร้างนวัตกรรมซึ่งสเกลกระบวนการที่ช่วยให้ทีมงานจากหลากหลายพื้นที่ เข้ามามีความเข้าใจ มีส่วนร่วม และสามารถตัดสินใจเรื่องสำคัญ ในพื้นที่ใหม่ที่ไม่คุ้นเคยได้อย่างรวดเร็วได้ดีมาก ๆ

เรียกได้ว่ามี Speed และ Scale เป็นอาวุธนั่นเอง

ซึ่งนวัตกรรมแห่ง Speed และ Scale ที่ว่า เริ่มต้นจากกิจกรรมที่ทุกคนคุ้นเคยอย่าง ‘การประชุม’

Amazon เคยประกาศแบนการใช้ PowerPoint ในการประชุมอย่างสิ้นเชิง และกำหนดให้ผู้นำการประชุมทุกคน ไม่ว่าอยู่ตำแหน่งใด จะต้องเขียน Memo (บันทึก) ยาวประมาณ 4-6 หน้า ‘บรรยาย’ สิ่งที่จะคุยในที่ประชุม เพื่อแจกให้ทุกคนอ่านและทำความเข้าใจเนื้อหาเงียบ ๆ ด้วยตัวเองประมาณ 20-30 นาที ก่อนเริ่มการประชุม และเมื่อทุกคนอ่าน Memo เรียบร้อยแล้ว จึงค่อยคุยรายละเอียดแต่ละหน้าไปด้วยกัน

การเขียน Memo ในเชิงบรรยาย (Narrative) มีความสำคัญมาก เพราะมันแสดงให้เห็นถึงความเชื่อมโยงของเหตุการณ์ต่าง ๆ ว่าส่งผลกระทบต่อกันอย่างไร ซึ่งภาษาที่ใช้ในการบรรยาย อย่าง ‘ด้วยเหตุนี้…’ ‘แต่เพราะ…’ หรือ ‘ดังนั้น…’ ก็มีส่วนช่วยให้ผู้เขียนสื่อสารความเป็นเหตุเป็นผลของสิ่งที่เกิดขึ้น และกำลังจะเกิดขึ้น กับผู้อ่านได้ดีกว่าการเขียนเป็น Bullet Point

ซึ่งหากไม่มีการบรรยาย ผู้อ่านอาจจะไม่สามารถทำความเข้าใจกับข้อมูลที่กระจัดกระจายไร้จุดเชื่อมต่อ จนทำให้แต่ละคนเห็นภาพของสถานการณ์ไม่ตรงกันและตัดสินใจผิดพลาดได้

ถึงแม้ว่าการเตรียม Memo สไตล์ Amazon จะเป็นงานหนัก เพราะการสรุปความซับซ้อนของธุรกิจให้อยู่ในหน้ากระดาษไม่กี่หน้านั้นไม่ใช่เรื่องง่าย ทั้งยังต้องผ่านการกลั่นกรองเป็นสัปดาห์จากทีมงานหลายคน แต่มันก็ให้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพ คุ้มค่ากับเวลาที่เสียไปไม่น้อย

Jeff Bezos เคยกล่าวไว้ว่า “เหตุผลที่การเขียน Memo ยาว 4 หน้า ยากกว่าการทำ PowerPoint ยาว 20 หน้า เพราะว่า โครงสร้างของการเล่าเรื่อง (Narrative Structure) บังคับให้เราต้องคิด และทำความเข้าใจว่าอะไรสำคัญ อะไรไม่สำคัญ”

ฉะนั้น Memo ลักษณะนี้ จึงมีข้อดีด้านการเพิ่มประสิทธิภาพอย่างมาก เพราะมันทำให้ผู้นำการประชุม และคนในทีมต้องสร้างความเข้าใจเกี่ยวกับธุรกิจและฟังก์ชันการทำงานของแผนกตัวเองอย่างลึกซึ้ง เพื่อให้สามารถถ่ายทอดรายละเอียดและขอบเขตการประชุมได้อย่างกระชับและชัดเจนมากที่สุด

นอกจากนี้ ยังช่วยให้ทีมงานจากแผนกอื่น รวมถึงผู้บริหารระดับสูง สามารถทำความเข้าใจภาพรวมของสถานการณ์ทั้งหมดได้ในระยะเวลาสั้น ๆ ช่วยให้พวกเขามีส่วนร่วมและสามารถตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพ และตรงประเด็นขึ้นมาก

ดูเหมือนว่าการเปลี่ยนแปลงกระบวนการเล็ก ๆ บางประการอย่างการประชุม นอกจากจะสร้างวัฒนธรรมใหม่ที่มีประสิทธิภาพให้กับองค์กรแล้ว ยังช่วยให้คนในองค์กรสามารถทำงานร่วมกันได้เป็นเอกภาพมากขึ้นอีกด้วย