ถ้าคุณเป็นอีกคนที่มีอะไรต้องทำหลายอย่าง จนนึกสงสัยว่าจะทำทุกอย่างให้เสร็จได้ยังไง วันนี้เรามีเทคนิคจัดการทุกสิ่งให้เสร็จมาแชร์กัน
เทคนิคนี้มีชื่อตรงโจทย์ว่า Getting Things Done ส่วนรายละเอียดมีอะไรบ้าง ดูได้ด้านล่างเลย
5 ขั้นตอนของ Getting Things Done
1.Capture
เริ่มจากจดบันทึกความคิด ไอเดีย และสารพัดจ็อบที่อยู่ในหัวของเราออกมาให้ทั้งหมด จะจดเป็น bullet ในสมุดโน้ต หรือใช้แอปฯ ก็ได้ ตั้งแต่เรื่องเล็กๆ น้อยๆ ไปจนถึงเรื่องใหญ่หรือสำคัญๆ
2.Clarify
ดูว่าสิ่งที่บันทึกออกมามีอะไรบ้าง แล้วสรุปเป็นหัวข้อ/ประเด็นที่กระชับ เข้าใจง่าย จัดการต่อได้ เช่น
- เรื่อง A เป็นงานหรือโปรเจ็กต์
- เรื่อง B เป็น action ที่จะต้องทำ
- เรื่อง C เป็นข้อมูลอ้างอิง (Reference)
3.Organize
เมื่อได้หัวข้อแล้ว ก็ถึงเวลาจัดข้อมูลและหัวข้อ/ประเด็นเหล่านี้ให้เป็นระเบียบ เช่น จัดลิสต์ และแบ่งหมวดหมู่ให้ชัดเจน ระบุวันที่และวัดกำหนดส่งของของงานแต่ละชิ้น มอบหมายหน้าที่ให้กับทีมหรือผู้เกี่ยวข้อง แบ่งประเภทงาน จัดการข้อมูลอ้างอิงให้เป็นระบบเรียบร้อย นำไปใช้งานต่อได้เลย
4.Review: ทบทวนและอัพเดท
นำข้อมูลและตารางงานทั้งหมดที่จัดระเบียบแล้วมารีวิวอยู่เรื่อยๆ และคอยอัพเดทข้อมูลเพื่อป้องกันไม่ให้รายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ตกหล่นไป
5.Engage: ลงมือทำตามลำดับความสำคัญ
พอเราลิสต์หัวข้อ/ประเด็น จัดแบ่งประเภทของข้อมูลและงานแล้ว เราจะเห็นทันทีว่างานไหนสำคัญ งานไหนควรทำก่อนและหลัง รวมทั้งพอประเมินได้ว่างานลักษณะนี้น่าจะใช้เวลาประมาณเท่าไร
เทคนิค GTD สามารถใช้ได้กับการทำงานหลายประเภท รวมไปถึงการจัดการเรื่องต่างๆ ในชีวิตด้วย เช่น นักศึกษาและนักวิจัยที่ต้องศึกษาและจัดการข้อมูลจากหลายแหล่งในเวลาเดียวกัน ผู้ประกอบการที่ต้องรันธุรกิจด้วยตนเอง ตั้งแต่ขายสินค้า ทำมาร์เก็ตติง และทำบัญชี ไปจนถึงหัวหน้างานที่ต้องดูแลโปรเจ็กต์และคนจำนวนมากพร้อมกัน
วิธีนี้จะช่วยให้เราเครียดกังวลน้อยลงเวลาเจอทุกอย่างโถมเข้าใส่พร้อมกัน และหาทางรับมือจัดการกับพวกมันได้อย่างดี
อ้างอิง:
https://todoist.com/productivity-methods/getting-things-done
