เตรียมตัวอย่างไรดี ให้ประชุมครั้งนี้ไม่เสียเวลาเปล่า

การประชุมเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับทุกบริษัท ไม่ว่าจะเพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้น นำเสนอไอเดียใหม่ ๆ หรือแม้กระทั่งการลงความเห็นกับทุกเรื่องในออฟฟิศ และมนุษย์ออฟฟิศเองก็ต้องใช้เวลากับมันมากกว่าเวลาทำงานเสียอีก 

จริง ๆ แล้ว การประชุมก็เป็นเหมือนเวทีที่ทำให้เราได้ฉายแสงความโดดเด่นออกมา ผ่านความสามารถในการจัดการปัญหา ทักษะความเป็นผู้นำ ที่เราควรจะคว้าโอกาสในการฉายแสงนี้ไว้

แต่ปัญหาคือ หลายครั้งเราก็ต้องเจอกับการประชุมที่ยืดเยื้อ ไร้ความ Productive ซึ่งส่งผลเสียมากกว่าผลดี ไม่ว่าจะเป็นผลเสียต่อการฉายแววของตัวคุณเอง หรือผลเสียต่องานของทั้งบริษัท ลองถามตัวเองดูว่า คุณได้อะไรจากการประชุมแต่ละครั้ง โดยเฉพาะการประชุมคณะกรรมการและผู้บริหารที่คุณเข้าร่วม

หากคุณไม่อยากเสียเวลาเปล่ากับการประชุมอีก ลองมาดูกันว่า มีวิธีไหนที่เราจะทำได้เพื่อให้การประชุมได้ข้อสรุป ไม่ยืดเยื้อจนเสียงาน?

5 วิธีที่คุณควรทำ เพื่อให้การประชุมครั้งนี้ ไม่เสียเปล่า

1. ตั้ง Agenda ของการประชุมให้ชัดเจน

การประชุมที่ไม่มีจุดประสงค์ ก็เหมือนกับการงมเข็มในมหาสมุทร นอกจากจะหาสาระไม่เจอแล้ว ยังทำให้ออกทะเลไปไกลอีกด้วย สิ่งที่คุณควรทำเมื่อจัดการประชุมหนึ่งขึ้นมาคือ การหาให้เจอว่าอะไรคือสิ่งที่คุณต้องการจากการประชุมครั้งนี้

Tom Fussell, CEO ของ BBC Studios มีเคล็ดลับการจัด Agenda การประชุมที่ไม่ธรรมดา โดยจับคู่แต่ละหัวข้อ Agenda ให้เข้ากับกลยุทธ์ของบริษัท เพื่อให้พนักงานโฟกัสกับจุดประสงค์ของการประชุมได้โดยไม่ออกทะเล นอกจากนี้เขายังสนับสนุนให้ทุกคนออกความเห็นได้เต็มที่ โดยมีแนวคิดว่า “เราใช้เวลากับการตัดสินใจนานก็จริง แต่มันทำให้การตัดสินใจที่ถูกต้องมาถึงเร็วกว่าที่คิด” 

หากคุณอยากให้ Agenda ที่ตั้งมีประสิทธิภาพ เรามี Checklists ง่าย ๆ ให้ดังต่อไปนี้

○ ตั้ง Agenda แล้วอย่าเพิ่งเริ่มประชุม ให้ถามความเห็นทุกคนก่อนการประชุม 

○ อธิบายความสำคัญของการประชุมให้ทุกคนฟัง และระหว่างการประชุมก็อย่าลืมที่จะเน้นความสำคัญในบางหัวข้อที่คุณต้องการเน้น เพื่อให้พนักงานทุกคนโฟกัสกับหัวข้อนั้นได้

○ ทำให้พนักงานทุกคนรู้สึกว่าคุณ “เชื่อ” ในตัวของเขา โดยเฉพาะในกรณีที่เกิดปัญหาที่ซับซ้อน ลองให้กำลังใจผ่านการยกตัวอย่างความสำเร็จในอดีต การทำแบบนี้จะทำให้พนักงานมีแรงขับเคลื่อนที่จะแก้ไขปัญหานั้นได้ดีขึ้น

○ นอกจาก Drive คนอื่นแล้ว อย่าลืม Drive ตัวเองด้วย ! ถ้าอยากให้คนอื่นมีความกระตือรือร้น คุณก็ควรที่จะแสดงความกระตือรือร้นออกมาเช่นกัน 

2. เลือก “บทบาท” ก่อนการประชุม

ไม่ต่างจากการเล่นบอร์ดเกมส์ การเข้าประชุมโดยมีบทบาทจะทำให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการประชุมนั้นได้ หากใครนึกไม่ออกว่าจะเล่นบทบาทแบบไหนดี เรามีไอเดียบทบาทการประชุมสนุก ๆ มาให้คุณลองนำไปใช้

○ ผู้กระตุ้น (Catalyst) เป็นคนที่ริเริ่มการประชุม และกระตุ้นให้เกิดไอเดียใหม่ ๆ ผ่านการเล่าเรื่อง การเปรียบเทียบ หรือการยกตัวอย่าง

○ ผู้ดูแลผลประโยชน์ (Custodian) เป็นคนที่คอยติดตามการประชุม ตั้งคำถามกับทุกการตัดสินใจ และคิดโดยให้ความสำคัญกับความสำเร็จของงานเป็นหลัก

○ นักท้าทาย (Challenger) เป็นคนที่คอยตั้งคำถามเกี่ยวกับตรรกะ ความสมเหตุสมผล ความถูกต้องของข้อมูลในการประชุม มีความกล้าที่จะโต้แย้งประเด็นของคนอื่นด้วยข้อมูล ประสบการณ์ และสัญชาติญาณ

○ ประธานการประชุม (Convener) เป็นคนที่พยายามดึงให้ทุกคนมีส่วนร่วมกับการประชุมอย่างเต็มที่ พยายามเชื่อมโยงบทสนทนาให้เข้ากับทุกคน

○ ผู้มีอำนาจตัดสินใจ (Decision-maker) เป็นคนที่คอยดึงการประชุมให้อยู่ในกรอบ เปิดโอกาสให้ทุกคนอภิปรายประเด็นและทางเลือกที่เกี่ยวข้อง และตัดสินใจในการประชุม

ข้อควรระวัง อย่าเล่นหลายบทบาทในตัวคนเดียว เพราะนอกจากจะทำให้ตัวเองสับสนกับหน้าที่แล้ว ยังทำให้คนอื่นหมดโอกาสในการมีส่วนร่วมในที่ประชุมอีกด้วย

3. ประชุมนี้ ฉันต้องมี “ส่วนร่วม”

การประชุมไม่ใช่เดี่ยวไมโครโฟนที่มีเพียงผู้ดำเนินรายการและผู้ชม ประชุมที่ดีคือประชุมที่ทุกคนมีส่วนร่วม ยิ่งเป็นการประชุมที่มีเนื้อหาซับซ้อน การมีส่วนร่วมนั้นสามารถแสดงออกได้ว่าคุณเป็นผู้เล่นในทีมที่ดี

หากคุณต้องการมีส่วนร่วมในการประชุม ลองมองหาจุดแข็งที่ตัวเองมีแล้วนำมาปรับใช้กับการประชุม

○ ลองมองหาว่าตัวเองมีความสำเร็จอะไรบ้างจากงานครั้งก่อน แล้วนำจุดแข็งมาใช้กับการประชุมครั้งนี้

○ ความรู้เฉพาะทางในหัวข้อการประชุม

○ ความสามารถในการแก้ปัญหา และตีกรอบปัญหาใหม่

○ ข้อมูล Insight ต่าง ๆ ที่คุณมี อย่างเช่น ข้อมูลจากองค์กรอื่นที่มีปัญหาคล้ายกับบริษัทของคุณ

เมื่อมองหาจุดแข็งของตัวเองได้แล้ว ลองหา “ตัวตน” ของผู้เข้าร่วมการประชุมคนอื่น ๆ ดู อาจจะใช้วิธีการเดียวกับการกำหนดกลุ่มเป้าหมาย โดยเริ่มจากเข้าใจ Background ความสนใจ มุมมอง คำถาม และผลงานของผู้เข้าร่วมการประชุม อาทิเช่น

○ หัวข้อที่คุณมีประสบการณ์ที่สุด เมื่อเทียบกับคนอื่น

○ ผู้เข้าร่วมการประชุมที่มี Background คววามรู้ความสนใจคล้ายกับคุณ

○ ผู้เข้าร่วมการประชุมที่มีความเห็น ความถนัดตรงข้ามกับคุณ

วิธีการเหล่านี้จะทำให้คุณคาดการณ์สถานการณ์การประชุมล่วงหน้า และคิดวิธีการดำเนินการประชุมล่วงหน้าได้ด้วย อย่างไรก็ตาม การประชุมที่ดีนั้นไม่ใช่การคาดการณ์จุดอ่อนของคนอื่น และพยายามเอาชนะ แต่มันคือการนำเสนอความเห็นที่แตกต่าง และทำให้การประชุมประสบความสำเร็จจากจุดแข็งที่คุณมี

4. รู้จักแสดงออกอย่างชาญฉลาด

หากคุณอยากให้เพื่อนร่วมงานเชื่อและมั่นใจกับสิ่งที่คุณเสนอ ลองใช้ภาษากายเพื่อทำให้คนอื่นเชื่อ บ่อยครั้งที่เราจะเชื่อมั่นในตัวเพื่อนร่วมงานบางคน ที่ไม่ว่าจะเสนอเรื่องอะไรก็ดูเป็นความคิดที่ดีไปหมด นั่นเป็นเพราะว่าการแสดงออกทั้งทางร่ายกายและสีหน้าของพวกเขานั้นเต็มไปด้วยสัญญาณที่ทำให้เราเกิดความรู้สึกเหล่านี้

○ สนใจในหัวข้อที่เขาพูด

○ เกิดความมุ่งมั่นในการแก้ปัญหาอย่างเร่งด่วน

○ เกิดความคิดสร้างสรรค์ในการทำอะไรใหม่ ๆ

○ สามารถเปิดใจรับฟังมุมมองที่แตกต่าง

○ เกิดความมั่นใจในสถานการณ์ที่กดดัน

○ รู้สึกดีที่จะทำสิ่งที่ท้าทาย

เรื่องพวกนี้ไม่ใช่ความบังเอิญ แต่มันเกิดจากภาษากายที่แสดงออกของคนพูด ที่ทำให้คนอื่นเชื่อมั่น นอกจากนี้สิ่งที่ช่วยให้เราเริ่มต้นการประชุมโดยมีภาษากายที่ดี คือการลิสต์คำถามหรือสมมติฐานต่าง ๆ ออกมาก่อนการประชุม  ซึ่งช่วยให้เราเตรียมตัวกับการประชุมได้ดีขึ้น และสามารถมีประเด็นในการประชุมได้โดยไม่รู้สึกเคว้ง

5. ควบคุมอารมณ์ให้ได้ ปัญหาอะไรก็ไม่ยาก

เป็นเรื่องปกติที่จะมีการขัดแย้งกันระหว่างประชุม ยิ่งอยู่ในสถานการณ์ที่กดดัน ความรู้สึกของผู้เข้าร่วมการประชุมก็ยิ่งเปราะบาง แต่ควบคุมอารมณ์ให้ได้นั้นเป็นสิ่งที่มืออาชีพควรมี เพื่อรักษาบรรยากาศการประชุมเอาไว้ และไม่ทำให้เกิดการขัดแย้งจนการประชุมเป็นโมฆะไป เรามีวิธีง่าย ๆ ในการควบคุมอารมณ์ระหว่างการประชุมมาให้คุณลองทำตามด้วย

○ ย้ำเตือนตัวเองเสมอว่าอะไรคือสิ่งที่ควรโฟกัส

การโฟกัสกับหัวข้อที่เราควรสนใจ ทำให้คุณไม่หลงประเด็นไปกับอารมณ์โกรธในเรื่องที่ไม่จำเป็น และหลีกเลี่ยงกับปัญหาเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่เกิดจากอารมณ์ได้

○ ลิสต์คำถามที่ทำให้คุณอารมณ์เสียออกมา

คาดการณ์ล่วงหน้าก่อนการประชุมว่า มีคำถามใดบ้างที่ทำให้เราอารมณ์เสียหากได้ยินมัน (เช่น ความผิดพลาดในการทำงาน หรือความขัดแย้งกับเพื่อนร่วมงานบางคน) จากนั้นลองเขียนคำตอบที่สร้างสรรค์ไว้ล่วงหน้า เพื่อลดการปะทะ

○ รู้ตัวเองอยู่เสมอ

เมือไหร่ที่มีอารมณ์โกรธเข้ามา ให้ใช้สติและรู้ตัวเองอยู่เสมอ ลองใช้วิธีต่าง ๆ ในการบรรเทาอารมณ์โกรธของตัวเอง เช่น มองออกไปนอกหน้าต่าง ดื่มน้ำสักแก้ว หายใจเข้าออกลึก ๆ หรือผ่อนคลายโดยการปรับท่านั่งให้สบายขึ้น

○ มุ่งไปที่การแก้ปัญหา ไม่ใช่การมีปัญหา

หลังจากที่เรารู้ว่าอะไรที่ควรโฟกัสแล้ว ลองมาใส่ใจในมุมของการแก้ปัญหาแทนการมีปัญหาดู การเอาตัวเองออกจากปัญหา และเปลี่ยนมาอยู่ในมุมของ “ผู้แก้ปัญหา” จะช่วยให้คุณได้ไอเดียใหม่ ๆ ในการแก้ปัญหาได้

ในการประชุมครั้งหน้า ลองหยิบ 5 วิธีที่ TUXSA รวบรวมมาไปปรับใช้ รับรองว่าการประชุมของคุณจะไม่เสียเปล่าแน่นอน

อ้างอิง :

https://hbr.org/2022/03/stop-wasting-peoples-time-with-bad-meetings