Work From Home อาจทำลาย Productivity?

is-work-from-home-killing-productivity

เริ่มมีหลายเสียงพูดถึงการทำงานที่บ้าน ว่าอาจเหมาะกับบางคน แต่สำหรับส่วนใหญ่กลับกลายเป็นแย่กว่าเดิม…จริงไหม?

หลังจากที่บริษัทต่างๆ ทั่วโลกถูกบังคับให้ต้อง Work From Home หรือต้องเปลี่ยนมาทำงานระยะไกล (Remote Working) ผ่านระบบออนไลน์แทน เพราะการระบาดของโควิด-19 อันยาวนานจนเกือบจะ 2 ปีเข้าไปแล้ว ผู้คนจำนวนมากเริ่มรู้สึกทนทุกข์กับการต้องทำงานจากที่บ้านเป็นเวลานาน และเริ่มจะเบื่อหน่ายกับชีวิต WFH และมันเริ่มส่งผลให้ประสิทธิภาพในการทำงาน ความตื่นตัวในการทำงาน และความคิดสร้างสรรค์ลดลง 

WFH ทำให้ Productivity ลด แต่มีประโยชน์กับ Creativity

บางคนอาจจะคิดว่าได้ทำงานที่ไหนก็ได้ อิสระตามสบายกว่าต้องไปนั่งในที่ทำงานเสียอีก ทำไมกลายเป็นกระตือรือร้นน้อยลงไปได้ ซึ่งมีงานวิจัยเกี่ยวกับเรื่องนี้ พบว่าการทำงานจากที่บ้านทำให้คุณทำงานบางอย่างได้ดีขึ้นแต่บางอย่างก็แย่ลง

จากการทดสอบพบว่าการทำงานในห้องเล็กๆ ได้ประสิทธิผลดีกว่าทำงานในสภาพแวดล้อมที่ไม่ควบคุมอะไรเลย แต่ในอีกทางหนึ่ง ก็มีผลจากการศึกษาวิจัยในปี 2012 พบว่า เมื่อต้องทำงานสร้างสรรค์ ผู้คนจะทำงานจากที่บ้านได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น

ทำไมจึงแตกต่างกันเช่นนั้น?

Glenn Dutcher ผู้ช่วยศาสตราจารย์แห่งมหาวิทยาลัยโอไฮโอ ได้ศึกษาผลกระทบของการสื่อสารโทรคมนาคมที่มีต่อความคิดสร้างสรรค์และผลิตภาพ (Productivity) อธิบายว่า เพราะว่าถ้าคุณอยู่ในสภาพแวดล้อมที่ไม่ถูกจำกัด เช่นไม่ได้อยู่ที่ทำงานหรืออยู่ในห้องทำงานแยกสัดส่วน คุณจะโดนรบกวนด้วยเรื่องทั่วไปแทน อย่างเสียงทีวี หรือกิจวัตรประจำวันที่นึกขึ้นได้ เช่น ผ้าที่ต้องซัก หรือมีสัตว์เลี้ยงกวนหรือมาชวนเล่น

และเมื่อทุกคนในทีมต้องทำงานจากที่บ้าน การมีส่วนร่วมกับงานของแต่ละคนก็จะเริ่มน้อยลง (แม้แต่ตอนอยู่ในออฟฟิศก็อาจจะน้อยอยู่แล้วก็ตาม) เพราะต่างกระตือรือร้นน้อยลง โดยจะยิ่งเห็นชัดเจนในกลุ่มคน “กินแรงเพื่อน” ซึ่งเหล่าคน Productive อาจรู้สึกแย่ด้วยคงไม่มีใครอยากทำงานหนักอยู่คนเดียวขณะที่คนอื่นๆ ยังเรื่อยเปื่อย 

นอกจากนั้น การศึกษาวิจัยโดยโรงเรียนการจัดการ Rotman แห่งมหาวิทยาลัยโตรอนโต (The University of Toronto’s Rotman School of Management) ยังชี้ให้เห็นว่า บางทีโครงสร้างหรือกรอบที่ครอบกิจกรรมของมนุษย์อาจกลายเป็นนักฆ่าความคิดสร้างสรรค์ได้

โดยนักวิจัยพบว่าผู้เข้าร่วมชุดการทดลองต่างๆ แสดงความคิดสร้างสรรค์และความสามารถในการปรับความคิดตามสถานการณ์ (Cognitive Flexibility) ได้น้อยลงเมื่อถูกขอให้ลองทำการทดสอบให้เสร็จโดยใช้ชุดข้อมูลที่จัดหมวดหมู่ไว้ และเมื่อเปรียบเทียบระหว่างชุดข้อมูลที่จัดหมวดหมู่กับที่ไม่ได้มีคำสั่งพิเศษใดๆ ผู้ที่อยู่ในกลุ่มข้อมูลที่มีการจัดระเบียบยังใช้เวลากับมันน้อยลงด้วย บ่งบอกถึงความพากเพียรที่ลดลง (รีบทำให้เสร็จโดยใช้เวลาน้อยที่สุด) ซึ่งที่จริงความพากเพียรและการใช้เวลากับงานเป็นกุญแจสำคัญเลยสำหรับความคิดสร้างสรรค์ที่งอกงาม

แม้ว่าการทำงานระยะไกลหรือทำงานที่บ้านจะเอื้ออำนวยให้ใช้เวลาทำงานได้อย่างเต็มที่ แต่ Dutcher ให้ความเห็นว่า “การแบ่งปันความคิดก็เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับความคิดสร้างสรรค์” แม้มันอาจจะยากแต่ก็ควรหาวิธีติดต่อกับทีมของเราอยู่เสมอ

เท่ากับว่าการ Work From Home หากไม่จำกัดพื้นที่สำหรับทำงาน มีข้อเสียคือ อาจทำให้ Productivity ลดลงจากการถูกรบกวนด้วยสิ่งรอบข้าง แต่มีข้อดีคือ Creativity อาจเพิ่มขึ้น

ดังนั้น หากคุณกำลังทำงานจากที่บ้าน สิ่งที่คุณจะทำเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพความคิดสร้างสรรค์ได้คือเตือนตัวเองให้พูดคุยกับคนในทีมเสมอ แม้การทำงานที่บ้านอาจเป็นเวลาที่เหมาะสมที่สุดในการทำโปรเจกต์หรืองานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์หรืองานที่ต้องใช้ความคิดไตร่ตรองอย่างเงียบๆ Dutcher แนะนำว่าให้หาพื้นที่ที่เปิดกว้าง ไม่ใช่ห้องเล็กๆ หรือหยุดพักก่อน แล้วออกไปเดินเล่นบ้าง หากต้องการมีความคิดสร้างสรรค์เพิ่มขึ้น

เพิ่ม Productivity ด้วยการแบ่งเวลาใน 1 วัน

Productivity คือการวางแผนการทำงานใน 1 วันอย่างมีกลยุทธ์ เพราะเรารู้จักตัวเองดีที่สุด ดังนั้นพยายามวางแผนทำงานตามแบบที่เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมการทำงานของเรา ตัวอย่างเช่น หากคุณพบว่าตัวเองสมาธิดี ไม่ฟุ้งซ่านกับสิ่งต่างๆ รอบบ้านในตอนเช้า ให้ทำงานที่รู้สึกว่าน่าเบื่อก่อน

อีกทางเลือกหนึ่ง Dutcher บอกว่าเขาชอบที่จะทำงานน่าเบื่อที่ออฟฟิศมากกว่า แล้วนำงานที่น่าสนใจกลับบ้าน แต่ตอนนี้ต้อง Work From Home อยู่แต่ในบ้านเท่านั้น เพราะฉะนั้นอาจแบ่งพื้นที่ทำงานในเขตบ้านของเราเป็นโซนที่จะเปลี่ยนไปเมื่อทำงานแต่ละอย่างแทน ก็อาจช่วยให้ Productive มากขึ้นได้

Productivity ที่แท้จริงและยั่งยืนนั้นต้องการความสมดุล การทำงานหนักและความทุ่มเทควรสลับกับเวลาพักเพื่อฟื้นฟูสมองและพักร่างกาย และแน่นอนว่าการปิดโซเชียลมีเดียทั้งหมด (อย่างจริงจัง!) ช่วยให้เราจดจ่อกับงานมากขึ้นได้

ความซับซ้อนของงานมีผลให้ Productivity ลดลง

ผลกระทบประการหนึ่งในประสิทธิภาพการทำงาน เกี่ยวข้องกับประเภทของงานที่กำลังทำด้วย!

ผลการศึกษาพบว่า ผู้คนสามารถ Productive กับงานท่องจำ งานประจำหรือทำซ้ำๆ ได้อย่างมีประสิทธิผลมากกว่างานที่มีความซับซ้อน เร่งด่วน หรืองานที่ต้องมีการแก้ปัญหา 

วิธีแก้คือ บางทีคนเราอาจไม่สามารถ Productive ได้ทุกคน แต่ให้ค้นหาว่าเราทำงานได้ดีที่สุดที่ใด หลีกเลี่ยงความคิดว่างานทั้งหมดสามารถ Productive ได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดโดยไม่คำนึงถึงสถานที่ หัวหน้าอาจให้โอกาสแก่ลูกทีมในการเลือกสถานที่ที่พวกเขาจะทำผลงานได้ดีที่สุด โดยเฉพาะหากต้องทำงานจากระยะไกล (Remote Work) ไม่มีออฟฟิศให้ทำงานร่วมกัน ยิ่งต้องสนับสนุนพนักงานให้สามารถดูแลสภาพแวดล้อมที่บ้านของพวกเขาให้ดีที่สุด ให้ทางเลือกและสอบถามว่าพวกเขาจะทำงานได้ดีที่สุดที่ใด ไม่ว่าจะเป็นงานที่ซับซ้อนหรืองานตามกิจวัตรของตัวเอง

ต้องร่วมมือกัน (แม้จากระยะไกล)

สำหรับคนจำนวนมากที่ชอบทำงานแบบส่วนตัว ความสงบสุขของการทำงานคนเดียวมีประโยชน์กับงานที่ซับซ้อนและไม่ต้องพึ่งพาคนอื่น แต่อย่างไรก็ตาม งานบางอย่างที่ต้องระดมสมอง เกี่ยวข้องกับการทำงานร่วมกัน การทำงานจากที่บ้านอาจทำให้ประสิทธิภาพในการสร้างสรรค์งานร่วมกันลดลง เพราะน่าจะยากที่ผู้คนจะสามารถทำงานกับเพื่อนร่วมงานในระยะไกลได้อย่างมีประสิทธิผลเมื่อเทียบกับการทำงานร่วมกันในออฟฟิศ 

ผลการวิจัยระบุว่า การแยกตัวจากเพื่อนร่วมงานเป็นระยะเวลานานจะลดประสิทธิภาพของพนักงานและลืมความสัมพันธ์ระหว่างเพื่อนร่วมงานตามปกติในแบบที่เห็นหน้ากัน 

จากรายงานการทบทวนวรรณกรรมทางวิชาการ โดย John Lewis, Andrea Šiško และ Misa Tanaka เจ้าหน้าที่ของ Bank of England พบว่า ผลกระทบของการทำงานจากที่บ้านต่อประสิทธิภาพการทำงาน ส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับสภาพแวดล้อมที่บ้านและประเภทของงานที่ทำ เช่น สภาพแวดล้อมที่ใช้ทำงานแบบเปิดโล่งที่มีเสียงรบกวน หรือมีพื้นที่ขนาดเล็กที่มีเด็กหรือมีผู้ใหญ่อยู่ด้วยตั้งแต่หนึ่งคนขึ้นไป จะทำให้ Productivity ลดลง

การปรับตัวของบริษัทรับ WFH ระยะยาว

จากการสำรวจบริษัท 800 แห่งโดย Mercer บริษัทที่ปรึกษาด้านทรัพยากรบุคคลและสวัสดิการสถานที่ทำงาน พบว่านายจ้าง 94% กังขาว่าการทำงานจากที่บ้านอาจทำให้ได้ผลงานลดลง แต่ที่จริง Productivity ก็ไม่ได้ลดลงจากการทำงานระยะไกล แต่ประสิทธิภาพการทำงานเท่าเดิมหรือสูงกว่าก่อนเกิดโรคระบาดเสียอีกแม้ว่าพนักงานจะทำงานจากระยะไกลก็ตาม 

Lauren Mason ที่ปรึกษาอาวุโสของ Mercer กล่าวว่า เมื่อก่อนหลายองค์กรอาจเคยคิดว่าถ้าไม่เห็นพนักงานแปลว่าพวกเขาไม่ทำงาน หรืออย่างน้อยก็ทำงานได้ไม่มีประสิทธิผลเท่ากับอยู่ในสำนักงาน แต่การ Work From Home เนื่องจากโควิด-19 ทำลายความเชื่อเหล่านั้นไปแล้ว เพราะพนักงานส่วนใหญ่สามารถเชื่อถือได้ และทำงานเสร็จจากที่บ้าน ทำให้องค์กรต่างๆ เริ่มคิดถึงวิธีที่จะให้เวลาทำงานยืดหยุ่นในระยะยาว เพื่อลดต้นทุนของบริษัทได้

Brie Weiler Reynolds ผู้จัดการฝ่ายพัฒนาและโค้ชทของ FlexJobs ยังได้กล่าวไว้ว่า มีบริษัทที่ใช้การทำงานระยะไกลที่แข็งแกร่งมานานแล้ว และได้รับประสิทธิภาพการทำงานที่ยอดเยี่ยม จากแบบสำรวจของ FlexJobs ทุกปีก็พบว่าคนที่ทำงานทางไกลกล่าวว่าพวกเขาทำงานได้มีประสิทธิภาพมากกว่าเมื่อทำที่บ้าน และสิ่งที่น่าประหลาดใจที่สุดคือประสิทธิภาพการทำงานยังคงแข็งแกร่ง ท่ามกลางสภาวะที่เลวร้ายที่สุดสำหรับการทำงานทางไกล 

Mason คาดการณ์ว่าพนักงานจะยังคงรักษาการปฏิบัติแม้ทำงานระยะไกลที่ดีขึ้นต่อไป และองค์กรจะจัดหาเครื่องมือใหม่หรือเครื่องมือที่ดีกว่าให้กับพนักงานเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น เทคโนโลยีการทำงานร่วมกันแบบเสมือนจริง (Virtual Collaboration Technology)

ซึ่ง 83% ของบริษัทที่ตอบแบบสอบถามกล่าวว่า แม้หลังจากวิกฤตโควิด-19 ผ่านไปแล้ว พวกเขาวางแผนที่จะวางนโยบายการทำงานที่ยืดหยุ่นขึ้น เช่น อนุญาตให้ผู้คนทำงานจากที่บ้านมากขึ้น หรือปล่อยให้ปรับตารางเวลาได้ แล้วให้คนทำงานได้พิสูจน์ตัวเองมากกว่าสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ข้อดีของงานทางไกลในด้านต่างๆ เช่น ความปลอดภัย การประหยัดต้นทุน ผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม การเตรียมความพร้อมในกรณีฉุกเฉิน ความพึงพอใจของพนักงาน และอื่นๆ จะกลายเป็นองค์ประกอบที่สำคัญและถูกต้องขององค์กรที่ดี ซึ่งกลุ่มบริษัทที่กำลังเติบโต รวมถึง Amazon, Capital One, Google, Microsoft, Salesforce และ Siemens ได้ขยายแผนงานทางไกล (อย่างน้อยแบบพาร์ตไทม์หรือแม้แต่อย่างถาวร) ตลอดปี 2021