เคยมั้ยที่ตั้งใจลิสต์สิ่งที่จะทำในแต่ละวันอย่างดี แต่พอหมดวันก็ทำไม่ได้ตามนั้น แล้วพอมองชีวิตคนอื่นที่ productive ก็สงสัยว่าเขาจัดตารางชีวิตกันยังไง?
วันนี้เรามี 1 เทคนิคจัดตารางชีวิตจากคนดังที่ขึ้นชื่อเรื่องความ productive อย่าง Elon Musk มาแชร์กัน
ลองมารู้จัก Time Blocking ที่จะช่วยให้คุณเห็นตารางชีวิตรายสัปดาห์ชัดเจน และจัดการเวลาได้ดีกว่าเดิม
Time Blocking คืออะไร?
Time blocking คือ เทคนิคจัดตารางชีวิตรายสัปดาห์ ที่แบ่งหรือซอยเวลาในหนึ่งวันออกเป็นส่วนๆ แล้วกำหนดช่วงเวลาที่ชัดเจนของแต่ละส่วนว่าจะทำอะไรบ้างและใช้เวลาเท่าไหร่ โดยจะโฟกัสแค่งานเดียวเท่านั้น จนกว่าจะเสร็จงานนั้นๆ แล้วค่อยไปทำงานในส่วนอื่นต่อ ข้อดีคือการได้โฟกัสงานที่สำคัญตรงหน้า ไม่ต้องเสียสมาธิไปกับงานอื่นที่อาจทำให้เสียเวลา
การทำ Time Blocking นั้นมีกระบวนการที่ทำได้ง่าย ไม่ซับซ้อน โดยมีองค์ประกอบสำคัญเพียง 3 อย่างเท่านั้น คือ ทำอะไร? ทำตอนไหน? และใช้เวลาเท่าไหร่? ซึ่งจะแตกต่างจากการทำ To-do list ทั่วไปตรงที่ Time Blocking ไม่ได้วางแผนแค่ว่า “ต้องทำอะไรบ้าง” แต่คือการวางแผนด้วยว่า “ต้องทำเมื่อไหร่” นั่นเอง
มาทำ Time Blocking กันเถอะ!
มาดูวิธีการทำ Time Blocking และคำแนะนำเพิ่มเติมกัน
1.ทบทวนว่าเราให้คุณค่ากับอะไร เพื่อจัดตารางให้ดีและสมดุล
ขั้นตอนสำคัญในการทำ Time Blocking คือ การถามตัวเองก่อนว่าอะไรคือสิ่งสำคัญในขณะนี้ และเป้าหมายของเราที่ต้องการทำให้สำเร็จคืออะไร เพราะ Time Blocking เป็นเพียงเครื่องมือหรือเทคนิคชนิดหนึ่งเท่านั้น คุณต้องมีเป้าหมายที่เคลียร์ก่อนเพื่อกำหนดเวลาและแบ่งสัดส่วนของงานที่ต้องทำ เช่น เป้าหมายอาจเป็นต้องการเวลาที่มากขึ้นในการโฟกัสงาน Deep work แต่ไม่ค่อยได้ทำงานแบบต่อเนื่องเพราะต้องคอยตอบอีเมลระหว่างวันเสมอ เพราะฉะนั้น ต้องล็อคเวลาสำหรับงาน Deep Work เพื่อทำให้เสร็จก่อนเป็นอย่างแรก และล็อคเวลาไว้สำหรับตอบอีเมลโดยเฉพาะ เพื่อที่จะได้มีเวลาโฟกัสงาน Deep Work ให้เสร็จ
2.ทำ To-do list
เมื่อรู้แล้วว่า เป้าหมายที่อยากทำให้เสร็จคืออะไร ขั้นตอนต่อมาคือลิสต์สิ่งที่คุณต้องทำในแต่ละวันของ 1 สัปดาห์ออกมา อย่าลืมเช็กให้แน่ใจว่า ลิสต์นี้ไม่ได้มีแค่งาน แต่รวมกิจกรรมส่วนตัวต่างๆ ไว้แล้ว
3.จัดช่วงเวลาสำหรับทำแต่ละกิจกรรม โดยใส่สิ่งสำคัญลงไปก่อน
เมื่อได้ลิสต์งานแล้ว ให้คุณลงมือทำ Time Block โดยประเมินว่าต้องใช้เวลาเท่าไหร่ในการทำแต่ละงานแล้วจับมันใส่ตาราง สิ่งสำคัญคือ ให้จัดลำดับโดยนำงานสำคัญมาใส่ก่อนเป็นอันดับแรก
คุณอาจสร้างประเภทของ “เวลาส่วนตัว” เอาไว้ก่อนจบวัน หรือหลังจากเสร็จจากการทำงานแล้ว เพื่อให้มั่นใจว่าในแต่ละวัน คุณจะให้เวลาตัวเองได้ทำอะไรเพื่อตัวเอง นอกเหนือไปจากการทำงานบ้าง เช่น กำหนดให้หลังเลิกงาน 30 นาทีเป็นเวลาออกกำลังกาย และช่วงก่อนนอน 1 ชั่วโมงอาจจะเป็นเวลาสำหรับอ่านหนังสือ เป็นต้น
Tips
ใช้เทคนิค Task batching แบ่งงานประเภทเดียวกันไว้ทำทีเดียว
Task batching คือ เทคนิคสำหรับการรวมงานประเภทเดียวกันไว้ทำทีเดียว เพื่อให้ง่ายต่อการโฟกัสและประหยัดเวลา ไม่ต้องเสียเวลาทำงานหลายขั้นตอน เช่น เลือกจับงานตอบอีเมลและแมสเสจทั้งหมดมาไว้ใน 1 ชั่วโมงตอนบ่าย
หาเวลาทองของเรา
โดยปกติแล้ว “เวลาทอง” ในการทำงานของเราแต่ละคนแตกต่างกันไป บางคนโฟกัสได้ดีในช่วงเช้า ในขณะที่บางคนมีสมาธิและตื่นตัวมากในช่วงบ่าย
เพราะฉะนั้น ให้คุณลองทำ Time Blocking โดยจัดเวลาให้เข้ากับตัวเอง เช่น ล็อคเวลางานที่ต้องใช้สมาธิให้อยู่ในช่วงที่เราโฟกัสงานได้ดีที่สุด หรือเป็นเวลาที่จะไม่มีผู้อื่นมารบกวน
เผื่อช่วงเวลาสำหรับงานด่วนไว้ในแต่ละวัน
แม้จะวางแผนตารางงานและทำ Time Blocking ไว้อย่างเพอร์เฟกต์แล้ว แต่งานด่วนและงานฉุกเฉินก็เกิดขึ้นได้เสมอ และทำให้แผนตารางงานของเราพังลงได้ทันที วิธีที่ดีคือการทำ Daily Block หรือล็อคเวลาแต่ละวันเผื่อเอาไว้สำหรับงานที่ด่วนหรือไม่คาดคิด
และนี่คือวิธีการทำ Time Blocking ที่ช่วยให้คุณจัดตารางชีวิตและหาเวลาทำสิ่งสำคัญในชีวิตได้ ลองนำไปปรับใช้กันดูนะ!
อ้างอิง :
