รวมเทคนิคประชุมออนไลน์ให้ไม่เหนื่อยและได้ผลดี!

6-tips-to-run-an-effective-online-meeting

HIGHLIGHTS

  • วิธีเพิ่มประสิทธิภาพในการประชุมออนไลน์ให้ได้ผลดี ได้แก่ พยายามไม่ทำอย่างอื่นระหว่างประชุม, พักจากหน้าจอบ้างระหว่างประชุมยาว, ลดสิ่งรบกวนบนหน้าจอ, เปลี่ยนไปโทรศัพท์หรืออีเมลคุยแทน, ระดมสมองแบบเงียบ และใช้การแบ่งห้องย่อยให้เป็นประโยชน์

‘ประชุมออนไลน์’ กิจกรรมที่หลายคนต้องเผชิญอย่างสม่ำเสมอในช่วง Work from Home ที่ผ่านมา และเผลอ ๆ จะกลายเป็น ‘วิถีใหม่’ ที่หลายองค์กรเลือกใช้ต่อไปแม้จะออกมาทำงานนอกบ้านได้ตามปกติแล้ว ซึ่งการประชุมออนไลน์ช่วยลดภาระเรื่องการจัดหาสถานที่และการเดินทางได้ก็จริง แต่หลายคนเมื่อประชุมเสร็จ กด ‘Leave Meeting’ เรียบร้อย กลับรู้สึกเหนื่อยล้าหรือหงุดหงิดใจจากการประชุมอันยาวนาน ที่บางครั้งก็ไม่ได้ผลลัพธ์ดีเท่าที่คาดหวัง

หากคุณเป็นหนึ่งคนที่รู้สึกแบบนั้น ลองใช้วิธีการที่ Harvard Business Review แนะนำสำหรับการประชุมออนไลน์ดู ดังนี้

1. พยายามไม่ทำอย่างอื่นระหว่างประชุม

การรับข้อมูลและส่งสารผ่านวิดีโอ เป็นกิจกรรมที่ต้องใช้สมาธิและสมองในการประมวลผลมากอยู่แล้ว ถ้าทำอะไรอย่างอื่นไปด้วย (Multitasking) จะยิ่งทำให้เราเหนื่อยสมองมากขึ้น ซึ่งส่งผลทั้งในเรื่องความสามารถในการทำความเข้าใจ คิดตัดสินใจ และการจดจำ ในการประชุมจึงไม่ควรเปิดโปรแกรมหรือหน้าจออื่นนอกเหนือไปจากเอกสารและวิดีโอที่ใช้ในการประชุม

2. พักจากหน้าจอบ้างระหว่างประชุมยาว

หากจำเป็นต้องนั่งประชุมหน้าจอนาน ๆ อาจจะตกลงเวลาพักเบรก ให้ทุกคนได้ลุกออกจากการจ้องหน้าจอบ้าง เพื่อลดความตึงเครียด แต่ทางที่ดีที่สุดคือการลดเวลาการประชุมให้สั้นลง อาจเป็นผลดีกับทุกคนมากกว่า

3. ลดสิ่งรบกวนบนหน้าจอ

ผลสำรวจบอกว่า เวลาประชุมออนไลน์ เรามักจะจ้องหน้าตัวเองบนหน้าจอมากที่สุด รองลงมาก็คือพื้นหลังและสิ่งที่อยู่บนหน้าจอของผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่น ๆ ดังนั้น เพื่อให้ประชุมกันอย่างมีสมาธิและลดความเหนื่อยล้าจากการประมวลผลภาพต่าง ๆ บนหน้าจอ ลองลดขนาดหน้าจอตนเองให้เล็กลง และตกลงกันภายในทีมให้ทุกคนใช้พื้นหลังสีหรือลวดลายเรียบ ๆ ก็เป็นวิธีที่ช่วยได้

4. เปลี่ยนไปโทรศัพท์หรืออีเมลคุยแทน

อย่าลืมว่าการประชุมออนไลน์ไม่ใช่วิธีเดียวในการสื่อสาร มีหลายงานที่สามารถสื่อสารผ่านการโทรศัพท์หรืออีเมลคุยกันได้ ซึ่งช่วยประหยัดทั้งเวลาและลดความเหนื่อยล้าให้กับทุกคนได้แน่นอน

ก่อนเข้าประชุม ควรเตรียมตัวและส่งเอกสารทางออนไลน์เพื่อให้ทุกคนช่วยกันระบุวาระการประชุมให้ชัดเจน คล้ายกับการประชุมแบบเจอหน้า เพื่อลดเวลาในการประชุมให้กระชับขึ้น หากมีการแชร์เอกสารให้ผู้เข้าร่วมประชุมเสนอความเห็นหรือแก้ไข อาจเปิดช่วงเวลาระดมสมองแบบเงียบเพื่อให้ทุกคนแสดงความคิดเห็นลงในเอกสารที่แชร์กัน แล้วนำไอเดียทั้งหมดมาคุยกันอีกครั้ง

5. ระดมสมองแบบเงียบ

ก่อนเข้าประชุม ควรเตรียมตัวและส่งเอกสารทางออนไลน์เพื่อให้ทุกคนช่วยกันระบุวาระการประชุมให้ชัดเจน คล้ายกับการประชุมแบบเจอหน้า เพื่อลดเวลาในการประชุมให้กระชับขึ้น หากมีการแชร์เอกสารให้ผู้เข้าร่วมประชุมเสนอความเห็นหรือแก้ไข อาจเปิดช่วงเวลาระดมสมองแบบเงียบเพื่อให้ทุกคนแสดงความคิดเห็นลงในเอกสารที่แชร์กัน แล้วนำไอเดียทั้งหมดมาคุยกันอีกครั้ง

6. ใช้การแบ่งห้องย่อยให้เป็นประโยชน์

ในการประชุมออนไลน์ขนาดใหญ่อาจทำให้บางคนไม่กล้าพูดออกมา เพราะกลัวว่าจะไปพูดแทรกคนอื่น สัญญาณเสียงขาดหาย ไม่สามารถดูท่าทางหรือสีหน้ากันได้อย่างชัดเจนจึงไม่รู้ว่าเป็นจังหวะที่ดีในการพูดหรือไม่ ซึ่งการใช้ฟังก์ชันการแบ่งห้องย่อย (Breakout Room) เพื่อพูดคุยในกลุ่มเล็กก่อน จากนั้นมารวมกันเพื่อสรุปสาระสำคัญอีกครั้ง อาจทำให้คนกล้าแสดงความคิดเห็นมากขึ้น

ไม่ว่าจะเป็นการประชุมหรือการจัดกิจกรรมใด ๆ ผ่านช่องทางออนไลน์ ล้วนเป็นสิ่งที่ต้องใช้พลังงานมาก จึงไม่ควรจัดให้เกิดขึ้นบ่อย กินระยะเวลายาวนาน หรือบังคับให้ทุกคนเข้าร่วม เพื่อความสบายใจและประสิทธิภาพการทำงานของคนในองค์กรเอง