หลังจากที่เคยแนะนำเครื่องมือจัดการโปรเจกต์อย่าง Gantt Chart ไปแล้ว วันนี้ TUXSA มีอีกหนึ่ง project management tool ที่จะช่วยให้คุณจัดการโปรเจกต์ใหญ่ได้แบบมืออาชีพ เก็บงานสำคัญได้ครบถ้วน นั่นคือ Work Breakdown Structure หรือ WBS
เครื่องมือนี้คืออะไร มีวิธีทำอย่างไร ลองมาเรียนรู้ไปพร้อมกันเลย!
Work Breakdown Structure (WBS) คืออะไร
Work Breakdown Stucture คือเครื่องมือช่วยจัดการโปรเจกต์ซึ่งแตกโปรเจกต์ลงมาเป็นงานชิ้นเล็กๆ ที่จัดการ วัดผล และแจกจ่ายให้ทีมต่อได้ โดยรวมทั้งขอบเขต ต้นทุน และชิ้นงานไว้ในที่เดียว WBS ส่วนมากมักจะเป็นแบบ deliverable-based แต่สามารถเป็นแบบ phase-based ได้เช่นกัน
วิธีทำ WBS
1.กำหนดขอบเขตและจุดประสงค์ของโปรเจกต์
บันทึกจุดประสงค์ใหญ่ของโปรเจกต์ที่คุณกำลังพยายามไปให้ถึง
2.แตกโปรเจกต์ลงมาตามระยะและงานหลักๆ ที่ต้องส่งมอบ
แตกโปรเจกต์ออกมาตามช่วงเวลา งานหลักๆ ที่ต้องส่งมอบ และเหล่า sub-tasks ต่างๆ ตามลักษณะโปรเจกต์ของคุณ
3.แตกงานที่ต้องส่งมอบลงมาเป็น task และ sub-task ที่ต้องทำเพื่อให้งานเสร็จ
ขั้นตอนถัดมา ให้ย่อยงานเหล่านั้นให้กลายเป็น task หลัก และ sub-task หรือ task ย่อยๆ ที่เราต้องทำเพื่อให้ task หลักเสร็จ
4. จัดระเบียบ task ให้เป็น work package ที่มีระยะเวลา งบประมาณ และผู้รับผิดชอบ task เหล่านั้น
หลังจากนั้น ให้จัด task ต่างๆ เข้าเป็น work package ซึ่งมีทั้งข้อมูลของงาน ระยะเวลา ค่าใช้จ่าย รวมถึงผู้รับผิดชอบ work package แต่ละอันควรให้ชิ้นงานที่สามารถทำเสร็จได้ตามรอบระยะเวลารายงานหรือ reporting period
Tip
The 100% rule
WBS ที่ทำต้องมีงานสำคัญซึ่งต้องทำให้เสร็จเพื่อไปให้ถึงเป้าหมายอยู่ครบถ้วน 100% โดยไม่รวมงานที่ไม่เกี่ยวข้องเข้ามา
ทั้งหมดนี้คือรายละเอียดของ Work Breakdown Stucture หรือเครื่องมือที่จะช่วยให้เราจัดการโปรเจกต์ใหญ่ได้แบบมือโปร สำหรับใครที่อยากพัฒนาตัวเองเพื่อก้าวให้ทันโลกการทำงานยุคใหม่ ลองดูรายละเอียดหลักสูตรของ TUXSA ปริญญาโทโดยมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์และ SkillLane ได้ที่นี่ https://www.skilllane.com/academic/tuxsa
อ้างอิง: lucidchart.com และ forbes.com
